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我不知道原因,但規定就是不行!你的公司也有「香蕉樹法則」嗎?

2024-06-26 莎拉.藍恩
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「失敗」是個絕對會引起情緒反應的字眼。對某些人來說,這會令人回想起學生時期,那是相當難忘的經歷。

如今,許多組織使用的紅綠燈系統被設定成可以替大量人們按下失敗鈕。對還沒接觸到這個系統的人來說,這件事相當有畫面,若是注重結果、而非問題和究責的公司以支持且誠實的角度使用,這個系統會非常有幫助。

目標設定完成後,會根據你個人/團隊/公司的表現顯示紅色、橙色、或綠色燈光,紅色代表脫離正軌;橙色是還可以;綠色則是合乎進度或是已達成目標。

過去幾年我合作過的許多組織都得到了失敗的結果,因為他們在制定方法時沒考慮到對失敗的恐懼。

對某些人來說,這樣視覺化的方式會阻止他們嘗試,至於其他人,他們會偽造圖表展現一片美麗的綠色世界,但事實上猩紅色才是更準確的色彩。這是恐懼造成的,若紅燈亮起或事情偏離軌道,甚至可能不是因為真實的負面經驗。

延伸閱讀:抄不來的競爭優勢!華為如「狼」、海底撈似「家」,這些企業文化從何而來?

團隊和組織中存有會影響行為的文化記憶。對許多哺乳動物而言,這都是與生俱來的本能,我讀了以下這則有關猴子的故事後明白了這一點:

有一個實驗是將 5 隻猴子關在同一房間裡,房間中央有棵香蕉樹,每當有猴子設法爬上去採香蕉,灑水系統就會朝所有猴子噴水,直到牠們全都遠離樹木為止。這個實驗一直持續到所有猴子都學會不要靠近樹木為止。比起香蕉,猴子們更喜歡保持乾爽。

實驗的下一階段是將其中一隻猴子換成沒有被噴過水的新猴子。這隻新猴子很快就開始試圖接近香蕉樹。然而,灑水系統還沒啟動,其他猴子就採取行動將新猴子趕離樹木。這個過程重複了好幾次,直到新猴子學會不要靠近香蕉樹。

研究人員繼續逐一替換原本被灑過水的猴子。最後,房間裡都是沒有因為靠近香蕉樹被噴水的猴子,但仍舊會擊打任何走近樹木的猴子。牠們都不知道為什麼不能靠近香蕉樹,只知道那裡是禁區。

一間公司的文化和「標準最佳習慣」緊密交織,這些習慣不受質疑,也未曾被取代。

延伸閱讀:傑出的領導者,不會讓員工困在單調的工作中!3 金句看黃仁勳的管理哲學

你工作的地方也有「香蕉樹」法則嗎?

像紅綠燈這樣的系統,或者其他只是成功或失敗的方法,你都需要設定一個基調,即失敗就是對該系統的回饋。它指示我們的下一個選擇,因此非常有用。

要是愛迪生在前一千次發明燈泡失敗後即放棄,那麼我們現在還會身處真正的黑暗時代!

現在,我並不是說在高風險的情況下,你不會想降低失敗的影響,假如我在一架飛機上,我只希望機長在確認所有系統都正常的情形下才起飛、飛行與降落。

從錯誤中學習不需要賭上性命,這是在創造動力。對大部分的人來說,在職涯或是生活中失敗一些事情了並不會要了我們的命,但我們所做的選擇經常給人生死攸關的感覺。有些人擁有令人驚嘆的擔憂技能,甚至在事情開始前就忍不住焦慮。

(本文出自《人生就是選擇的總和》,高寶出版)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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