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無法說服他人,問題不在「人微言輕」!一個能力的好壞,決定你說話的份量

黃昭瑛
2024-04-02
黃昭瑛
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「我就人微言輕不是個咖啊,講話沒人要聽。」

小美在公司營業單位任職,算是第一線的資深同仁,她常感到滿肚子委屈,因為公司產品很爛、比不上競品,系統常出狀況,害她被客人洗臉,每周上班日雖然只有五天,但常常周末還要為客戶排除系統問題,連假日也壓力超大。

「妳有跟公司產品部門建議過要改善嗎?」我問她。

「有啊,那些客訴跟抱怨、每周末出包的救火隊任務,產品部門都嘛知道,主管也在群組裡啊,而且我們定期都有產品會議,我反映客戶的抱怨那麼久了,也沒有個進展。」小美回答。

小美的情況其實很普遍,在公司資源有限,許多各項目都需要改善時,那些客訴、障礙排除、產品會議的記錄,如果每一項都要排進產品開發或升級的排程裡,或許再多人力都不夠用。

想要推進手上的產品,重點是要能有自己的觀點,而且言之有物,讓人隨著你的觀點把產品改正後,可以看到業務突破,那就叫做「信用」。經歷幾次後,你的話就有人要聽了,所以重點不在說服技巧、不在人微言輕,而在於觀點獨到又有信用。

延伸閱讀:想要「講重點」該怎麼做?3 個溝通祕技,讓你開口專業又有力

「表達觀點」跟抱怨的不同

什麼是觀點?例如:先改善什麼項目才是重要的? 為什麼是這一項而不是其他項?這個項目的做與不做,以小美的經驗來說,差別是什麼?

這就是小美該表達的個人觀點,此時完全不需要提及:

「因為 A 客戶說這個功能很重要,沒有的話,他不續約,要終止合作。」
「因為競品有這個功能。」
「客人抱怨很多,我們客訴處理不完,再不改我們都沒時間做業績了,都在處理客訴」

以上 3 段會議中常出現的業務回報狀況,不叫做觀點,叫做事實。而解釋為何要關注哪些事實,才是有價值的觀點。

常見的產品或營運改善會議都是抱怨大會、業務或客服抒發大會,那是因為第一線人員沒有培養自己的觀點力,而後勤或研發人員距離市場、客戶太遠,總是要用猜的,才知道什麼該先做、什麼可以先緩一緩。

以小美的例子,不妨改為這樣表達觀點:

「先把產品的後台界面改好,因為客戶目前都是交給工讀生操作後台,但是第一線缺人很嚴重、人員流動快,如果後台功能太複雜,沒有一看就懂的用字、清楚又簡單的使用界面,會導致工讀生按錯,現場沒人可以排除的話,會造成客戶的困擾。」

去除雜訊,才能好好呈現觀點

小美可以依照目前的產品開發人力,明確的表達自己對行業、客戶第一線使用狀況的觀察,並且刪除「雜訊」。雜訊就是抱怨、負面情緒,還有各種對溝通沒有加分的事實,例如客訴 18 件、競品功能落差 20 件等。

在提出事實後,加入自己的理解與判斷,給予明確且可行的建議,才是有價值的觀點。看到這裡,回想一下前文提及的抱怨大會,是不是落差很大?

延伸閱讀:越緊張,越要開口發言!3 個說話技巧,成為表達觀點的高手

培養觀點力、累積信用,別人不聽你的也難

若小美的觀點被採納,客戶使用的後台介面改善後,下一步可以進行客戶的意見訪談,甚至去現場看一次客戶實際的使用狀況。若的確有解決問題,就要回報給公司內部。然後按照自己的觀察,提出下一個該改善的項目。

這樣下去,就能逐漸培養個人信用,未來有資源時,大家一定比較願意聽小美的,甚至還會私下問小美:我手上任務一堆,根本做不完,以你的經驗來看,你覺得哪一個可以先緩緩?哪一個很重要?

無法說服他人怎麼辦?培養觀點永遠是第一步,再來是維持信用。絕對不要把時間先拿去培養說服力,當你的觀點與判斷力都不明確時,沒有辦法說服別人是很正常的,叫老闆來替你出頭也沒有用的,那反而會是公司的災難。

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別再當救火隊長!掌握交辦與追蹤 6 技巧,拒絕「自己做到死」、讓部屬自動交出好成果

2026-05-25 整理‧撰文 / 陳清稱
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部門會議上,業務經理交辦了一項工作給部屬,部屬問:「這項工作什麼時候要完成?」經理答:「愈快愈好!」多數主管對於工作期限該如何制定,經常只是隨口敷衍部屬,事前既沒有自行評估設想,過程中也不曾追蹤詢問提供協助,結果當然不如預期。

主管該如何精確估算部屬工作所需時間?《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹提出制定工作期限的 3 項要領:

延伸閱讀:派任務給部屬,多久追蹤一次才好?一張圖,秒懂優秀主管的領導哲學

主管交辦工作前,3 原則估算完成時間

首先,主管可根據過去經驗推算,預估完成類似工作所需時間;若是遇上沒有相關經驗時,可以詢問有經驗者的意見,判斷可能需要的時間。

其次,判斷該項工作時間是可變動的,還是固定的。判斷的標準在於,事先確認有哪些可運用的資源(人力、物力、財力),比如說,有些工作可藉由追加人手或外包,來縮短工作時間,但也有些工作完全無法假手他人,則需安排更多時間,確定能夠及時達成目標。

最後,每項工作都要預留緩衝時間,以因應臨時的變化,若是共事的成員或利害關係人比較多的工作,必須保留更多緩衝時間,讓負責的部屬有時間進行溝通,加強團隊合作。主管了解完成一件工作需要花多久的時間,就可避免對部屬提出不可能的要求,或是制定出過於鬆散的完成期限。

主管交辦工作後,3 技巧追蹤工作進度

在設定部屬完成工作的時間後,主管可運用以下 3 項技巧,設定工作期限,有效追蹤進度。

1.一天一次、一周一次,定期溝通:《交辦的技術》作者小倉廣建議,可採取「一天一次、一周一次」定期溝通模式。一天一次追蹤時,可由部屬主動提出日報表與團隊分享,避免一天到晚追問,造成雙方關係緊張;等到一周一次的定期面談時,再與部屬進行一對一深入討論。

2.把大任務拆成小任務,設立中程期限: 遇到龐雜的大任務時,主管必須帶領部屬將大任務分解成幾項小任務,從旁提點部屬簡化複雜工作的技巧。例如,將業務流程大任務分解成整理業務、製作業務流程圖、編寫公式化手冊等小型任務,再針對各項小任務設定完成期限。

3.依照部屬的能力與成熟度,決定討論工作的方式: 對於能力成熟的部屬,採取放任形式;對於能力尚未成熟的部屬,從旁給予強烈的指示;對於有能力但動力不足的部屬,則要加強精神上的鼓舞;對於有熱忱卻能力不足的部屬,就必須多給予工作上的指示。

延伸閱讀:交辦工作要衡量員工抗壓性!心理學研究:視情況調整管理方式,才能真正提高效率

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資料來源 / 《交辦的技術》,大樂文化

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