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不管再忙,也不能讓部屬找不到你!!身為主管一定要做好這3件事

2019-11-19 11:10:22
Managertoday
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「我想找上司商量事情,但是他經常不在位子上。」這句話,應該是許多部屬心裡對於主管最常有的抱怨之一。雖然用e-mail或手機也可以溝通,不過對下屬而言,每當遇到複雜棘手的工作或問題時,還是很希望能夠和主

「我想找上司商量事情,但是他經常不在位子上。」這句話,應該是許多部屬心裡對於主管最常有的抱怨之一。雖然用e-mail或手機也可以溝通,不過對下屬而言,每當遇到複雜棘手的工作或問題時,還是很希望能夠和主管面對面討論。

主管到底在忙些什麼?日本專門研究溝通技巧的講師濱田秀彥分析,主管除了要處理部門內的業務之外,有時候還得要承接高層賦予的任務,或是支援跨部門的活動,導致外務多、會議也多,才會經常不見人影。為了不讓主管明明忙得要命,卻給部屬一種「找不到人、不知道在幹嘛」的印象,濱田提出了以下3項建議:

1.讓部屬知道自己的行程:

主管通常沒有向部屬告知行程的習慣,所以只要主管不在座位上,幾乎沒什麼人知道他的去向和回來的時間。因此,主管外出或不進辦公室時,最好能讓部門裡的某個人知道自己的行蹤,或者在網路的公開行事曆上留紀錄,好讓部屬知道在哪些時段能夠找到你。

主管也可以透過在例行會議上,向部屬說明手頭上正進行的業務,這樣他們不但了解你在忙什麼,說不定還能提供必要的協助,或避開你忙碌的時段。

2.帶下屬參加會議:

如果你是會議很多的主管,有時候不妨帶著部屬一起去開會,然後利用會議的閒置或休息時間(像是等待與會成員到齊、開完會走回位子的路程),聽下屬報告、和對方溝通。

你甚至可以逐步地把會議中的工作交付給部屬,藉此培養對方的能力,也能減輕自己的負擔,增加自己待在座位上處理公事的時間。

3.專心聽部屬說話,避免「人在心不在」:

好不容易回到座位上,或是專門挪出時間給下屬,主管如果在跟部屬說話時,眼睛還盯著電腦看、手滑著手機,表現出心不在焉的樣子,只會給部屬一種找到你似乎也沒差別的感覺。

因此,在聆聽下屬說話時,要看著對方眼睛,並且配合對方的說話速度,在每告一段落時輕輕點頭,適時發出「嗯、嗯」的附和聲,讓部屬感受你正積極聆聽。

重點提示

1.公開行程

外出時,告知部門的某個人行蹤與返回時間。或者,在線上的公開行事曆留下行程記錄。

2.帶部屬一起開會

利用會議的閒置時間,與部屬溝通;或是將會議中的部分任務交予部屬,增加自己待在位子上的時間。

3.避免人在心不在

聽部屬報告時,要看著對方眼睛,配合對方說話的速度,適時地點頭、出聲附和,讓下屬知道你確實聽進他的需求與困擾。

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(本文取材自《下屬不說,但主管一定要知道的50件事》,商周出版。)

圖片來源/Julian Burgess via flickr, CC licensed