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資源不足、處於下風怎麼辦?用「變通思維」繞過挑戰,節省大把時間力氣

2024-03-11 整理・撰文 盧廷羲
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電影《Air》改編籃球之神麥可.喬丹(Michael Jordan)與 Nike 簽約、打破運動行銷規範的故事。

1984 年,他們推出「Nike Air Jordan」鞋款,擁有紅、黑、白等配色,卻引發爭議,因為美國國家籃球協會(NBA)當時規定,球員上場打球,不論穿哪一個品牌的球鞋,都限定要全白。

正常來說,違反規定,大家就會認為事情行不通而放棄。但 Nike 看好喬丹的影響力,不惜為他遊走規範邊緣,依然推出該款式。為此,喬丹每上場比賽一次,Nike 就要承擔 5000 美元(約新台幣 15 萬元)的罰款。不過,鞋子也因此大受好評,才推出第一年,營收就突破 1.26 億美元(約新台幣 37.8 億元)。

延伸閱讀:如何扭轉大腦預設的「低檔模式」,養出主動學習的團隊?商學院教授的 3 祕訣

牛津大學工程科學系、賽德商學院(Saïd Business School)副教授保羅.薩瓦加(Paulo Savaget)把這種山不轉路轉、突破法規或限制的做法,稱為 變通思維 ——它能讓我們在面對意外、挑戰時,靈活調整想法、善用資源,提升解決問題的能力。

他指出,人們需要變通,是因為既有方法不可行,像是問題太難、競爭對手太強、資源不足等。當既定計畫受阻,如果繼續執行,容易浪費更多時間,降低效率。這時,採取變通方案,往往能暫緩燃眉之急,更快完成任務。

薩瓦加在 3 年內訪察 9 個國家,研究各個團體如何處理複雜問題,包含醫療教育、墮胎權、階級偏見、公共衛生、貪污等。過程中,他發現不同產業的人,在擬定變通方案時,出現了 4 種規律:

  • 搭便車(piggyback): 運用其他人的資源或聲勢,帶動你一起成長
  • 鑽漏洞(loophole): 利用規則的模糊地帶,使行為不受限制
  • 退而求其次(the next best): 打破原本系統的運作模式,改變現狀
  • 迂迴側進(roundabout): 選擇第二優先方案解決問題
125_4種常見變通法則,怎麼用?
經理人

不正面迎擊問題,如何找到突破口?

這些變通的概念,其實也能適用於工作與生活。薩瓦加指出,變通的核心精神是,不與問題硬碰硬,而是使用其他方式「繞過」或「跨過」困難。舉例來說,通常新創、非營利等資源不足的組織,必須積極變通,才能克服眼前劣勢。

「這跟駭客的概念有點像。」薩瓦加說,駭客突破系統或密碼,就是繞過未知領域,不正面抵抗防火牆,而是這邊鑽一點、那邊挖一點,最終找到一些漏洞,從而突破限制。

比方說,有位工程師托佛.懷特(Topher White)在亞馬遜雨林處理非法砍伐問題,而雨林多位在中低所得國家,他們沒有資源、技術監控將近 5600 萬甲、約 7.7 億座足球場的雨林。

懷特的想法是,既然沒有錢,就不要使用高科技技術。他想出一個簡單的變通方案:蒐集大量二手手機,把手機改用太陽能發電,藏在雨林的樹冠內,再利用 AI 監聽大自然的聲音,一旦聽到鏈鋸聲,就會知道哪個地區有非法砍伐。後來,他還成立了非營利組織「雨林連結」(Rainforest Connection),把此方法運用在 5 大洲、10 個國家。

學習變通,對生活也很有幫助。假設你要過一場特別的紀念日,需要自己做蛋糕,但發現沒有奶油,會怎麼處理?大多數人是出門買,也就是直接擬定計畫。但如果附近的商店剛好都沒有開,你能想到其他備案嗎?思緒靈活的人,可能會上網查詢,有沒有簡易、製作牛奶的方法,再看家裡有沒有相關原料,自己動手做。

多點「叛逆」突破框架,別一味照著規則走

知道變通能解決許多問題、為自己帶來好處,但真正面臨問題時,許多人還是不知道如何想出實際的應對方案。薩瓦加指出,這是因為人沒有跳脫傳統思維,太容易被既有觀念框架住。

比方說,我們從小被教導,順從是美德,青少年不要叛逆。然而,你有思考過,叛逆真正的壞處是什麼嗎?還是一味「順從」長輩的教誨,不要做出古怪、違反常理的行徑?

延伸閱讀:硬碰硬、派系林立,你的團隊可能正值叛逆期!從《紙房子》拆解「團隊發展5階段」

薩瓦加說明,「規定」與「經驗」能創造熟悉感,是人做事的標準之一,但並非絕對,且規則不一定是最正確的選項。換句話說,想要達到變通思維,有一個關鍵心態就是「叛逆」,想法才不會被局限住。這邊的叛逆不代表不服從,只是用不同方式達成目標。

他講述一個故事, 一位高中化學老師在考試時,允許學生帶一張 A4 紙應考,「你能在紙上塞多少內容,考試期間都可以使用。」許多學生寫下密密麻麻的筆記、公式,也有人偷用更大張的紙,但被老師發現。

結果,有一位學生帶了一張空白的 A4 紙,把紙放在地板上,請老師站在紙上,並輕聲詢問老師各題解答,「老師答應了,雖然學生很叛逆,但並沒有違反遊戲規則。」這也是一個活用變通思維的生活實例。

接受問題的複雜性,減少計畫,先行動、再思考

想成為高度變通、遇事能迅速找出各種靈活方案的人,還有一個技巧:減少計畫,接受事件的複雜度。

例如,你的計畫是減重 10 公斤,但減重的過程可能遭遇更多狀況,好比過度健身,導致身體受傷、高蛋白飲食增加腎臟負擔。如果因為減重產生其他健康問題,就應該不要執著於原定目標,而要隨時調整想法。

倫敦商學院教授赫米尼雅.伊巴拉(Herminia Ibarra)補充,想要更靈活思考,應該拋棄「三思而後行」的傳統觀念,面對不熟悉的情境,應該要先行動、後思考。這麼做的優點是,可以在行動的過程中,觀察、體會事情的變化,進而隨機應變,不要過度仰賴經驗決定,才有機會找到新的突破路徑。

「變通」不等於「創新」,是在現有條件下改進與適應

在商場上,企業也經常運用變通的概念。舉例來說,網飛(Netflix)1997 年是做 DVD 租賃服務,2007 年開始,他們觀察,客戶愈來愈重視觀賞內容的即時與便利性,轉型為串流媒體平台,至今仍是市場領先者。

又好比,福特汽車(Ford)在 2008 年金融海嘯(financial crisis)後陷入破產危機,他們可以像其他企業一樣,接受政府援助,但福特拒絕這麼做。他們的變通方法是,雖然大環境不利,仍要找到自己的優勢,因此推出「一個福特」(The One Ford Plan)計畫,統一全球業務、簡化產品線,也改變公司文化,重新獲得市場領先地位。

不過,有些人可能因而困惑,企業轉型、突破,推出新產品,其實就是創新,究竟創新與變通,有什麼區別?

英國領導力教練芭芭拉.威爾森(Barbara Wilson)在〈適應性與創造力〉(Adaptive versus Innovative creativity)一文指出,變通與創新都是解決問題、應對挑戰的重要特質,但它們在本質上有所不同。

變通思維,主要著重在調整既有方案,以適應各種情境或需求,強調改良、增加效率。變通可能只是小幅改變某個行為、多使用某一個資源來迅速完成目標。創新指的是產生全新想法,創造出與眾不同的產品或服務,它要求人們從根本上,重新想像問題與解決方案,而不只是對事情微調。

127_3方法,提升思維靈活度
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簡單來說,兩者主要的區別在於目標和方法。變通重視改善、優化,創新尋求重大變革與全新突破。當然,這 2 種能力在團隊與組織中都非常重要,好的工作者與組織能平衡這 2 種能力,在現有條件下適應與改進,勇於探索未知,創造全新可能。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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