第一次帶部屬出國出差，老實說是個又期待又怕受傷害的時刻。出差這件事，看似光鮮亮麗，但其實背後有很多細節要注意，尤其是當部屬第一次要飛出去見世面的時候，要不是太緊張，就是太興奮。
前一陣子我們公司有大會，因要照顧的客戶人數較多，我便安排了團隊的新同學一起出差協助，當我告知他出差計畫時，我立刻可以感受到他的興奮，都不知道要鼓勵他，還是澆一下他冷水。
太緊張的部屬會把出差當期末考一樣準備。他們可能準備了一大堆材料，生怕自己漏掉任何細節。到了客戶面前，立刻拿出電腦一頁頁、深入細節地講，生怕自己漏掉任何資訊，結果填鴨式的呈現，不只把客戶壓得喘不過氣，還沒抓到客戶的需求。
太興奮的部屬則是另一種風險。他們的心思可能已經飛到了當地的美食和景點，出差要執行的工作項目反而變成了「附屬品」。要是這類部屬沒做好功課，到了現場手忙腳亂，不僅沒辦法專業應對，還可能讓整個行程變得狼狽不堪。
身為主管的你，要怎麼管理好部屬對出國出差的期待值呢？
1. 釐清目的：為什麼出差？
部屬出差前，請他們一定要了解這次差旅的的必要性和目標，包含客戶是誰？為什麼到訪？先掌握這些資訊，才能準備對方向。
員工第一次出國出差，最容易出現的問題就是「失焦」。要是沒搞清楚出差的目的，行程就容易變成觀光。
舉這次出差經驗而言，我家同學又興奮又緊張，結果準備了一堆大會介紹的資料，以為客戶會感興趣，結果忽略了客戶此行最主要的目的是「參訪＋旅遊」，反而沒準備旅遊景點、交通等資訊，導致這類行程成為大家的負擔。
2. 做好功課：了解當地文化和交通
不論去哪個國家，當地的文化背景都得先了解，像是商業禮儀、時間觀念，甚至是吃飯的習慣，還有交通方面的細節，例如從機場到客戶公司怎麼走？怎麼搭車？這些都得在出發前查清楚，別等到當天才手忙腳亂。
再以這次差旅為例，印尼客戶大多是穆斯林，不吃豬肉、不喝酒，而他們到訪的中國則是個豬肉美食勝地，若沒有我特別提醒這些資訊，餐廳基本上都安排有豬肉、豬油的菜色，晚宴也都會安排酒精類飲品，事先了解這些文化差異是重要的工作。
3. 適度遊覽：體驗當地文化
適時讓部屬體驗下當地文化，有助於部屬之後接待客戶時，在會議前後能有一些small talks（閒聊），同時也能促進客戶與我們的bonding（情感連結）。
這次帶新同學去中國，在大會開始前，我先帶他去繞了公司總部附近的景點，緩和一下他緊張的情緒。在晚餐時間，他問了我許多寺廟、文化、景點的相關問題，也走了趟附近的夜市，嘗了小吃。
沒想到這個無心舉動，反而讓他成為客戶的嚮導，順利讓他與客戶之間建立起良好的關係，最後還一起去做腳底按摩。
4. 追蹤成果：總結出差的產出結果
出差結束後，要讓部屬製作一份詳細的報告，總結這趟出差的結果，並且提出下一步的行動計畫。你可以和他們一起分析這次出差達成了哪些目標？哪些還有待加強？這樣不僅能讓部屬在下次出差時更有方向感，也能確保每一趟出差都能有所產出。
讓部屬有個成功的第一次出差經驗，真正的挑戰在於如何幫助他們找到正確的心態，做好足夠的準備，讓他們在國外不僅能有專業表現、有所成長，並帶回超出期待的產出。
