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人工智慧夯,「AI 長」在各行各業湧現!專家:沒有存在必要

2024-02-06 科技新報 黃嬿
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每一次科技繁榮都會取代很多工作,但也會創造新的工作,1980 年代創造技術長,2008 年創造資料長,現在則是對人工智慧長需求若渴。但專家指出,人工智慧長很難發揮長才,而且當 AI 融入各種職位之後,這個管理職位就沒有存在的必要。

1980 年代,運算能力進步導致資訊長和技術長大增,負責監督公司內部如何使用技術或開發技術。2008 年金融危機後,任命首席資料長是為了遵守新法規,並管理公司如何使用資料。這幾年,美國企業紛紛放棄元宇宙專家,轉向 AI,設立首席數據、分析和人工智慧長職位,英文簡稱 CDAIO (the chief data, analytics, and AI officer) 。

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這些負責 AI 的高階主管,必須對 AI 有深入技術理解、商業頭腦、領導能力、溝通能力,以及擁有道德和法律知識的人。去年,美國 400 多個聯邦部門和機構開始尋找首席人工智慧長,《紐約時報》也任命人工智慧計畫的編輯總監。

技術變化之快,這個職位很難跟上

美國頂尖醫療機構梅奧診所 (Mayo Clinic) 也設立首席人工智慧長,任命專門研究 AI 的放射科醫生擔任該職位,他的職責是在每個部門培養一些數據和 AI 能力,譬如他試用一種新的人工智慧模型,可以透過超音波中的數據來幫助加快罕見心臟病的診斷速度。顧問公司埃森哲 (Accenture) 也增加一名首席人工智慧長,為客戶提供如何將 AI 融入業務的建議,埃森哲也正在建構 AI 工具,包括針對保險業的 AI 工具。

延伸閱讀:最可能被 AI 取代的 10 種工作!為何文書助理上榜、自駕車卻不影響物流司機?

AI 已經滲入各行各業,企業任命人工智慧高階主管角色,為的是幫公司應對該技術的風險和潛力,以及了解 AI 如何改變員工的生產方式。職場分享論壇 Glassdoor 表示,去年論壇上共有 122 名具有首席 AI 長或副總裁頭銜的人士加入,2022 年這一人數為 19 人。

然而,這個職位長久下來可能沒有存在必要,一些專家表示,技術變化之快,這個職位很難跟上。去年在《哈佛商業評論》上發表的一篇文章指出,首席人工智慧和數據長注定會失敗。文章中提到的阻礙是,金融動盪和生成式 AI 的爆炸性增長,迫使企業專注於防禦性風險和監管任務,而不是專注於成長的前瞻性措施、增加客戶,以及創造新產品和服務。

已經有許多人工智慧長這個職務,因為協調不力、缺乏信任,以及對商業機會關注不夠而以失敗告終。LinkedIn 首席經濟學家 Karin Kimbrough 表示,AI 將從一項新興技術發展成為每個人工作的一部分,AI 將跨越許多角色,而且它將如此根深蒂固,屆時特定的 AI 職位就會開始消失。

(本文出自科技新報

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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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