周休 3 日實戰手冊｜不調降產能、不增人力，如何縮短工時?

企業實施周休 3 日，原本是希望透過縮短工時，讓員工獲得充分休息、減輕壓力，進而提升工作效能。然而，有些公司推行後，反而讓員工壓力倍增，甚至得加班。

《麻省理工學院史隆管理評論》（MIT Sloan Management Review）的文章〈Why Four-Day Workweek Experiments Fail〉指出，主要因企業未找出拖累生產力的工作流程。僅把舊有的工作方式，套在更短的工作周上，反而讓員工更疲憊。

只開必要的會議，消滅浪費時間的日程

因此，企業需要重新設計工作流程。《如何縮時工作》認為，公司應該重新安排每日時程表，擠出連續、不受打擾的時段，讓員工能夠集中注意力在最重要的項目。

攤開時程表，會議可能是首先動刀刪減的日程，因為它吃掉大量時間，卻無助於生產力。《1 小時做完 1 天工作》指出，許多會議其實毫無意義。舉例來說，開會時各部門輪流報告，行動方案直到最後才討論，第一個都還沒談完，就已過了 2 小時。最後不僅沒有結論，還得再開一次會。

為了讓每場會議產生實質效益，主管需要了解開會目的，並做出取捨。《怦然心動的工作整理魔法》指出，如果只是公布資訊，可以用其他方式替代，應該把會議留給討論和決策。開會前需要提供議程，幫助受邀者決定自己有沒有必要參加，並允許部分人不參加，確保有權力採取行動或做決策的人出席更重要。《丹麥式幸福工作法》亦提到，人數少，討論就快，沒有出席的人也可把時間用在其他工作上。

開會時，則需要控制時間，《1 小時做完 1 天工作》建議主持者開場即說明目標，並告知會議時間的分配，以及得出結論的方法。例如此次會議是決定A計畫的重要事項，會議時間一小時，10 分鐘讀資料，討論 20 分鐘，剩下的 30 分鐘做出結論。當縮小到 2～3 個方向時，希望最後由某主管來決定。主持者也需在會議近尾聲時，確認會後的任務和行動。

盤整零碎時間，創造讓員工專心投入的環境

除了檢視會議的必要性，整理工作日的零碎時間，也能讓員工專注做事。《如何縮時工作》舉例，軟體公司 Planio 為了避免工程師和產品經理工作時因為客戶來電而被打斷，他們規畫特定時段，讓員工不用接電話或處理 email。

更具彈性的做法是讓職員不用朝九晚五。美國媒體《今天》（Today）的報導曾提到「窗口工作」（window working）的模式，讓員工自主決定工作時間與地點。例如，職員若上午 10 點後生產力高，可等到 10 點後再開始工作。下午 4 點後也可以照顧小孩、煮晚餐，自由調整工作節奏，兼顧產能與生活品質。

雖然企業可能會擔心員工工時減少後，減少產出或偷懶，但遠距辦公其實能幫助工作者集中注意力。《時代》（TIME）雜誌指出，研究發現員工進辦公室，專注力會被談話或無關工作的互動干擾。

如果主管還是不放心，可以運用工具管理。《遠距工作這樣做》建議導入專案管理系統，例如適合小專案的 Trello、用於軟體開發等複雜專案的 Redmine。這些工具就像是團隊版的待辦清單，幫助主管追蹤下屬的工作。

工作時間能被高效運用，員工便不用加班，即使尚未實施周休 3 日，也能提升效率，當企業考慮調整工作日，亦能確保時間變短也不會增加壓力，順利轉型。

最後則是提醒企業，邁向縮短工時的目標，不必拘泥於一周4天的形式。全球廣告代理商威頓與甘迺迪（Wieden+Kennedy）位於倫敦的辦事處維持一周工作 5 天，但減少每日工時，讓創意腦休息。美國一家提供雲端資料庫服務的公司蟑螂實驗室（Cockroach Labs）讓員工花 4 天在客戶與常規工作上，周五時間則可自由運用，例如進修、找尋靈感，維持團隊的創新動能。