每當同事提了一個企畫案來向我報告，我總是要他們把企畫書蓋起來不要看，然後用 3 分鐘把整個企畫案講清楚，如果他們能用簡單的語言，把複雜的計畫說明白，才合乎我的要求。
我一向要求所有同事，要把複雜的事情簡單化，將厚厚一疊企畫書，簡化成一張計畫表，然後用一句話把核心概念說清楚，要做到這樣，計畫才能有效執行，也才能成功。
這是我年輕時學到的經驗。當時我常被賦予複雜的任務，首先要把複雜的工作想清楚，於是把工作寫成複雜的企畫書，自以為已經想透澈了，卻時常在執行時不知從何下手。我就覺得這樣還不行，我必須設法把整個案子想透澈。
最後我得到結論：複雜的計畫不易執行，一定要把複雜的計畫簡化成簡單的概念和步驟，這樣才是把事情想透澈。
簡單的計畫要回答 3 個問題：我要做什麼事？為什麼要做這件事？以及做這件事的步驟。當我能清楚回答這 3 個問題，簡單的計畫就接近完成了。
回答完這 3 個問題後，我會整理簡化的關鍵步驟，用一張紙寫出整個計畫的重點摘要。
我習慣用九宮格來寫一頁計畫表。首先在紙上畫出井字，然後在最中心的方格中，寫上計畫名稱，以及為什麼要執行這個計畫，接著再往右開始，往下順時鐘方向寫下執行步驟，一直到寫滿整張紙為止，一頁計畫表就完成了。
然後要進行對外溝通。我會做一個 3～5 分鐘的電梯簡報，要求自己在幾分鐘內完整說明，讓別人能有效理解。
簡短的電梯簡報，要不急不徐地說明重點，讓閱聽受眾能清楚明瞭，並認同整個計畫。為了流暢地完成電梯簡報，我通常會私下演練幾次，直到完全熟練為止。
簡單計畫的最後一步，是用一句話說明它的核心，把整個計畫簡化到極致。如果一句話說不完，最多也不能超過 3 句，這也需要反覆修正，才能完成。
以上是我把複雜的事情簡單化的完整過程。其最大好處是，透過這個過程，把事情想透，也把步驟、流程徹底拆解，有助於有效執行。
想透之外，還要能說透。複雜的事情通常無法單獨完成，需要多人同心協力，因此需要溝通，有了簡單計畫，就容易說明白、有共識。
愈重要、愈偉大的事，一定要徹底簡化，每個人都要學會把複雜的事情簡單化。
