如果要求業務員在寫日報表時，必須 80% 呈現樂觀的訊息，這樣會不會帶來比較高的參考價值呢？雖然說不準，但我堅信這是找到機會的一種好方法。

一個人若能看到困境中的機會，代表你有遠見；而把遠見提早實現，就代表你有價值。同樣的，你天天在工作卻沒看到機會，則代表你離成功很遙遠。

有價值的業務日報表應包含「三有、三方、三要」

業務員的敗象就是把機會看成無望，把無望視為絕望，然後讓自己整天在無望跟絕望中徘徊而毫無作為。這時的業務日報表很像是「貓抓老鼠」的戲碼，不但失去參考價值，有時還會誤導主管的判斷，而做出了錯誤的決策。

一份有參考價值的業務日報表必須清楚載明：

三有

(1) 有目標：清楚說明目標對公司及個人的影響與價值。
(2) 有責任：明確說明自己在最終結果所扮演的角色。
(3) 有行動：寫下針對「怎麼開始、怎麼結束」，所採取的行動。

三方

(1) 方向：針對目標的執行有很清楚的指引。
(2) 方法：提示自己對成果產出所設想的辦法。
(3) 方案：有兩個以上的行動方案去面對可能的狀況。

三要

(1) 要具體：不會造成他人的猜疑和誤解。
(2) 要真實：重要訊息沒有虛構，可供檢視。
(3) 要分享：相關得失經驗提供大家參考。

應以「類合約」形式來呈現業務日報表

曾經目睹業務員與客戶當面爭執的情況：一個承諾出現兩種解釋，雙方各執一詞。從表面上看，只要有一方退讓，承諾會解決對方所要的，爭執就落幕了。但實際情況卻不是如此，從此雙方都陷入了「真理之爭」而沒完沒了。因為沒人願意輕易接受不該負的責任，也不願意各退一步，業務員只好「忍辱負重」。所以， 一旦有重要的決議可以請客戶簽認證明。

業務日報表應採取「類合約」形式來呈現。除了雙方的權利義務外，最重要的是彼此可以根據對方的允諾，預測會得到的「支持」。所以要研究用什麼方式，可以讓雙方知道自己要做什麼才會得到對方的「有利回饋」。

有價值的日報表必須清楚寫出五項業務行為： 工作規劃、工作紀錄、工作回報、工作改善、工作成果的近況。

而多數的業務員在寫日報表時會出現「見樹不見林」的陳述；也經常地主觀推論可能的結果，而決定了「要做什麼」或「不做什麼」。而有價值的日報表應涵蓋的內容及後續的業務行動，如表 2-4 所列。

剛開始做業務時，沒有真正領會業務日報表如何產生價值，所以寫了很多「不知所云」的內容。直到主管追問狀況時，才發現答案沒寫在日報表裡。我很感謝這樣的頓悟帶給自己的價值，讓我領悟出日後的業務日報表所依據的兩大準則： (1)主管要問的→答案在日報表裡；(2)客戶要我做的→日報表一個不能漏。

任何事物要能順利進行，都要思考它的執行順序及步驟。經過多年業務的淬鍊，我學會日報表即使是「乏善可陳」也不要「無的放矢」。當遭遇困境時，寧可「勇於任事」也不能「推諉塞責」。所以只要你願意朝正面方向去思考發展，就會慢慢得到不錯的成功經驗。而要寫出一份有價值的日報表，你可以參考圖 2-3 所列的方式來做，因為日報表的重點在於解決問題到產生績效，而不僅是如何表達而已。

（本文出自《金牌業務主管實戰全書》，商周出版）