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工作做不完、感情談不好、家庭顧不上?別讓你的人生,毀在不懂「時間管理」

2019-11-20 17:57:00
Managertoday
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即便學了許多時間管理法,現實生活中,卻依舊被時間拉著走,該怎麼做,才能讓自己忙得過來?

開完會喘口氣,又被同事抓住問事情,接著,又要去開下個會;好不容易結束會議馬拉松,又趕著去支援活動,一下講師,一下主持人……職場上,愈有能力、愈高階,時間愈是被他人瓜分的一乾二淨。即便學了許多時間管理法,現實生活中,卻依舊被時間拉著走,該怎麼做,才能讓自己忙得過來?

確實,一個人不可能只有一種身分。你可能是行銷部門主管,身兼公司活動主持人、講師、專欄作家;除此之外,你還可能身兼別人的另一半、孩子的父母、以及父母的孩子。要把這麼多身份都做得周全,同時保有自己旅遊、看書、追夢的時間,真的不容易。

相較於多數人採用「緊急與重要矩陣」,將事情分成重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急 4 種,再分配進日程,曾在阿里巴巴執掌搜尋引擎、擔任技術總監,現為自媒體人的鬼腳七(本名文德)認為,「時間管理不只是分配工作的優先次序,還要考慮平衡每個人的多重角色。」

《沒事別隨便思考人生》中,他提出一種可以平衡生活、工作與家庭的時間管理方法:角色管理法。

每周問自己 2 個問題,身分再多也能從容扮演

1. 這周最重要的「3 個角色」?

以鬼腳七為例,他是阿里校招負責人,是女兒的爸爸,是愛人的丈夫,是朋友的朋友,是自媒體鬼腳七的運營者。在這一步驟,他選擇的 3 個角色是:阿里校招負責人、家庭角色、自媒體人。

2. 每個角色分別要完成的 3 件事?

這 3 個最重要的角色,每周應該都有要完成的任務。請每周為各個角色分別寫下 3 件待辦事項,不要多、也不要少,每件事情用一句話來描述。鬼腳七是這樣寫的:

【校招負責人】
- 下周一晚上電台語音訪談。
- 各個城市的籌備工作和簡歷挖掘。
- 宣傳演講會上的流程和 PPT。

【家庭角色】
- 給小朋友講兩次故事。
- 至少跟家人一起吃兩次晚飯。
- 給老婆準備個小禮物。

【自媒體人】
- 準備好 5 篇文章。
- 準備下一次大會的演講材料。
- 準備《做自己》電子書,檢查《愛生活》樣書。

把每周的任務都寫進同個文字檔,最新的任務放在最上面。堅持一段時間,就能看出自己在這些角色上的耕耘和成果。

想維護的角色很多?4 個篩選建議

如果你覺得事情就是這麼多、角色這麼多元,沒有一件事可以不做的。鬼腳七的看法是:周行事曆上,總有可以排到下周再做的事。他給出 4 個篩選的建議:

1. 最重要的角色不要超過 5 個,否則平衡不過來

鬼腳七有時會增加一個重要角色「我自己」,安排的任務是:鍛鍊身體兩次、看書一本、和朋友喝茶一次等。另外,每周的角色可以不固定,這周是家庭、工作、兼職、自己 4 個角色,下周可以把兼職換成朋友,分別耕耘。

2. 每個角色的一周待辦事項,不要超過 5 件

事情多了就沒有重點,也不一定能完成,反而會模糊焦點,讓更重要的事沒有那麼方便管理。

3. 每件事情可以寫得詳細

這部分可以想到就寫,特別自己希望在什麼時候完成,想要完成到哪個程度,可以寫下來,給自己一些提醒。同時,如果對於事情的規劃靈感來了,也可以順手記錄。

4. 常規的事情不用寫

像是每天早上吃早餐、送小孩上學等,無需計畫也會執行,就可以省略不用寫。但是,有些自己無法堅持的就要列進來,例如要求自己每天靜坐 30 分鐘。

當你每周都為自己排了計畫,每天早上出門前,記得看一眼計畫表,在已經完成的事項後面寫上 OK,沒有做完的就繼續做。等到周末再重新檢查一次,必須讓所有的事情都打上 OK。

一個月後,可以回頭看看計畫中的各個角色都做了些什麼,以及有沒有哪個角色一直被遺漏。比方說,家庭角色會不會一直沒有被列入,會不會一直沒有鍛鍊身體等等,做到真正的平衡發展。

角色管理法適用每個人,只要徹底執行,你會發現眼前的「超人們」,不是真的會飛,只是他們懂得做好事情的取捨罷了。