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如何扭轉大腦預設的「低檔模式」,養出主動學習的團隊?商學院教授的 3 祕訣

2024-01-03 整理・撰文 盧廷羲
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美國軟體公司財捷(Intuit)有 8000 多名員工,2022 年營收寫下 127.2 億美元(約新台幣 3810 億元)新高紀錄。他們的競爭優勢在於產品以用戶導向,推出流程簡便、容易使用的財務管理軟體。

其實在 2000 年初,財捷共同創辦人史考特.庫克(Scott Cook)認為,以「容易使用」為訴求,在市場上的差異化逐漸縮小,公司必須轉型,提供更好的服務和產品,才能持續抓住消費者的心。

2012 年,他們以快速實驗為重心,改造企業文化,在這段過程中重新檢視數據資料,發現原本以為提供給個人報帳、財會管理的產品 Quicken,使用者中有不少是中小型企業,於是他們順勢推出更符合中小企業使用的會計軟體 QuickBooks。如今,財捷營收創下新高,團隊推出產品前,會迅速檢視實驗階段的假設數據,加入顧客回饋,再分析為什麼某些假設可以通過、有些假設會失敗,保持高度學習性與彈性。

這個故事收錄在美國維吉尼亞大學達頓商學院(University of Virginia Darden School of Business)名譽教授愛德華.赫斯(Edward Hess)的著作《高成效學習法則》。他指出,愈來愈多企業都希望能像財捷一樣打造學習型團隊,以利於在動盪環境、科技更迭下持續發展。

即使「不學習,就完蛋」的觀念已非新鮮事,多數人還是難以掌握正確學習的方法。 赫斯說,要先理解人們學習的機制,容易遇到什麼阻礙,接著再「學習如何學習」。

延伸閱讀:如何培養能主動追求卓越、對團隊產生正面影響的人才?專家:企業應注意 3 個條件

對世界保持既定看法,會減少向外探索的好奇心

赫斯指出,學習的過程可分成 2 層次,人們接觸一項「刺激物」,以及理解「刺激物帶來的影響」。舉最簡單的例子,吃半碗飯還是會餓,吃 2 碗飯就有飽足感,就能推論出吃愈多東西愈飽。

最後我們擁有的知識會慢慢內化,在大腦內形成作業系統,成為你的思考習慣也就是一個人的心智模型(mental model)。但相較於更換電腦的作業系統,要改變人的思考習慣,難度更高。

因為 當人們遇到一個新事物,第一反應是用過往經驗拆解、重建,我們不一定願意相信新的事證或訊息,會先沿用舊的心智模型。 赫斯補充,大腦只占人體重的 2.5%,卻消耗 20% 的身體能量,「人的學習意識,本來就是保持在低檔,類似自動駕駛的模式。」

諾貝爾經濟學獎得主丹尼爾.康納曼(Daniel Kahneman)在暢銷書《快思慢想》提及相同概念,他指出 人的大腦有系統一(不費力、自動產生想法)、系統二(緩慢、耗時的理性思考)2 種模式,受到心智模型影響,我們習慣處在系統一,對世界保持既定看法。

如何改變心智模型?打造開放環境、開啟正向對話

根據赫斯的研究,如果要改變心智模型的限制,驅動人們學習,第一個條件,是打造適合學習的環境。放在組織來說,這不單只是讓組織全員都想學習,而是從高階領導者、各部門管理層,願意提出問題、理解問題,並勇於思考與辯論。第二步,則是展開學習式對話,也就是切換到系統二的狀態來溝通。赫斯說, 系統二對話指的是不帶防衛性、非批判性、思想開放的交流。

替蘋果(Apple)電腦設計滑鼠的設計公司 IDEO,創辦人大衛.凱利(David Kelley)說,他相信失敗是一件好事,除了能從中學習,還可以培養謙卑感。也因此,IDEO 鼓勵員工反覆探索,失敗了也沒關係,團隊在設計思考的過程,也會分階段協力合作。

延伸閱讀:大腦一天會產生超過 6 萬個念頭!心理治療師:掌握 3 步驟,避免「負面念頭」影響自己

先辨識問題再決策,任何疑點都不要輕易放過

學習的第三步,是使用幫助人們批判性思考的工具。宏觀認知科學公司(MacroCognition LLC)資深科學家、實驗心理學博士蓋瑞.克萊恩(Gary Klein)提出「先辨識再決策」(RPD,recognition-primed decision model)的思辨方法,指的是人們分析環境局勢後,針對當前情況,建立一個模式,再和過去經驗比對,產生出新的解決方案,過程中就會不斷學習。

例如,如果你是消防隊前往火災現場,使用 RPD 思考法的隊員,會先分析各種可能情況,好比建築物內有多少人、是否有人受傷、建築物用什麼蓋的、有沒有助燃材質…… 等因素,再回想過去的救災經驗,互相比對。

當消防隊員把可能情況與過往經驗比對,中間有可能出現「怪怪的」地方,像是以前的救援現場,附近沒有森林,這次周圍都是樹木,可能要採取不同計畫。這個不對勁之處,就是學習點,要思考該怎麼做會更好。

赫斯總結,使用批判性思考工具,能幫助我們進入系統二,面臨重大決策,讓自己放慢速度,思辨的過程,就是學習的開始。

重塑心智模型前,先學會批判性思考、設學習目標

《超速學習:我這樣做,一個月學會素描,一年學會四種語言,完成 MIT 四年課程》

《高成效學習法則》提到的學習心態,與本書作者提出的觀念相近。書中強調,開始學習前先要畫出地圖,學習其他人如何學會想擁有的能力,並保持專心,投入自己想做的事情。

出版社|方智
出版時間|2020 / 05

《第五項修練:學習型組織的藝術與實務》(全新修訂版)

赫斯談論的學習型組織,最早起源來自這本書,作者彼得.聖吉(Peter Senge)詳述成為學習型組織的關鍵,包含超越自我、了解心智模型,建立共同願景等,同時也要人們了解學習的複雜過程。

出版社|天下文化
出版時間|2019 / 08

《知識的假象:為什麼我們從未獨立思考?》

赫斯提及掌握批判性思考工具是重要關鍵,本書則闡述一個重點,為什麼人們沒辦法做到獨立思考?其實,知識不斷累積之後,容易形成盲點,你以為你了解的訊息,跟實際情況都不盡相同。

出版社|先覺
出版時間|2018 / 06

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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