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團隊只有不到一半員工設計過電子產品!直擊 Google 總部 2 個激發創造力的祕訣

2022-07-25 《快公司》編輯群 馬克.威爾森
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Google 有一棟建築物位於加州山景城的工作園區中,是大部分員工都不得其門而入的禁區。這棟大樓名為「設計實驗大樓」,占地 70,000 平方英尺,內部的 150 名設計師在硬體設計副總裁艾維.羅斯(Ivy Ross)的領導下,正在為數十項機密專案奉獻心力。

羅斯原本是一位珠寶藝術家,曾協助 Google 推出許多款裝置,如創新感滿分的 Google Home Mini 喇叭,還有有趣好玩的 Pixel 手機。

延伸閱讀:關在會議室腦力激盪,其實超沒效率!幫助你點燃團隊創造力的 4 個提醒

辦公空間結合實體與數位體驗,提供員工新的刺激

設計實驗大樓相較於 Google 辦公總部 Googleplex,兩者的內部風格是截然不同。Googleplex 主打工業導向的辦公室隔間文化;實驗大樓則促使工業設計師、藝術家與雕塑師能自由互動合作。羅斯表示:「對大多數員工而言,Google 的優化計畫對大多數員工很有幫助,設計師需要不同事物及觀點的刺激。」

領先未來的變革設計_方言文化_摘文配圖01
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其實 Google 的本質是工程設計公司,其軟硬體設計很少被業界認可,有時還會引來譏笑。然而,Google 的執行長桑德爾.皮查伊(Sundar Pichai)近期卻竭盡所能提升設計在公司的地位,並在過去幾年間,陸續推出各種熱銷的裝置,如手機與智慧型喇叭。

設計實驗大樓於 2018 年 6 月份啟用,在這之前,由於 Google 人數日漸增長,導致硬體設計團隊有許多的活動計畫必須在車庫進行,以設計對 Google 的重要性來看,車庫並非最佳的工作環境。因此,羅斯與曾為 Google 打造多棟大樓的 Mithun 公司合作,想碰撞出全新設計風格,創造出一個空間,做為 Google 柔和極簡的工業設計美學的背景。

羅斯說道:「大樓的架構用的都是中性色。沒有什麼東西是根深蒂固到無法進化的,但一張空白的畫布若要改變,就必須靠仰賴我們正在發展的產品,包括產品的材質、顏色與功能。」

大樓裡每一個空間的建構方式,都是為了讓羅斯的團隊能結合觸覺體驗與數位體驗。羅斯回憶道:「當時我對他們提的第一個要求是『我們需要很多燈光』。雖然公司某些建築物要暗一點,程式設計師才能看清螢幕,但我們需要大量光線。」最後,大樓的入口被設計成一個挑高兩層樓的天窗中庭,擺滿舒適的軟椅與咖啡桌,成為員工交誼區。

大樓裡有一個以樺木材質打造的樓梯,通往樓上的圖書館,館藏由設計團隊成員的愛書組成,每個團隊成員都要帶 6 本對自己意義重大的書到圖書館,並寫上原因。羅斯表示:「雖然 Google 公司致力於將全世界的資訊數位化,但設計師偶爾也要能觸碰到實體物件。」

領先未來的變革設計_方言文化_摘文配圖02
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跨領域團隊激盪火花,讓 Google 產品持續創新

舉例來說,他們特地將二樓打造成商場的模樣,讓設計師可以走馬看花,漫步在中庭旁的走道讓人感覺彷彿置身在高級商場。走道一側有一間色彩實驗室,裡面陳列硬體設計師在旅行途中買到的各種小物,而且隨時都有新品上架。

與其說這裡販賣的是顏色,倒不如說是一種「感覺」,例如紙蘿蔔、一把綠色的石頭、象牙珠寶盒等。陳列的商品點出了 Google 硬體設計團隊的一個特點:團隊裡只有 25% 到 40% 的人在 Google 任職之前設計過電子產品,其他設計師經手過的產品包羅萬象,例如服裝,或是異想天開的自行車設計

色彩實驗室裡有張巨大的白色桌子,沐浴在精心調校過的燈光下,羅斯的團隊正圍著桌子,討論 Google 下一批產品的配色,設計團隊會固定召開不同產品類別的週會,地點就在這張桌子,所有設計師都帶著設計資料與樣本出席,共同制定產品線相關決策。我在一旁觀看他們討論上一季的產品與顏色。

而這次的會議證明了一件事,當你家中可能有幾十樣產品都是出自 Google 設計師之手,而他們希望這些產品,即便發布時間相隔數年,擺在一起時同樣美觀。羅斯說:「我們就是這麼瘋狂的一群人,不過是往好的方向瘋,我們會想像你在家中的生活是怎樣的,並覺得你可能需要一些連結。」

中庭另一側是材料實驗室,裡頭收藏了逾 1,000 種材料色樣,並由盡責的全職收藏室管理員哈娜.克萊兒.桑莫維爾(Hanna Claire Somerville)編排色號與貼標,她還叫我快點去摸摸蘑菇皮革的色樣。

她口中的「皮革」只是收藏室中眾多永續材料的其中一種,這裡還收藏了用舊漁網為原料的 3D 列印線材,海草製成的木屑板,暗示 Google 未來將推出更多綠色產品。

不久後,兩名設計師走進收藏室,想請桑莫維爾幫他們找一種材料,觸感要類似假花束底部的泡棉。其中一位設計師拿起一塊柔軟的色樣,放在額頭上,可能正在腦中幻想新一代 Google 眼鏡、Daydream 虛擬實境頭戴裝置,或是其他尚未發售、未發表的產品樣貌。

延伸閱讀:凡事講求和諧,可能不利團隊表現?皮克斯用最難搞的人打造影史最賣座《超人特攻隊》

由 Tune.Studio 打造的「人類充電站」是整棟大樓中,其中一個我可以自由探索的空間。設計實驗大樓的設計目的是為了刺激創作靈感,確保 Google 的設計師都能有開放性思維,接受新的想法與審美,而充電站正是展現此態度的完美範例。我在應用程式裡選好想體驗的感受,名為「活力充沛」,接著就躺在皮墊上,戴上耳機、閉上眼,聽著這個世界的背景聲突然被改成冥想音樂,隨後發現腳步變得輕盈。

羅斯相信顏色與聲音可以治癒人的身心,其團隊甚至還打造了一台裝置,在米蘭家具展時向使用者證明不同的房間會影響人的生理。在這棟大樓中開闢冥想空間,刺激設計團隊的創造力是理所當然的事,但我們也可以將其視為某種原型,說明 Google 產品設計團隊是如何看待以設計影響人類生理這件事。

(本文出自《領先未來的變革設計:翻轉人類工作與生活框架,企業狂漲百倍價值的絕世設計》,方言文化出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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