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PM必看!做對 3 件事,大大提高專案和産品開發的成功率

2019-11-12 06:11:58
Managertoday
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在我心中卻有一連串的疑問,為什麼這個專案會失敗?我們有很詳細的計劃啊!大家一開始花了很多時間來列出所有要的功能,排出所有要做的事情,誰要去做,什麼時候去做,第一個星期到最後一個星期都排好了,大家辛苦了這麼久,怎麼會到最後才發現,這不是我們要的?

2002年底,我負責的大型瀑布式ERP專案失敗,上了美國的仲裁委員會,歷經對方律師無情的炮火攻擊,之後公司雖然啟動了新系統,然而並不符合使用者需求,幾個月後大家又回去用舊的系統,絕口不提這件事。

然而我心中卻有一連串的疑問,為什麼這個專案會失敗?我們有很詳細的計劃啊!大家一開始花了很多時間來列出所有要的功能,排出所有要做的事情,誰要去做、什麼時候去做,第一個星期到最後一個星期都排好了。辛苦了這麼久,怎麼會到最後才發現,這不是我們要的?

之後幾年,我一直在尋找執行專案、開發產品、領導團隊更好的方法,以及讓開發人員和所有團隊成員在工作上更快樂的方法。答案是:敏捷 / Scrum。

這些年來學了很多,看了很多,實際做了很多,也教了很多。如果有人告訴你,我保證一定會成功,要不是這個人沒有做過專案,就是你聽錯了。如果你沒聽錯,他也沒說錯,這時候你最好離這個人越遠越好,跑得越快越好,免得到時候後悔來不及。

然而有幾個簡單的方法是可以大幅提升專案或者産品開發的成功率。以下為敏捷三式:

1. 每天15分鐘站著開會

如果你每個月檢視專案進度一次,你會在下個月發現這個月的問題;如果你每週檢視專案進度一次,你會在下週發現這個星期的問題。如果你每天檢視專案進度一次,你會在明天發現今天的問題。如果都不檢視,年底聖誕節到了,你要的新網站還是在紙上。

那開會的15分鐘要討論什麼呢?很簡單,團隊每個人輪流這講三件事就好:

● 我昨天完成了什麼?
● 我今天要做什麼?
● 工作過程有任何阻礙嗎?

這個15分鐘很像照妖鏡,如果有人昨天說要做某件事,今天沒做完,也沒提到任何阻礙,那不就沒有進度?大家可以在會議後私下問有沒有需要幫忙的。如果一天、二天,或一整個星期都沒進度,是因為不會做還是不想做呢?不會做可以有其他的方法幫忙,不想做的話,就比較挑戰了。

為什麼要站著?因為開會只要一坐下來,沒45分鐘或一個小時以上,很難脫身,對吧?站著的話,就不一樣了,絕對很有效率,而且聽說一直坐著也不好。很多報告、文章在談怎麼開會更有效率,我的回答都很簡單,站著就好。會議絕對很短,有效率。

根據美國Scrum協會(Scrum Alliance)在2017的Scrum報告中指出,有86%的團隊每天都有站立會議。恭喜你踏出敏捷的第一步。

2. 每兩個星期展示産品

由團隊成員每兩個星期展示可以運行的功能,並且聽取使用者的意見,然後決定下兩個星期我們要專注的重點,不斷地修正、改善,不會在最後才聽到:這不是我要的。如果專案要等到最後才能檢視,絕對會出乎你的意料之外。

有人會問說,每兩個星期要開發可以運行的功能會不會要求太高啊?看看你的手機,是不是至少每一兩個星期就一堆Apps要更新?大家都跑這麽快,我們可別太慢了。如果團隊兩個星期無法展示產品新功能,這是一個大警訊,請小心。

為什麼是兩個星期呢?根據美國Scrum協會2017的Scrum報告中指出,有66%的團隊以兩個星期為一個短衝週期(Sprint)。

圖片來源:www.scrumalliance.org © 2017

3. 有一位好的隊長來領導團隊

很多人問我什麼是Scrum?對我來說Scrum是任何高效能團隊運行的心法秘訣。做的正確、做的好,比起傳統的瀑布式,至少可以讓你的團隊「用一半的時間做兩倍的事情」。

  • 好的Scrum隊長所帶來的好處與價值,遠遠超出傳統經理人或者專案經理,他可以讓你省下時間,因為你不會浪費時間到最後才發現這不是客戶要的,你也不會浪費時間來開發全部的功能,做出一堆沒人用的東西,省了時間也省了錢。

  • 好的Scrum隊長讓你專注開發最有價值的功能或專案產品上面,每兩個星期可以展示一次,團隊的工作進度非常透明化,大家都看得到。

  • 好的Scrum隊長幫助團隊建立核心價值,並且移除所有障礙,每個人都清楚了解下個短衝的目標,你會發現一個執行正確Scrum的團隊並不是一群人在一起工作而已,而是一群大家幫助,分享,又能夠交付成品的團隊。

能練好以上三式,絕對大大提高你現在專案或者産品開發的功力。

這三式只是執行Scrum的一小部分。從每天15分鐘站著開會,再來兩個星期一次的產品展示,如果做不到,找個好的Scrum隊長或敏捷教練指導一下,絕對有幫助。

意猶未盡嗎?再送上第四式:怎麼讓專案不會延遲呢?答案是早一點開始。這是廢話嗎?不是,我們一直都被教錯了,花了太多時間在計劃上面,紙上談兵花太多時間了,等到要開始做已經好幾個星期過去了。

祝你的專案或者產品開發成功,同時根據2017的Scrum報告,高達98%的團隊會持續使用Scrum,希望你和團隊能夠持續下去!

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