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上班裝忙、不做事的「懶螞蟻」該開除嗎?給領導者的建議

2022-01-19 新經營服務股份有限公司資深顧問 山本崚平
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有一個稱作「懶螞蟻效應」的論說。這是來自北海道大學研究所的長谷川英祐副教授,從其研究中導出來的論點:「組織中的成員,有 2 成勤快工作、6 成以普通速度工作,還有 2 成閒閒無事。」

如果你仔細觀察一群螞蟻,會發現其中必定有 2 成左右四處閒晃的「懶螞蟻」。然而,若去除這 2 成懶螞蟻,剩下的螞蟻集團中又會出現 2 成的懶螞蟻。反之,若將懶螞蟻湊成一個集團,其中有一部分會轉任工蟻,2 成維持懶螞蟻。

延伸閱讀:為何你賺不了大錢?試著成為組織中的「懶螞蟻」,而非勤奮的「工蟻」

這個現象背後,有螞蟻存活續命的智慧運作著。在螞蟻的世界中,有一種針對工作的「反應臨界值」(按:response threshold,引發感覺或反應的最小強度或刺激量),通俗一點的說法,就是對事情的反應有多快。)

有工作必須進行時,反應臨界值低的螞蟻會率先行動;當這些螞蟻累到動不了之後,就換成原本沒在工作、反應臨界值高的螞蟻工作。

假設蟻穴中的所有螞蟻同時工作,疲累的時間點也就會一樣,如此將無法應付危急狀況。因此,螞蟻的組織架構中總會保有一部分懶螞蟻。

也就是說,這個運作方法具有永遠不讓勞動停滯的成效。

6 成人的行動被 2 成的人帶著走

即便是人類的組織也符合懶螞蟻效應。在公司組織中,工作高手、表現普通、沒能力的人也能按 2:6:2 的比例劃分,故又稱作「2:6:2 法則」。

我問過很多企業的人事負責人,皆表示這個比例大致上是符合的。2 成的高績效員工引領中間的 6 成員工,至於會引發問題的通常就是績效較低的 2 成。

對公司來說,最重要的是如何提高中間 6 成員工及較低 2 成員工的能力,這樣才能創造出組織整體的優勢。就算是較低的 2 成,也是維持組織內部平衡的必要性人才。若對照前述的螞蟻工作法則,即使組織剔除績效較低的 2 成員工,認真工作的 6 成員工中,一定也會有某些人轉變成為較低的 2 成。

另外,我作為諮詢顧問,為企業提供人事制度的建議時,很重視打造出能讓所有人發揮能力的組織架構。為此我總是想提出「不論是企業、在其中工作的雇員,甚至該企業的交易對象都滿意的制度」。

然而實際上,大多數提案都難以讓所有人滿意。因為公司大多會利用改革的時機,重新評估(多半是減少或刪除)既得利益者的各種津貼或待遇。所以不論提案或改革內容如何,總是有兩成的人會反對。

當我向員工說明改革內容、進行問卷調查時,幾乎都會得到 2 成贊成、2 成反對、6 成沒意見的結果。這時如果贊成的 2 成是屬於有影響力的人,就會促使沒意見的 6 成改投贊成方。

也就是說,當企業想推動改革,如果能投注全力爭取 2 成的強勢贊成者,就更容易引導沒意見的 6 成人轉而贊成改革。組織改革時,就該有效運用這個法則中的權力平衡(balance of power)技巧來達成目的。

人際關係也適用 2:6:2 法則

這點在人際關係上也一樣。

大學時期我曾擔任補習班講師,常常有學生向我傾訴下列煩惱:「我跟朋友處不好」、「我沒有真正的好朋友」,這時我會對他們說:「人際關係是一種 2:6:2 的法則喔。你能打從心底信任的好朋友只有 2 成,普通朋友大約 6 成,絕對不可能變得親近的人則有 2 成。所以遇上處不來的朋友,你能做的就是乾脆把他們劃分到不可能親近的 2 成。」

我想你在職場上應該也有不對盤的主管或同事,他們或許就是你絕無可能親近的那 2 成。遇上這種人,不論你再怎麼努力想要改善雙方之間的關係,白費力氣的可能性還是很大,若是如此,不如乾脆切割,讓雙方的往來維持在不至於惡化的程度即可。

(本文出自《數字表達法,5秒內獲得100分評價》,大是文化出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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