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你的公司是從根本解決問題,還是只緩解症狀?

王怡淳
2025-02-06
王怡淳
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在從事培訓顧問業的初期,前輩曾經提醒我:「與企業進行需求訪談時,千萬不要談到文化、制度或觀念,這些話題沒人感興趣,你的課程會很難賣!」當時我半信半疑。

經過這 6 年的經歷,我發現一個有趣的現象,當我談論組織策略創新時,企業的董事長、總經理,甚至特助,通常對此表現出濃厚的興趣,會在現場提問並分享關於文化和制度的問題。而負責培訓的HR人員對這些討論則較少參與。

最近我體檢時發現自己有膽結石,醫生告訴我:「目前沒有明顯的症狀,比如腹痛、噁心或嘔吐,可以觀察一段時間。但如果出現上述症狀,就必須考慮切除膽囊。」

我問醫生,為什麼不直接取出膽結石就好,而是要切除膽囊?醫生說因為膽囊的功能已經受損,即使把舊石頭拿掉,新的石頭還會再長出來。

延伸閱讀:危機處理需要「刻意練習」!3 要素建立能靈活拆解問題的團隊

在沒有明顯症狀的情況下,我選擇與輕微的疼痛共存,如果情況變得更嚴重,才會進行手術。將這種做法放到經營管理上,讓我想到很多時候,企業沒有深入思考組織環境是否已經出現損壞。

我發現,能承認組織問題的企業並不多,願意從根源上進行修復的企業更是寥寥無幾。相反地,許多企業選擇透過長期的培訓來「壓制」組織的痛點。雖然有些人會認為這是在「解決」問題,但我認為,這更像是「緩解」,問題依然存在,未來仍可能再次冒出來。

組織文化的問題,不能靠員工培訓解決

因此,我們應該思考:組織的痛點,是來自於大腦中樞的問題,還是來自神經末梢的問題?

舉個例子,某電子大廠的HR提出培訓需求,希望幫助中階主管在執行企業目標的過程中,能更好地帶領團隊,特別是在面對同仁的抵抗時,能轉化思維並加強溝通技巧。

但為什麼中階主管是「接到」企業訂定的目標,而不是參與制定過程?如果他們自己都不認同這些目標,怎麼可能鼓勵團隊積極推動?所以,要求他們加強溝通技巧並解決同仁的抵抗,這樣的期待是不現實的。

治本的解決方法,應該是在目標設定的過程中,考量到是否有凝聚團隊的共識?是否提供足夠的激勵和動力,讓每個人都能積極參與並認同目標?

很多企業因為不了解真正的問題出在哪裡,也因此無法對症下藥,常常陷入「頭痛醫頭、腳痛醫腳」的窘境,結果痛點依然未解決。

延伸閱讀:薪水好薄,要怎麼對抗通膨?比起積極投資,更該累積「這種資本」

《哈佛商業評論》指出,公司訓練員工的投資報酬率很差,為什麼?組織往往把改變和培養的焦點放在個人,但實際上組織表現和績效的問題,來自於設計和管理不良的系統!因此先改變組織,再訓練個人,才是較有效的觀點。

彼得.杜拉克(Peter Drucker)曾說過:「文化把策略當早餐吃掉了。(Culture eats strategy for breakfast.)」企業的文化,往往最能影響營運策略的實施成效。年初,很多企業忙於進行策略規畫與共識營,但是否有花時間來檢視組織系統,或了解組織的運作是否暢通?有時候,問題並非來自於主管或員工的專業能力,而是整個組織系統的運作出了問題。

管理者不妨自問:我們的組織文化、制度乃至觀念,是否與時俱進?

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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