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如何避免中階主管流失或人才斷層?專家:除了減輕行政負擔,更要為他們做這件事!

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在台灣的中型製造業中,中階主管長期喪失自主權,可能是最關鍵的議題。製造業強烈的上下階層制度,使中階主管要能帶著下屬挑戰一個個高層交辦的任務,同時也要為了組織秩序,承擔一些不必要的行政任務,以及無數不知為何而開的會議。

最近承接企業內訓案,接二連三遇到人力資源主管苦惱著說:「中階主管斷層了,公司想動卻動不起來。」

延伸閱讀:組織裡最悲慘的人!為何現在是「中階主管」最難當的時代?

中階主管的角色轉變:是凝聚組織,還是拖累組織?

在組織調整策略時,中階主管是不可或缺的一部分,但相對地,他的責任與負擔會突然增加。一方面,高階主管會急切要求中階主管換腦袋、執行新策略;另一方面,中階主管發現手上那套激勵與勸導,對年輕員工沒那麼有效,也讓他們手足無措。

「中階主管」(middle managers)是企業位於高階和基層員工之間的管理層,他們是凝聚組織的黏合劑:理解基層員工需求,也與高階主管保持良好溝通,傳遞訊息並調解衝突。更重要的是,他們負責將高層的策略目標轉為具體的行動計畫。

對於實現組織目標如此重要的中階主管,卻從 1990 年代組織再造風潮開始,被視為「拉低效率、拖累組織」的一群人。到了最近,由下至上的敏捷管理模式,以及人工智慧、機器學習的興起,讓中階主管的價值貢獻不斷受到挑戰。

要解決這個問題,必須重新看待中階主管。

首先,中階主管的創業家精神,其實是帶動成長、轉型的關鍵。以英特爾(Intel)在 1980 年代策略性退出 DRAM(動態隨機存取記憶體)市場為例,學者羅柏特.伯格曼(Burgelman Robert)發現,當時 Intel 高層其實舉旗不定,但中階主管早已投入 CPU 的研發與生產。也就是說,中階主管的作為,其實為高階管理者提供了可追求的策略機會。

減輕行政負擔、提供培訓,讓主管投入人才管理

如今,台灣製造業面臨巨大的轉型壓力,數位化、少子化、地緣政治等因素,都使得由上而下的高度控制模式日益吃力。釋放更多中階主管的自主行為,有其必要性。但專注於中階主管培訓的薩西拉.杰瑟(Zahira Jaser)教授指出,賦能中階主管,不是一味加重負擔,公司必須減輕其行政負擔,並加以培訓。她認為,組織存在 4 類領導者,各需要組織提供不同的支持:

1.雙面神(janus): 同時關注上下階層的需求和擔憂,例如,邀請老闆參與他與下屬的會議,以此拉平階層距離。

2.中介人(broker): 這類領導者能化解衝突,促進上下之間的對話。例如,安排高階主管與下屬見面,讓雙方都能表達觀點。

3.傳音者(conduit): 這種領導者勇於向上層傳達下層的聲音和觀點,組織需要有心理安全感,才能鼓勵下層發聲。

4.走鋼索者(tightrope walker): 能在上下層中保持批判思考,審視雙方的利弊得失。比方說,在引進的新制度時,可以歸納雙方需求,明確指出困境並尋求解方。組織應提供中階主管們一個安全的思考空間,讓他們能與同儕討論對上層政策的反饋。

0274類中階主管,組織如何培訓?
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延伸閱讀:中階主管 5 堂課:如何讓主管信任你,部屬也信服你?「用力過猛」給我的慘痛啟示

任何的改革,只將中階主管當苦力使喚,他們將流失至有更好職涯發展制度的大型企業,或拒絕承擔更多的責任。高階主管必須意識到公司結構可能是讓全體陷於行動遲緩的罪魁禍首,組織應該透過獎勵與升遷,讓中階主管著重於人才管理,才能發揮他們的最大價值。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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