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業務、倉儲、法務樣樣精通的人才,不好嗎?論釐清工作「主」、「輔」的重要性

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日前,被恩師召喚去爬山,聽他述說人生歷練,其中一段是他曾被大陸知名學校看上,挖角開價讓人眼紅,是台灣薪資的數倍,除了包吃住外,高額的月薪、搬家費、返台探親費等,著實讓人眼紅。不過最終他考量了夫妻現有工作、子女教育環境、氣候太過寒凍等原因放棄,後來在台灣平安渡過疫情,至今仍在台灣學界保有一席之地。

突然想起多年不見的老友,日前噓寒問暖一番,他本是奉公守法的上班族,有妻有子有房有車,資產都在太太名下,堪稱新好男人。幾年前,他踏入股市,覺得賺錢快又輕鬆,大膽向銀行親友借錢,拉高本金,沒想到全賠,當他大徹大悟,決心計畫還款時,太太先一步要求切割,最終被淨身出戶。

可能是財務會計的背景,我看重「保本」,穩健為上,理財如此,工作也是。我從高中在食品工廠打零工,大學期間,高峰期同時兼 4 個家教,堪稱搶錢一族,認真工作賺到的錢,將累計的閒錢,做點理財,就算虧了,頂多傷心,不致於傷身。

延伸閱讀:沒帶「使命感」工作,可能只是行屍走肉!領導學專家:迷惘時,反思5件事就能找回方向

工作上,分內事是「主」,主業站穩才能跨部門

工作上,在每個職位,先顧好本分,我常說,我都撿別人不做的雜事來做,其實,此舉讓我有機會往外延伸,因為都是處理別人不願意碰的事,也就不會有同儕間取代或踩線的糾紛。「主」和「輔」,我從不會混淆,如薪資,主用於生活,輔用於理財。在職場,主要做好分內工作,輔是處理周邊事務。我常警惕自己,千萬不要為了「輔」而放棄「主」,哪怕次要收入或利益超過了主要收入,因為次要收入可能要靠主要收入支撐,沒有了主要收入,恐怕次要收入也難保。

日前與職場前輩吃飯,為了企業轉型,他找來了一個相對年輕的產品主管,期待在產品的開發裡,能起些化學變化,這產品主管有理想、抱負,積極不在話下,但比較特別的是,他也涉足業務、倉儲、資訊、人資、財會、法務,好似什麼都懂。前輩笑著說「我覺得企業的損益表,包括收入、成本、費用,他全包了。」我還搭著說「幸好他留了損益表裡的所得稅,讓我這種財會人員去費心。」

前輩沒阻止年輕主管「全包」的熱情,搞得其他部門主管不爽,認為產品主管就是老闆的分身,不過,久而久之,這產品主管沾沾各部門之後,最終也沒做出什麼大事,搞得其他主管就隨他去,反正不干我的事。這時反而前輩開始擔憂,持續追蹤產品部門進度,得到的卻是「這個沒法動、那個沒法改」,還是在原地踏步。我點出,這產品主管的「主」業,理應是產品開發,他應該要先專注在產品部門的改革,積極做出些成果,有餘力時方去「輔」沾別部門的工作。

延伸閱讀:能力好卻愛擺爛的老鳥,怎麼帶?3 招治本,讓員工自己動起來

副業收入可觀該放棄正職嗎?莫忘機會可能來自主業搭橋

再舉個例子,我培養兒子從小學習音樂,最初的音樂老師是知名樂團的成員,隔了幾年,有一天和老師閒聊時,他說他把樂團的工作給辭了,因為他算過,全台走透透的教學鐘點費,加總起來遠高於樂團薪資,我跟他說萬萬不可,要有遠見,但他卻回不去了。又隔了幾年,音樂老師突然請我幫他介紹學生,因為學生會長大成年、台灣少子化,再加上沒有知名樂團的光環,他的收入大不如前。

我所認定的「主」是知名樂團的成員,那怕薪資不高,但有光環和名氣;而「輔」是家教,「輔」之所以能成就,是因為有「主」的光環,可以用名氣持續招攬新學生。

我一直堅持的「保本」,首先,千萬別貪,以「主」為本,先把「主」這隻腳給站穩了,如T型人,再延伸出「輔」這另一隻腳,成了π型人,當然,若有適當時機,大可跨部門、跨領域,形成一張三隻腳的凳子,你便可以安穩地坐在上面發揮所長了。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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