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HR與業務單位的衝突(二):做太少被當行政,做太多又被嫌多事!人資主管的兩難

圭大的管理Know-How
2016-11-08
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你們家的人力資源部門,是哪一種?

故事一:
我參與過一場HR聚集的策略性人力資源研討會,聽到一位副總級別的人資高管疾呼:「所有CEO都該擔任過人資主管!」當下掌聲如雷,許多人立馬附和並分享公司不重視人資、预算過低、只關注業務或技術、不被邀請參加業務會議等。讓我一度懷疑參加的是人資心靈治療團體或人資取暖研討會。

故事二:
曾聽一個由法務主宰人事部門公司的經理說:「我們公司的人事部就是一股黑暗的勢力。當人資建議我不能錄用某人時,我萬萬不敢違逆他的『建議』」。

故事三:
人力資源主管表示:「最近有一個團隊合作的課程非常好,我們公司很需要」;「我們必須建立以職能模型為基礎的系統性培訓體系」;「NLP對領導力太有用了,應該好好規劃一下如何導入」;「我們很需要加強中階經理培訓」;「公司的績效管理體系一直很受質疑,該考慮升級為平衡計分卡」等。

當你們家的HR如同「故事一」,請不要太苛責他們,他們只是不小心陷入組織分工的遺毒,永遠戴著所謂「專業的人力資源管理有色眼鏡」看待一切事物,講著人資的獨門語言。總感覺他們與現實、與經營脫節,缺乏商業思維與觀點。

如果你們公司是「故事二」,那對HR來說應該是最「爽」的環境了,因為你們家的HR根本就是橫著走,他可能覺得對於「人」的掌握,他比你「專業」(這可能也是事實),可惜這個專業的HR直接把人才管理的責任與能力,從你(經理人)的手上奪了下來,足以左右用人決策。(這種公司多嗎?好像很少聽到?)

許多公司的HR急著擺脫「故事一」,但卻不小心落入「故事三」。請不要責怪他們,至少他們正努力讓自己更有價值,只是沒有對症下藥,沒有先讓病人察覺到問題,就忙著塞藥丸給病人。如果真的要罵,就罵那些過度推銷的管理顧問或培訓公司(雖然他們都是真心相信自己的產品),有時為了買賣,難免神化了培訓課程或專案的效果。

Know-How弄好管理的訣竅

人力資源部門的定位,就像是「踩在高空繩索的特技人員」,這條繩索通向經理人們的身上,向左偏一點(凡事依循直線單位的需求,只做行政服務)會墜落、向右偏一點(過度越俎代庖,或導入『自認專業』的工具卻無助經營)也會墜落,這「不是一件人幹的工作」,HR必須穩穩的站在繩索中央,緊盯著主管們,悄悄擺動繩索來喚醒他們對人才的管理責任與意識,建立他們的自信與能力,再穩步前進。

HR從不是戲的主角,但必須對主角(經理人們)有極大價值、對整部戲(公司經營)有極大價值,但常常沒人會發現你存在(如果你要做這行,請認命)。

人力資源夥伴們,「如何抓準你的定位」有幾個基本方向:

好的人資人員,必須流著「商業的血液」

你要能用CEO或直線主管們熟悉的商業語言溝通及對話,能談些商業布局和策略觀點。唯有這樣,你才能跳脫「故事一」的窘境。

你必須知道:「每個部門經理都肩負著人力資源的任務」

他們是部門的主要負責人,必須有能力並承擔起人才管理的責任,不是你。人資的任務是啟發部門主管的自覺與投入,這才是最大的責任。不然你將落入「故事二」的越俎代庖。請永遠記得管理大師彼得.杜拉克的話:「人力資源管理的起點,是對管理者的管理。」

「專業」是直線單位的經理人說了算,不是你自己或人資同業說了算

關於「故事三」的行為,我只能這麼告訴你:如果你的經理人們沒有覺得需要、沒有感到痛點、沒有覺得有幫助,那麼導入再厲害的工具、課程或顧問案,最後都只會變成架上一本本厚厚灰塵的報告,請走出你的辦公室、闔上你專業書籍,「走入民間、查訪民情」吧。

延伸閱讀 / HR與業務單位的衝突(一):建制度、設表單,是浪費時間還是幫助管理?

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你是在帶領團隊,還是在當高級保母?交辦前「少了這一步」,只會愈管愈累

2026-06-17
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「這個地方要不要先給主管看一下?」

Bella 盯著簡報第二頁,手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」,但想起上次主管看完簡報後,不只改了標題,也調換頁面順序。她心裡有點猶豫:現在傳去問,怕主管覺得她連標題都拿不定主意;先照自己的想法做,又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒,她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此,整理客戶名單時,「產業別」和「客戶規模」要不要分開列,先問;回覆客戶的信,語氣夠不夠穩妥,先問;會議報告的結論要不要再補充一段說明,也要先問。這些確認看似都合理:她想降低出錯機率,也不想讓主管事後大改。只是久了之後,團隊慢慢養成一個習慣:遇到不確定的地方,先停下來等主管點頭。

延伸閱讀:時刻緊盯員工,是主管失敗的開始!不做「微管理」,如何避免有人脫隊?

部屬凡事先問,主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強,但在工作現場,主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期,最後由主管收尾;這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細,避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是,盯得太細會讓部屬學到另一件事:反正主管最後都會改,自己不用太早下判斷。久了之後,部屬遇到小事也先問,主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普(Gallup)研究,當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策,通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%,獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步,就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節?先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節,不一定是能力差,也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」,聽起來省時間,後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題,也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚,也就是 5W2H:為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做,以及有哪些限制。

例如,不要只說:「這份競品報告周五前給我。」可以改成: 「周五下午 4 點前,整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群,做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用,目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚,主管後面就少一點臨時補充,部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑,主管也可以補一句:「這件事交給你,是因為你熟悉客戶資料,也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因,比較容易扛起責任。

成果總是一再重改?QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了,就算溝通清楚。等到成果交上來,才發現品質不對、成本超出,甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時,更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格, QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質(Quality)、數量(Quantity)、成本(Cost)、期限(Deadline)和規則(Rule)。

同樣是競品報告,如果主管只說「整理一下競品」,部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成:「請分析 3 家核心競品,每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內,周五下午 4 點前完成,內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明,主管就不用在過程中一直補充:「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現,主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍,執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手,多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理,什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚,每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。 前 10% 先對齊目標、規格和標準,同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待;中間 80% 讓部屬自己執行;最後 10% 主管陪著收尾、給回饋,確認成果符合當初設定的標準,避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬,主管得先說清楚容錯邊界。例如:「單筆花費 5000 元以內,你可以先決定;如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程,就要先回報。時程如果需要調整,也要提前說,不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理,主管也不用看到一點變動就急著介入。

延伸閱讀:別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

把追蹤節奏和授權邊界,帶回職場練習

經理人

主管真正卡住的,往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候,主管很容易讓確認進度變成逐一審查,給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案,協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權:

1. 搞清楚哪些事可以交出去: 課程會帶你拆解任務風險,判斷哪些事可以讓部屬自己決定,哪些狀況必須回報主管,避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏: 陪跑方案會搭配每周作業,練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式,讓主管掌握進度,也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入: 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA,協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論,修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源:Gallup Q12 Meta-Analysis

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