「我想找上司商量事情，但是他經常不在位子上。」這句話，應該是許多部屬心裡對於主管最常有的抱怨之一。雖然用e-mail或手機也可以溝通，不過對下屬而言，每當遇到複雜棘手的工作或問題時，還是很希望能夠和主管面對面討論。

主管到底在忙些什麼？日本專門研究溝通技巧的講師濱田秀彥分析，主管除了要處理部門內的業務之外，有時候還得要承接高層賦予的任務，或是支援跨部門的活動，導致外務多、會議也多，才會經常不見人影。

為了不讓主管明明忙得要命，卻給部屬一種「找不到人、不知道在幹嘛」的印象，濱田提出了以下3項建議：

1.讓部屬知道自己的行程：

主管通常沒有向部屬告知行程的習慣，所以只要主管不在座位上，幾乎沒什麼人知道他的去向和回來的時間。因此，主管外出或不進辦公室時，最好能讓部門裡的某個人知道自己的行蹤，或者在網路的公開行事曆上留紀錄，好讓部屬知道在哪些時段能夠找到你。

主管也可以透過在例行會議上，向部屬說明手頭上正進行的業務，這樣他們不但了解你在忙什麼，說不定還能提供必要的協助，或避開你忙碌的時段。

2.帶下屬參加會議：

如果你是會議很多的主管，有時候不妨帶著部屬一起去開會，然後利用會議的閒置或休息時間（像是等待與會成員到齊、開完會走回位子的路程），聽下屬報告、和對方溝通。

你甚至可以逐步地把會議中的工作交付給部屬，藉此培養對方的能力，也能減輕自己的負擔，增加自己待在座位上處理公事的時間。

3.專心聽部屬說話，避免「人在心不在」：

好不容易回到座位上，或是專門挪出時間給下屬，主管如果在跟部屬說話時，眼睛還盯著電腦看、手滑著手機，表現出心不在焉的樣子，只會給部屬一種找到你似乎也沒差別的感覺。

因此，在聆聽下屬說話時，要看著對方眼睛，並且配合對方的說話速度，在每告一段落時輕輕點頭，適時發出「嗯、嗯」的附和聲，讓部屬感受你正積極聆聽。

重點提示

1.公開行程

外出時，告知部門的某個人行蹤與返回時間。或者，在線上的公開行事曆留下行程記錄。

2.帶部屬一起開會

利用會議的閒置時間，與部屬溝通；或是將會議中的部分任務交予部屬，增加自己待在位子上的時間。

3.避免人在心不在

聽部屬報告時，要看著對方眼睛，配合對方說話的速度，適時地點頭、出聲附和，讓下屬知道你確實聽進他的需求與困擾。

（本文取材自《下屬不說，但主管一定要知道的50件事》，商周出版。）

圖片來源/Julian Burgess via flickr, CC licensed