部屬檯面不說,私下意見一堆?主管以為做好溝通,其實員工是不敢開口

部屬檯面不說,私下意見一堆?主管以為做好溝通,其實員工是不敢開口

經理人 Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2021-05/img-1620022480-84330@900.jpg
許多主管在針對員工溝通時,最容易忽略一個基本原則:溝通的關鍵在於,彼此能「形成共識」。如果沒有以此為前提,所謂的溝通也只是將自己的想法「交辦」給員工。
Kevin 看著坐在他面前的 May,雙手交叉的放在胸前、目光望向天花板,一臉就是不想聽你說話的態度,真的氣到想罵髒話。他忍了下來、開口問道:「妳想要怎樣?這個客戶移轉,我們之前不是已經溝通過了?當時你也沒有太多意見,我把這個客戶交給 Maggie 負責,分配一個更大產值的客戶給你,為什麼現在突然賭氣、提離職呢?」 May 回道:「老闆,大家都知道你不爽我很久了,你明知道這個客戶是我來公司之後,自己開發出來,跟我配合了那麼多年,還會幫我介紹客戶。你堅持要把客戶轉給其他人,就是想逼我走,這口氣我吞不下去,你就簽了我的離職單吧!」 Kevin 心裡想著:為什麼 May 反彈這麼大?先前 1 on 1 時談過的想法,到了執行時又引發抗議,是自己溝通的方法有問題?還是過程出了什麼錯?更何況,團隊已經出現好幾次類似的狀況,Kevin 談好的事情,在真正執行時同仁卻不在狀況內、對於任務出現不同理解,成員在他的背後議論,已經導致 Kevin 的管理危機,不知道該怎麼辦才好。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 新世代人才≠年輕人!主管想變革,只能做、不能說的用人原則 主管以為「有溝通」,部屬只認為「被交辦」 許多主管在針對員工溝通時,最容易忽略一個基本原則:溝通的關鍵在於,彼此能夠「形成共識」。如果沒有以此為前提,所謂的溝通也只是將自己的想法「交辦」給員工而已。最明顯的例子就是以發佈公告、或是一封郵件的方式告知員工某個重大的決策,卻從未與個別員工討論或針對其想法進行差異化的調整。這種「我已經有定見」的溝通,即使事前向員工做過說明,都很難讓員工認為是雙方取得共識、被「溝通」的結果,更何況以布告的方式宣布,員工當然難以理解主管的考量。 關鍵是溝通的目的!要達成什麼?或是要避免什麼? 團隊領導的終極目的就是達成目標、成就團隊。如果不能達成目標,代表團隊沒有充分發揮功能,即使溝通做得再多、再好,早晚都會被檢討、面臨組織調整的結局。反之,當目標確實達成,溝通的結果才會被認可,連帶得到相關資源讓組織成員獲得成長。因此,主管良好的溝通能力,是要將「溝通的訊息」與「團隊目標」鏈結在一起,避免虛耗精力、充分溝通後沒有創造成果。 另一方面,主管的責任是運用團隊的力量克服組織運作中的挑戰,針對可能的風險提出因應的做法,領導團隊避開陷阱與障礙、突破困境。所以,主管溝通能力的另一個重點是避免模糊不清、空洞發散的交流,與同仁相互討論後形成足以跨越挫折的具體想法。 總結來說,主管的有效溝通,必須包含清楚的目的(鏈結組織目標),充份的交換意見以形成具體的的共識。落實到領導的日常,我提供 3 點建議做法: 與績效目標相關的溝通 例如年度目標與策略發展討論、每季執行成效檢討、每月進度追蹤,都屬於定期的團隊溝通會議,也可以採用一對一的討論。主管需規範明確的討論內容及事項,請部屬陳述意見,再進行追蹤與考核,避免淪為單向的進度報告或指示。 與團隊相關的溝通 關於責備,別讓一個人在大庭廣眾下出醜;關於讚美,別關起門來鼓勵一個人。當眾指責通常無法激勵人、更不會產生溝通效果,但當眾讚美卻能鼓勵其他人群起效尤,產生競合關係與模仿效應。 有效建構團隊(team building)的溝通是讓成員價值觀趨近一致,避免各自行事、不願意相互合作,針對團隊的溝通,主管需要不斷強化團隊的文化與價值觀,小心變成相互抱怨或是工作檢討的會議。 為個人/特定事件的溝通 任何涉及員工個人利益和權益的項目,主管都需要清楚知道的具體內容。例如同仁的考績評分,考核的標準及應達成的目標是什麼?若不是一個可量化的指標,很容易與部屬的期待有落差、導致反彈,一定要盡可能清楚條列,才有望形成共識。 mdi-chevron-right-circle 延伸閱讀 老闆,別只用「聽話」的人!4 個領導習慣,決定你能帶團隊走多遠 鼓勵員工表達意見,從主管「閉上嘴」開始 溝通的目的是為了瞭解同仁的意見,進一步取得共識,但許多主管會錯將自己的意思表達列為優先項目,一開始就大剌剌地表述自己的看法,再邀請同仁提出意見時,難免形成壓力讓員工不敢、或不願意表達,這樣的溝通等於沒做,甚至比不做還要糟! 我再三強調,無論哪一種型態的溝通,請不要忘記溝通的目的就是要「達成目標」、避免「沒有共識」,事先擬定溝通的步驟與目標,確實做到聆聽同仁的意見,才是主管做好溝通的基本原則。