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無法說服他人,問題不在「人微言輕」!一個能力的好壞,決定你說話的份量

黃昭瑛
2024-04-02
黃昭瑛
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「我就人微言輕不是個咖啊,講話沒人要聽。」

小美在公司營業單位任職,算是第一線的資深同仁,她常感到滿肚子委屈,因為公司產品很爛、比不上競品,系統常出狀況,害她被客人洗臉,每周上班日雖然只有五天,但常常周末還要為客戶排除系統問題,連假日也壓力超大。

「妳有跟公司產品部門建議過要改善嗎?」我問她。

「有啊,那些客訴跟抱怨、每周末出包的救火隊任務,產品部門都嘛知道,主管也在群組裡啊,而且我們定期都有產品會議,我反映客戶的抱怨那麼久了,也沒有個進展。」小美回答。

小美的情況其實很普遍,在公司資源有限,許多各項目都需要改善時,那些客訴、障礙排除、產品會議的記錄,如果每一項都要排進產品開發或升級的排程裡,或許再多人力都不夠用。

想要推進手上的產品,重點是要能有自己的觀點,而且言之有物,讓人隨著你的觀點把產品改正後,可以看到業務突破,那就叫做「信用」。經歷幾次後,你的話就有人要聽了,所以重點不在說服技巧、不在人微言輕,而在於觀點獨到又有信用。

延伸閱讀:想要「講重點」該怎麼做?3 個溝通祕技,讓你開口專業又有力

「表達觀點」跟抱怨的不同

什麼是觀點?例如:先改善什麼項目才是重要的? 為什麼是這一項而不是其他項?這個項目的做與不做,以小美的經驗來說,差別是什麼?

這就是小美該表達的個人觀點,此時完全不需要提及:

「因為 A 客戶說這個功能很重要,沒有的話,他不續約,要終止合作。」
「因為競品有這個功能。」
「客人抱怨很多,我們客訴處理不完,再不改我們都沒時間做業績了,都在處理客訴」

以上 3 段會議中常出現的業務回報狀況,不叫做觀點,叫做事實。而解釋為何要關注哪些事實,才是有價值的觀點。

常見的產品或營運改善會議都是抱怨大會、業務或客服抒發大會,那是因為第一線人員沒有培養自己的觀點力,而後勤或研發人員距離市場、客戶太遠,總是要用猜的,才知道什麼該先做、什麼可以先緩一緩。

以小美的例子,不妨改為這樣表達觀點:

「先把產品的後台界面改好,因為客戶目前都是交給工讀生操作後台,但是第一線缺人很嚴重、人員流動快,如果後台功能太複雜,沒有一看就懂的用字、清楚又簡單的使用界面,會導致工讀生按錯,現場沒人可以排除的話,會造成客戶的困擾。」

去除雜訊,才能好好呈現觀點

小美可以依照目前的產品開發人力,明確的表達自己對行業、客戶第一線使用狀況的觀察,並且刪除「雜訊」。雜訊就是抱怨、負面情緒,還有各種對溝通沒有加分的事實,例如客訴 18 件、競品功能落差 20 件等。

在提出事實後,加入自己的理解與判斷,給予明確且可行的建議,才是有價值的觀點。看到這裡,回想一下前文提及的抱怨大會,是不是落差很大?

延伸閱讀:越緊張,越要開口發言!3 個說話技巧,成為表達觀點的高手

培養觀點力、累積信用,別人不聽你的也難

若小美的觀點被採納,客戶使用的後台介面改善後,下一步可以進行客戶的意見訪談,甚至去現場看一次客戶實際的使用狀況。若的確有解決問題,就要回報給公司內部。然後按照自己的觀察,提出下一個該改善的項目。

這樣下去,就能逐漸培養個人信用,未來有資源時,大家一定比較願意聽小美的,甚至還會私下問小美:我手上任務一堆,根本做不完,以你的經驗來看,你覺得哪一個可以先緩緩?哪一個很重要?

無法說服他人怎麼辦?培養觀點永遠是第一步,再來是維持信用。絕對不要把時間先拿去培養說服力,當你的觀點與判斷力都不明確時,沒有辦法說服別人是很正常的,叫老闆來替你出頭也沒有用的,那反而會是公司的災難。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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