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老是提當年勇,只會讓部屬厭惡!教練型領導者不會踩的 3 大溝通誤區

2022-09-07 企業高階教練 錢慧如
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在我教練晤談與講課的經驗中,主管們最常問的問題是:要怎麼樣才能問出好問題?我對於「好問題」的定義是:能夠引發學習者思考、探索與發現,進而成為自主學習、具有解決問題能力的人,這就是好的提問。

最顯而易見的判斷依據就是,如果被教練者因為你的提問有一種「啊哈」、眼睛裡出現亮光似的頓悟,那就表示我們問了個好問題!而要能夠問出好問題,教練本身的心態更是重要的關鍵。

延伸閱讀:我說的很有道理,為什麼別人聽不進去?混用 5 種溝通風格,說服力最高

一位好教練,不只要能運用技術,還要能展現良好的「心態」。 唯有心技合一,才不會讓對方覺得教練只是炫技、為了提問而問,或只是透過不斷的挑戰、評斷對錯來展現教練的優越感。因為,教練的本質是為了幫助對方覺察、讓對方具有自行解除成長障礙的能力,教練要創造的是充滿和諧、療癒、啟發的教練歷程,陪伴對方克服恐懼一步步走上自我探索、展現天賦的成長之路。

在第一課中,我提到教練的特質,你可以搭配這 5 項特質,在提問時練習調整自己的心態。在正確的教練心態下,我們就更能夠避開以下 3 種最容易破壞教練氛圍的語言模式:

教練心態檢視表
《馴心》三采文化出版

地雷一:以「為什麼」詢問對方

例如:你為什麼不馬上開始呢?你為什麼不去請教資深同仁呢?你為什麼績效不好呢?

以「為什麼」來做為提問的開頭,很容易讓對方有壓迫感,他會覺得被質疑、被挑戰,主管可以改成詢問:「我們來思考,『什麼原因』讓你沒有馬上去做呢?」

「為什麼」聽起來似乎在質疑對方沒有行動力;而「什麼原因」則讓對方聽起來,覺得你更在意原因的探索,這代表「我相信你之所以還沒有採取行動,一定有你的原因」,被教練者會因為你的同理而更願意敞開心胸。

地雷二:以「你應該」直接指示

例如:你應該去找更多資源、你應該在行動前先評估風險。

延伸閱讀:向頂尖領導者學溝通!學會 4 種說話風格,面對誰都好說服

這種說法展現的是非教練心態,讓對方產生一種「教練高於我」的不對等感受。主管可以改問:「你認為要有好的成果,你還需要做些什麼、考慮什麼?」

「你應該」的說法表示主管心中已有標準答案,並認為部屬想不出更好的方法,所以直接給予指導,而「你認為還需要做些什麼」這種說法,傳遞的是「我相信你有思考的潛力」,這將會增進部屬的信心。而當主管願意聆聽部屬的想法時,往往會驚訝地發現,原來部屬遠比自己想像的更優秀。

地雷三:以「我以前」開講

例如:這個問題我太熟了,我以前都是這樣做的。

這種說法很容易讓部屬產生抗拒,認為主管總是倚老賣老,「我以前」這三個字反映的深層含意是「我的經驗很寶貴,你應該照我的樣子活著」。部屬可以相信你是依此經驗走出成功,但不相信的是他可以成為你,或者他並不想跟你一樣,因為他有獨立的人格與思維。

領導者必須學習放下自我的經驗,以更開放、好奇、平等的心態,引導部屬探索他的成功模式,主管可以問:「你曾經用過什麼方式讓你成功解決問題?」這個問法把主管的焦點從自己轉移到部屬身上,這在莊子的哲學裡是一種「忘」的鍛鍊。

(本文出自《馴心》,三采文化出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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