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麥肯錫:七、八年級生特別重要!組織 AI 轉型的真正推手,是滿 35 歲後的「這群人」

2025-02-12 經理人用戶成長中心 支琬清
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隨著 AI 加速進入職場,麥肯錫(McKinsey & Company)最新報告顯示,員工比企業高層更積極地擁抱 AI,並且已經在日常工作中使用 AI 工具。然而 企業高層對員工的 AI 使用程度認識不足,且企業內部的 AI 訓練與支持仍然有限,可能影響 AI 的普及速度。

延伸閱讀:AI 引爆裁員潮|富邦內部信曝光!蔡明忠:不會縮減人力、內部有「Copilot 計畫」

AI 在職場應用已普及?企業高層和員工的認知存在落差

調查顯示,94% 的員工和 99% 的企業高層對生成式 AI(Gen AI)有所了解。然而,企業高層普遍低估員工對 AI 的應用程度 —— 企業高層估計只有 4% 的員工每天使用 AI 處理 30% 以上的工作,但員工自述的實際比例為 13%。此外,20% 的領導者認為人們將在一年內大範圍將 AI 應用於工作,而 47% 的員工則認為這個轉變會更快發生,顯示出雙方對 AI 普及速度的認知落差。

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企業高層與員工對 AI 的使用現況存在落差,可能影響 AI 的發展速度。報告顯示,許多員工希望公司能夠提供更多 AI 訓練,幫助他們提升相關技能,並進一步發展 AI 在工作中的應用。

近 50% 的員工認為正式的 AI 訓練是提升每天使用 AI 工具意願的最佳方式,他們也希望能參與 AI 工具的測試與試點計畫。此外,財務獎勵和認可機制也被認為可以促進 AI 技能的學習。然而,仍有超過 20% 的員工表示他們幾乎沒有獲得任何 AI 相關的訓練或支持,顯示出 AI 訓練資源的匱乏。

千禧世代 AI 專業度領先,成企業內部技術推動力

報告發現,年齡介於 35 至 44 歲的千禧世代在企業中扮演著重要角色,他們是最活躍的 AI 使用者之一,且許多已擔任管理職位。62% 的千禧世代員工自認對 AI 擁有高度專業知識,相較之下,18 至 24 歲的 Z 世代比例為 50%,而 65 歲以上的工作者僅有 22%。

由於千禧世代管理者對 AI 具有較高的興趣與熟悉度,他們可以幫助推動 AI 在企業內部的應用。報告顯示,2/3 的管理者每周至少會回答一次團隊成員關於 AI 工具的問題,且有 68% 的管理者在過去一個月推薦團隊成員用生成式 AI 工具來解決工作上的問題。企業高層若能進一步授權這些管理者,並提供適當的資源,將有助於 AI 的普及與應用。

延伸閱讀:AI 強襲!2025 企業最愛大學放榜:人才5特質最被重視,對Z世代也更包容?

報告強調,AI 不只是未來趨勢,而是已經影響工作模式的重要技術。許多員工希望獲得更多 AI 訓練與支援,但企業在這方面的投資仍有不足,可能影響 AI 在內部的普及與成熟度。

3 策略助攻企業 AI 轉型

麥肯錫報告指出,企業可以透過以下 3 種方式加快 AI 應用:

增加對員工的投資

近一半的員工希望公司提供更正式的訓練,並認為這是推動 AI 應用的最佳方式。他們也希望能以 Beta 版或試點形式使用 AI 工具,並且表示有財務獎勵和表揚等激勵措施,可以提高接受度。

幫助千禧世代引領方向

許多 35 至 44 歲的千禧世代是公司的經理和團隊領導者。調查顯示,他們擁有最多的 AI 經驗和熱情,使他們成為變革的倡導者。領導者可以善用這種熱情和專業知識,幫助千禧世代在 AI 採用中發揮關鍵作用。

領導者的決策可以更大膽

在許多轉型中,往往是員工還沒有做好準備接受改變,但面對 AI,員工的準備程度和熟悉度很高,這讓企業領導者有許多施展空間。領導者可以傾聽員工描述他們今天如何使用 AI,以及他們如何設想自己的工作被轉變,並為員工提供急需的培訓、授權管理者將 AI 用例從試點轉為規模化。

資料來源:Mckinsey;本文初稿由 AI 協助整理,編輯:支琬清

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你是在帶領團隊,還是在當高級保母?交辦前「少了這一步」,只會愈管愈累

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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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