每天都像消防員一樣到處救火、忙得焦頭爛額，回過神後卻發現，許多不緊急卻重要無比的年度目標，根本找不到時間進行？美國企業家吉米．羅恩（Jim Rohn）曾說：「時間比金錢更有價值，你可以取得更多金錢，但你不能取得更多時間。」
身為主管，什麼才是重中之重的事情？每年公司都會設定年度的策略重點，為了支持策略達成，每個部門／營運單位，各自訂下目標，成為了主管重中之重的任務。相對於救火，你更該將精力放在對組織最有益的事情上，才最能增加對組織的價值。與你分享效率管理 3 步驟，有效提升你的領導力。
步驟一：目標拆解三方法
管理大師彼得．杜拉克（Peter Drucker）有一句名言： ｢ 可以衡量的事，才能被管理。｣（What gets measured gets managed.） 因此，依循策略重點訂下目標後，第一步就是將目標進行拆解，後續才能即時追蹤與衡量，以確保如期、如質達成。
線性分解法：將目標依照「階段」進行分解。舉例來說，舉辦一場行銷活動，要先分析消費者需求，緊接著選擇目標市場，其後發展這次的行銷組合，最終是執行行銷活動。
里程碑法：將目標依照完成計畫的時間，分解成里程碑。假設這次行銷活動將在4個月後舉行，可以設定每個月、每周要完成的重要里程碑，以利後續追蹤。
關鍵要素法：找出完成目標的關鍵項目，跟進追蹤。例如：一場成功的行銷活動，可分解為預算、活動目的、場地、活動亮點等關鍵要素。
步驟二：授權規劃四要點
目標拆解完後，主管要接著做工作分配與授權。這又是一大難題！許多主管為了有最好的成果，不放心將工作交給部屬，導致花了過多的時間處理瑣碎的任務，卻沒有時間規畫與管理部門重要事務。在這樣的團隊裡，主管自己忙得要命，員工卻覺得不被重用，造成人員流動率高，主管愈來愈忙的可怕輪迴。身為主管的你，在授權工作可以思考4大要點，確保工作質量：
想授權的任務有哪些職責？
清楚規範詳細內容，包括這個任務目的、重要性，以及可為組織、團隊和個人帶來的益處，像是你預期的產出和結果、時間範圍和最後期限，以及所需具備的技術或設備。要給被授權對象多少職權？
被授權對象在做出工作決策、資源運用和解決問題時，需具備多少權限？這時需要思考這個任務的複雜性和重要性，以及部屬的經驗及能力，務必授予一定的權力，才可使部屬感到被重視。主管可以提供什麼支持？
跟團隊溝通，瞭解主管該提供哪些協助，才能幫助部屬取得成功。可能的做法包括輔導、培訓、資源共享和障礙排除，使部屬提升專業能力。用什麼方式檢核進度和成果？
主管將以什麼方式控管進度的方式和頻率、衡量成果？建議在任務最初階段密切監控，隨著任務初見成效，再放鬆監控，最終授權員工獨自完成任務，主管只需提供支持。
步驟三：人員安排四關鍵
這些都考慮過後，最後就是決定交辦給誰。有些主管習慣將重要任務交給能力最強的部屬，然而時間一長，這些同仁總是承擔比別人更多的工作，可能感覺「績效高卻被懲罰」，心生不滿，反而沒了往日的工作拚勁；反觀其他同仁，也可能沒有獲得足夠多的挑戰機會，覺得自己不被重視，選擇離開企業。這都是主管不願見到的狀況，所以在進行人員安排時，有4大關鍵考量，有助於團隊任務平衡安排，也可使部屬的能力，透過任務執行獲得發展。
工作能力：哪個部屬具備處理任務／職責所需的知識及技能？其他缺乏相關能力的部屬，能否安排相應的訓練，或者是進行輔導，幫助其提升專業？
工作餘力：哪個部屬是否有時間承擔此項任務／職責？如果都沒有時間，誰目前的工作優先順序有機會進行調整？
工作動力：哪個部屬能從中獲得更高的成就感？動力將會是部屬能否全力投入的關鍵，主管可透過溝通，瞭解不同部屬對於承擔任務的意願。
發展需要：哪些部屬有被發展的需要，可以藉此機會歷練？
透過目標拆解、授權規劃及人員安排，主管可將組織目標，拆解為具體的任務行動，並透過對部屬的授權，確認每個人都清楚知道，你對他們的績效與行為期望，確立衡量進度，並建立定期檢討及追蹤的機制，使相關任務都在掌控之中，也可使免於身陷處處救火的窘境，打造自身的高效領導力。
