成功 Success > 成功習慣
feature picture
經理人

聊天時,別把手機放桌上!就算不接電話、回訊息,還是要這樣做的原因是…

黃昭瑛
2024-01-25
黃昭瑛
已完成
已取消
分享
收藏
已完成
已取消

「你要接嗎?沒關係的。」對話到一半,好友的手機螢幕亮起,有一通靜音的來電。

「不重要,不用接,我晚點再回就好。」好友瞄了一眼手機螢幕的來電對象後回答我,專注力立刻回到我們的對話上,還補了一句:「你請繼續說,不好意思。」

我呆了幾秒鐘回他:「剛才是你說到一半,說到你目前的組織管理問題,還沒講完。」

「啊,抱歉,對,我剛講到一半,是說到我們的組織斷層問題對吧?」好友停下來回想了一下,繼續完成他未說完的內容。

以上的場景是否常出現在你身邊的對話之中?別懷疑,人的專注力就是那麼容易被 Apple Watch、手機推播通知的震動聲或光線等影響而分心,而那些分心會讓你很難一時間再回到本來的對話裡,連剛才講到哪了都會忘記,偶爾還需要對方提醒呢。

再者,聊天時即便你很專心,但坐在你對面的朋友,還是可以輕易的看到你的手機有來電、手錶上有新訊息的亮光,這也會影響你談話對象的專注力,造成雙方的對話品質下降。

為了避免這樣的干擾,最好的辦法其實是在每一次會議、重要對話時,關閉 App 通知、收起手機,不要把手機放在桌上或是視線可及的地方,也別以為關靜音就沒事,震動和閃一下螢幕都是干擾。

延伸閱讀:碰到大老闆、業界大前輩,該如何透過聊天拉近距離,留下好印象?

無法維持有品質的對話,是身不由己、還是你默許的?

你可能會問,那如果有重要的事要聯絡怎麼辦?真有突發重要事件要聯繫,可以預先跟對方致歉與說明。例如:「抱歉,我本來已經排開會議的了,但剛才老闆突然說找不到一個檔案,我剛才已傳給他了。如果等等談話中,老闆看了檔案有什麼問題,可能會需要詢問我,真的很抱歉。」

如果這樣的突發事件常有,那麼也是一個需要省思的問題:第一,你是不是公、私事行程安排得太滿?所以老是只能在會議中、談話時,處理其他待辦事務或回覆訊息?

其次,常時間沒有餘裕好好對話,聊天品質當然會受影響,而且無法去處理太多突發的事件。只要發現自己一周出現幾次這樣的情況,那麼第一優先要做的事,應該是調整並重新安排行程。

人在、心不在的聊天談話,往往是人際關係中的扣分。人家說見面三分情,但經歷一次又一次這種倍受干擾的談話,久了對方也會思考,是否還要把自己的行程排開,留下時間給你呢?為了讓自己和對方享受每一次的對話與交流,這些小細節還是需要多多留意的。

延伸閱讀:怎麼聊天才「有來有往」?不想當句點王,靠 3 招侃侃而談

營造有品質的對話,不能忽略的小細節

時間點 聊天前 聊天當下
可能出現的干擾 手機、穿戴式裝置的震動聲或光線 與正在處理的重要事件相關的來電或訊息
建議作法 1.關閉手機的來電/App推播通知,避免放在視線可及處。
2.關閉Apple Watch等智慧手錶的推播通知。
1.談話前先聯繫重要事件的關係人(例如:家人、老闆或是孩子的學校老師等),告知待會無法接電話、多久之後才方便談,可以提前溝通或取得最新資訊,以便談話時可以專注不受干擾,同時又不錯過重要通知。
2.事先跟談話對象道歉,並告知在等一個重要電話或訊息。

背後的省察:

  1. 談話對象也是特意抽出時間與自己交流,如果自己無法專注在談話裡,那麼是否還需要安排這樣的談話?還是先處理手上其他要務?
  2. 若發現自己一周內好幾度因看訊息、回電話而中斷對話,應該思考是不是行程排太多?是否要重新規畫,才有餘裕應付突發狀況?
繼續閱讀 人際溝通
相關文章
feature picture
擁樂commeet

一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
分享
收藏
已完成
已取消

缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

擁樂commeet
擁樂commeet

COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

會員專區

使用會員功能前,請先登入

  • 台灣首款對話式 AI 職場教練,一次提升領導力
  • 會員專享每日運勢、名人金句抽籤
  • 收藏文章、追蹤作者,享受個人化學習頁面
  • 定向學習!20 大關鍵字,開放自選、訂閱
  • 解鎖下載專區!10+ 會員專刊一次載
追蹤我們