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值得你「拜師」的員工!作為主管不必什麼都懂,但要懂得向這 3 種部屬學習

黃昭瑛
2023-05-02
黃昭瑛
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身為主管要時時觀察身邊這三種人才,並且把握機會跟他們學習,盡可能跟他們交流,因為執行力好、積極度高對他們來說都只是基本,更難得的是做生意的方法,他們真的有掌握。

我也提供一些個人經驗與線索,讓身為主管的你可以參考,平時應該要從哪些面向挖掘這些人才:

1.花錢和投資之前,懂得先想一想的人才,他們算盤撥的比你精

那些會「算」的人才,不是懂得開源,就是懂得節流。以開源來說,倘若是毛利率 10% 的生意,那就是每花 1 元,要多 10 元生意才能夠打平,如果算一算沒辦法,那他們就不會去花這個錢;從節流的角度,如果他們能夠透過各種方式省下 1 元費用,就等於多做 10 元的生意,而且會努力找出可以節省的錢,並立刻停止花費,這兩者都很難得。

想辨識出這種人才,你可以在審核費用的時候問:「請問這個專案配 XXX 贈品,會增加生意嗎? 你預期會增加多少生意呢?」 如果他們算得出一本生意經,就代表有想過,如果對方只說:「欸,就是因為要跟 XXX 競爭,所以我們想要區隔化,這樣才好談生意。」沒有數字跟分析,打迷糊仗帶過,那你就懂了,他們憑直覺,花每一分錢的時候,也不確定能否賺回來。如果今天行業的利潤好、或是本業獲利的基底很厚,有預算就花當然沒問題,但反之,就要看運氣了。

延伸閱讀:老闆最嚴重迷思之一,就是「員工該跟我一樣拚!」

2.自帶流量的生意,往往都是同一批人做出來的

找到生意訣竅、掌握流量密碼後的人才,總是生意一開即中。身為主管的你,只要定期檢視業務報表,往往會發現這些自帶流量的商品或是生意都是同一批人做出來的,因為生意是一整套的思維,一樣通就樣樣通,從一開始戰場的評估與挑選(要從哪個生意下手比較有錢賺?),再來是談判階段的策略與手腕(要拿什麼貨、不拿什麼貨?什麼可以不賺,但可以從別處賺回來?遇到有競爭者的時候該怎麼談?)以及長期布局(如何避免未來的競爭?),一套生意的每個環節都能兼顧到。

主管要多注意那些掌握生意訣竅的人才,因為我們不一定有他們懂特定生意怎麼做、怎麼獲利,當然這跟運氣、機運有一點關係,但也不全然,因為不是每一個人都懂得把握時機,唯有懂生意的人,才能有這種運氣,我們要緊緊跟隨,不斷跟他們學習與交流。

主管可以觀察部屬開發的商品/生意上架後的流量來源,如果自帶流量的比例很高,自然流量的絕對數字也高,那麼該產品負責人就可以列入人才觀察名單,往往他們後續開發出來的商品或是生意也都是這樣,如果你們的行業不是電商、或是沒有嚴謹的數據追蹤,那麼也可以看行銷花費,如果產品都要靠廣告、行銷費去推動,基本上在行銷費用上就會看出明顯差異。

延伸閱讀:拉下臉道歉,員工竟為此感謝我!犯錯時怎樣處理,才能贏得員工更多尊重?

3.從既有資源中槓桿,是最聰明的人

工作上看過太多例子都是透過既有資產來槓桿出生意,既有資源不一定是有形資產,也有可能是無形資產。例如透過舊客戶滾出新生意、透過公司口碑來建立新的關係而後變現、透過行銷創意的優勢能力得到好商品、與既有的外部夥伴結盟而切入新生意的賽道等等。

相反地,要重新投入資源才能滾出新生意,那就是一切都從零打拼起,浪費了組織本身的優勢能力與既有資源,也沒有全局觀,當資源有限時,甚至要面臨內部競爭。

懂得用既有資源槓桿出新生意的人才,他們不僅可以贏在起跑點,也可以避開你爭我奪的資源競爭,別人的貨底(編註:賣剩下的貨品)或許是你的帶路雞,這在零售與電商產業開啟合作時很常見。在旅遊業、電商生意上,我也觀察不少業務都有這樣的敏銳度,而且對自身資源的掌握度與運用時機,都有自己的一套邏輯思維。

人才很好觀察,看他們做生意/選擇生意戰場的邏輯思維與方法,還有數據報表,其實不用問就知道,他們往往在做生意的時候都會動用舊資源,不管是會員、外部夥伴、內部夥伴,也會做非常多的資料分析,跟憑直覺、靠運氣的業務很不一樣。

以上三種人才的日常觀察分享給身為主管的你,除了看每日業績達成率,還有這些地方可以留意,抓到機會就多多向這樣的人才學習喔!

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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