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好主管讓員工安心、樂在工作的關鍵,在於做到了這3件事

2019-11-23 06:47:03
Managertoday
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身為主管,誰都想聽到下屬回報「這件事成了!」「業績做到了!」但真正需要主管即時做出反應的,往往是發生突發狀況或壞消息時,例如「這筆款項似乎會比預期地晚進帳」「這客戶好像對這次交易有很大疑慮」等等,相較之下,好消息對於主管這職位而言,可能反而沒那麼有意義。

身為主管,誰都想聽到下屬回報「這件事成了!」「業績做到了!」但真正需要主管即時做出反應的,往往是發生突發狀況或壞消息時,例如「這筆款項似乎會比預期地晚進帳」「這客戶好像對這次交易有很大疑慮」等等,相較之下,好消息對於主管這職位而言,可能反而沒那麼有意義。

或許有些人會覺得主管要處理這些事相當耗費心力,但 唯有讓下屬感受到安心、有保障,知道主管會在需要時伸出援手,才能真正提高員工及整個團隊的工作士氣

那麼,身為一個經理人,到底能在組織中發揮什麼功能、管理下屬時又需要注意什麼呢?《寫給經理的教科書》指出,有以下 3 個重點:

一、給予「重視」,而不是「監視」

「主管就該穩重地坐在自己的座位上」這種過時的想法早已不足以負荷當今變化快速的工作環境。這也是為什麼IBM、P&G、3M等知名企業都開始採用「走動式管理」(Management By Wandering Around)的原因。

「走動式管理」是現代企業時常採用的經營模式,讓主管能踏出辦公室, 透過親自前往第一線員工的工作現場,實際了解員工的工作狀況,才能藉此有效地發現工作流程或工作項目上,是否有需要改善、調整的地方 。此外,讓員工看到主管親自來關心自己的工作狀況,也能讓他們感受到「原來主管認為我的工作很重要」,這也是一種表達對員工重視的方式。

但是需要特別注意的是,主管若曲解了走動式管理為的是要「了解現場的真實狀況,並給予員工加油打氣」的目的,變成動不動就要下屬一字不漏地回報每一項工作內容、再小的瑣事都要介入處理的話,就變成了經營學所說的「枝微末節式管理」(Micro Management),如此的視察方式反倒會讓下屬覺得受到「監視」,導致員工的工作壓力大幅上升。

二、藉由「引導式提問」,讓員工自主思考解決方式

主管心裡應該要有「員工總有一天也會成為主管,或有機會承擔管理責任」的認知,換句話說,在面對員工工作出狀況,需要被提點時,「引導」下屬自行找出答案,遠比苦口婆心地從頭再教過一遍來得有幫助。

因此,就算早就知道員工所提出的問題該如何解決,仍要耐住性子透過提問,不斷引導下屬思考。舉例來說,員工在活動的籌備上總是漏洞百出,與其直接點出哪些部分的細節沒考慮到、應該要怎麼做更恰當,不如反過來詢問較為開放式的問題,像是「那如果下雨了怎麼辦」,讓員工能自己發現少準備了雨備方案,進而願意自主再重新檢查一次企劃的完整性。

如此的「引導式管理」(Coaching),絕不是要主管拼命地給予建議或指點,重點在於 透過適當的「提問」,給予員工「自行解決問題」的機會

三、適當調配工作內容,讓下屬能「樂在其中」

許多人類史上的驚人發明,背後都源自於專家們對該領域的專注及熱情,因為「沉浸」在其中,才成就了現今高科技社會及人類文明的發展。對於感興趣的事情投入到忘我,其他不相干的事情皆不屑一顧的狀態,這在心理學上被稱為「沉浸體驗」(Flow Experience)。

如此的感受若能套用在職場上,假設下屬能每天都在工作上獲得「沉浸體驗」,想必將會讓員工進入極具生產力的工作狀態吧!那麼,為了創造能讓下屬專注於工作的「沉浸體驗」,主管該怎麼做呢?

首先,要 明確地讓下屬知道,為什麼你需要安排他做這些事,以及他所做的事對公司的價值何在 。更重要的是,你得對員工為你、為組織做事,表達出感謝的態度,請記住,當員工把事情做對時,千萬不要吝嗇你的讚美。

此外,在安排工作時,就算是例行工作,也要從下屬的經驗、能力,以及當下的狀態進行評估,是否負擔太重?還是太過簡單?他會不會希望挑戰比較難的任務?這些問題都需要透過隨時觀察及反覆的溝通,才能掌握住最合適的安排方式。

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