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口頭禪會影響團隊氛圍!史丹佛:好主管不會把這句話掛嘴邊

2020-11-04 《哈芬登郵報》日本版總編 竹下隆一郎
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我在史丹佛大學時,出席了一堂運用戲劇手法來表現情境的有趣課程。這和「三明治口味」一樣,至今都對我受益良多。

這是一堂完全沒有教科書和講義的特別課程,老師將六十名學生分為十組。沒有組別討論的時間,就突然指定其中一組,上台表演「即興」短劇。

六位組員的其中一人被指派為「意見領袖」,只有這個人的發言內容需要遵守規則。其他五人則是以準備派對為內容,即興演出。在所有同學面前,老師下了「演出三種類型」的指示。

一直說「不」,讓人引發怒氣

第一種的規則是,意見領袖不管聽到什麼都要回答「不」。

「這個週末,來舉辦派對吧!」當老師說完,表演就開始了。

因為開始得太過突然,除了意見領袖以外的五個人都一臉茫然,雖然他們一直在思考。不久後,一名組員惶恐地發出聲音。

「派對上的料理就用壽司吧!」那個人有點害羞地說,意見領袖反射性地,按照老師的指示回答「不要」,教室所有人瞬間哄堂大笑。

「好,那我們不選壽司,改辦披薩派對吧!」為了不輸給意見領袖的拒絕反應,五人提出以「披薩」代替「壽司」當作派對料理的替代方案。

意見領袖再次回答「不要」,他還是按照老師的指示,選擇拒絕。教室裡,同時出現了覺得可惜的聲音。

「這樣啊,那漢堡怎麼樣?我家有烤肉設備,我把那個帶來烤吧!」
「不要。」
「嗯......你漢堡也不喜歡啊?那吃熱狗吧!」
「不要。」

面對各種提案都給予否定態度的意見領袖,使另外五個人漸漸變得不耐煩。

「塔可餅如何?」「水果怎麼樣?」「意見領袖應該是因為沒有酒才不喜歡,那我帶啤酒過來吧!」各種意見接二連三,不停地冒出,但意見領袖都沒有要改口的意思。

最後大家的怒氣也到達頂點,大叫:「不然就不要食物了,總之就大家聚在一起聊天吧!」聽到這句話,原本必須繼續說「不要」的意見領袖也忍不住笑了。

延伸閱讀:領導者對公司績效的影響多大?7000 名 CEO 的調查報告,能給你解答

說「好」,能讓氣氛變好

在這堂課程,沒有中場休息時間,老師就宣布「第二種類型」的表演。第二種類型中,意見領袖被規定,面對來自組員的各種意見都必須回答「好」。

此時教室的空氣裡瀰漫著一種,這樣看來比較容易的氛圍。

面對「週末就來辦壽司派對吧」的提議,意見領袖馬上就回答:「好!」和先前的態度完全不同,大家的情緒也被挑起,大聲說著「好,來吧、開始吧。」

「壽司的話,雖然超市也有在賣,但我之前聽日本朋友說,他們在家舉辦了讓參加者自己捲壽司的派對。我們自己做的話怎麼樣?」
「好!」意見領袖回應。

「我有個剛到這裡的日本朋友,他家裡有做壽司飯的木桶,我想我們可以跟他借,用木桶做醋飯。我可以約他來參加嗎?」
「好!」

「啊!這樣的話,我可以負責買材料。我家附近有賣日本食材的超市,可以買到魚和海苔。也買個酪梨給不敢吃生魚片的人。」
「好!」

「感覺很有趣呢!既然是難得的聚會,要不要大家一邊吃壽司,一邊分享自己研究的題目?這也可以勉強算是個讀書會吧。」
「好!」

表演進行得越來越有趣,已經到了老師不得不喊停的地步。

「好啊,但是」讓人困擾

結束「只說好」的表演之後,課程終於進行到最後一種類型。那就是意見領袖必須回答「好啊,但是」的類型,剛剛「只說好」的表演讓大家不亦樂乎,大家躍躍欲試的模樣至今我仍印象深刻。

「那麼,週末來辦個壽司派對吧!」表演同樣從這句話開始。
和前面不同的是,這次意見領袖回答:「好啊,但是......」
「但是什麼?」大家回頭對著意見領袖問。

意見領袖扭捏地小聲說:「沒有,我是說,壽司我是很喜歡啦!但會不會有不喜歡的人?」

成員也沒有因此停下來,似乎是因為有了第一次不停被拒絕的表演經驗,使成員都對此免疫,我覺得這次的對話變得不一樣了。

「我知道了,那為了不喜歡壽司的人,也加入酪梨吧!」
「好啊,但是......」意見領袖再次扭捏地說。
「這次是怎麼了?」
「我覺得也會有討厭酪梨的人,那些人要怎麼辦?」意見領袖的態度曖昧。
「你是不是討厭壽司啊?」
「不是,如同我前面已經說過,我是贊成壽司的,但是我也想尊重其他人的意見......」

這段對話好像永遠無法結束,觀看表演的大家也不知為何地開始變得沉默。這相當不可思議,在一直說「不要」的那時大家反而會笑,與現在的表演相比,當時的氣氛也比較好。

這種模糊不清的回應,到底是反對,還是贊成?因為感受不到意見領袖的真正想法,讓大家感覺很不耐煩。只要不知道對方內心在想些什麼,就會讓人感覺不安。到現在我還記得很清楚,那時教室的氣氛令人很不舒服。

對我來說,在這三種類型當中,「好啊,但是」是最具有衝擊性的。

說「不」時,反而會出現了熱狗、漢堡等各種派對食材的「替代方案」。這和回答「好」的時候不一樣,會產生不同形式的想法。

不過,「好啊,但是」的類型,乍看之下,意見領袖是贊成的,但因為後面加了各種「但是」,導致提案方也變得僵化,每位成員都堅持非「壽司」不可。 對話開始變得在小地方打轉,無法往外延伸。

遠離把「好啊,但是」掛在嘴邊的人

在商場上,我到現在還是不和會說「好啊,但是」的人來往,雖然他有一瞬間接受了我說的話,不過接下來他就會「猶豫」。當然,在進行商業往來時必須慎重、小心,但在重視多元的現代,最好還是能先注意到各種「該小心的地方」。

我覺得一開始就拒絕我說「不」的人還可以接受。但「假裝」贊成,讓人最困擾,這些人同時會把「話是這樣說」、「儘管如此」掛在嘴邊的類型。

這是有關我參加史丹佛大學特別課程的個人見解,當然在做生意時也會有必須說「好啊,但是」的狀況,但在討論新想法時,是該小心別說出與「好啊,但是」這類的回應。

(本文出自《不善社交的內向人,怎麼打造好人脈?》,采實文化出版。)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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