報告寫太厚、塞滿一堆數據圖表簡直做白工！善用 2 頁備忘錄，讓老闆秒懂才有用

商場瞬息萬變，許多重大決策都需要依賴數據分析來進行，不論是決定是否繼續在網站上投放廣告，或者制定設備維護周期來降低故障率，數據分析都扮演著關鍵角色。

然而對於領導者來說，直接閱讀龐大的數據資料很容易迷失於其中，這時數據分析師就應該扮演協助指引的角色，將原本龐大的資料內容化繁為簡，快速點出其中關鍵。

分析師與老闆之間的認知鴻溝

美國西北大學凱洛格管理學院（Kellogg School of Management at Northwestern University）數據分析副教授喬艾爾．夏皮洛（Joel Shapiro）觀察到，許多數據分析師實際上無法做到這一點，甚至也聽到不少主管抱怨分析師的溝通技巧不足。

夏皮洛認為，問題在於數據分析師跟決策者間的認知鴻溝。擅長數據分析的專家往往過度專注於技術層面，而決策者則因為無法理解數據分析過程而難以表達對於報告的疑問。甚至，許多數據分析師為了展現技術力，執著於冗長的分析跟數據圖表化，因而忽略了最重要的一點－「提出具體建議」。

所以當數據分析師忽略報告應該以決策導向時，往往會誕生厚達數十頁的報告，內容雖然能充分展現數據分析師的專業素養，包括數據分析細節跟圖表，卻忘了提出具體的建議。因此，夏皮洛建議數據分析師，不要陷入數據迷思，可以善用「2 頁數據分析備忘錄」，協助領導者提升決策效率。藉由凸顯解決問題的重要元素，限制在2頁篇幅內清楚提供決策建議。

製作 2 頁數據備忘錄的布局與注意事項

這份「2 頁數據備忘錄」該怎麼製作？夏皮洛建議分成 4 大部分，備忘錄的開頭可以先定義問題，第二部分就要提供領導者問題的解答或建議，第三部分則是呈現關鍵的證據，第四部分則是要提醒領導者該注意的事項。至於推導的過程與數據分析的方法可以省略，或者另以附件方式提供，領導者如有需要時再行閱讀。

認識「2頁數據備忘錄」的布局後，在製作過程中夏皮洛更建議分析師應該謹守下列三大原則：

1.聚焦決策：

如前所述，有些數據分析師很容易沉迷於技術層面，包括數據蒐集和展現方式，而忘了「做出決策」才是最終目的。決策者真正需要的只有明確建議，像是應該執行方案Ａ，而不是方案Ｂ。所以數據分析師一定要將重點放在決策本身，而不是做出決策前的分析過程。

2.溝通清晰：

亞馬遜（Amazon）創辦人傑夫．貝佐斯（Jeff Bezos）曾要求高階主管以6頁備忘錄來取代簡報，最重要的目的就是希望能清楚溝通想法，運用領導者也能理解的語言來傳遞。因此在更限制篇幅的2頁備忘錄裡，溝通清晰會是更重要的要求。

3.善用數據視覺化：

良好的決策奠基於優良的數據分析結果，而數據視覺化正是呈現分析結果的高效率模式，可以清楚展現觀點或趨勢。但要記得，即使將圖表畫得十分吸睛，這也無法將呈現內容自動轉換為商業決策，切勿本末倒置。

參考資料：LinkedIn、Microsoft、Harvard Business Review