職場上很多紛爭的根源，是沒有清楚「辨識問題」。假設某件事不是問題，你認為它是問題，還花心力去解決，那不就徒勞無功？相反地，如果它是問題，而你卻認為不是問題，一旦釀成大禍，這時再來解決可能就來不及了。
又或者，你認為是問題，但是你的主管認為不是問題的話，那這個時候大家可能就吵來吵去，很多情緒化的反應都出來了，造成兩敗俱傷。由此可見，辨識問題是多麼重要的事情！因次這一次，我們就來探討「如何辨識問題」。
團隊業績差、會議冗長是問題嗎？透過「AIG 法」一眼看出！
我在上課時常說：「如果問題無法量化，就無法解決。」這句話的含義是，在職場上討論問題時，如果只用形容詞來描述，例如「會議沒效率」、「提案不夠大膽」，往往無法讓同事或主管明確理解問題所在，也就難以找到解決方案。因此，辨識問題的第一步就是要讓問題量化。
以「會議沒效率」為例，要將其量化，首先要找到可衡量指標。在這個案例中，可衡量指標是會議時間，接著再使用「 AIG 法 」來辨識問題：
- 指標：會議時間
- A（Actual）現況：實際開會時間4 小時
- I（Ideal）理想或目標：2 小時
- G（Gap）差距：即 2 小時
透過 AIG 法，你就會知道會議沒效率確實是一個問題。透過量化，能讓溝通變得更加清晰，也更容易理解問題的程度和改善的方向。
再舉兩個例子：
例 1：銷售業績不好是問題嗎？
- 指標：業績數字
- A（Actual）現況：年營業額 1000 萬元
- I（Ideal）目標：年營業額 800 萬元
- G（Gap）差距：超達標 200 萬元
從 AIG 法得知，銷售業績不好的問題並不存在，因為現況年營業額有達成目標。
例 2：公司員工離職率太高是問題嗎？
- 指標：離職率百分比
- A（Actual）現況：15%
- I（Ideal）目標：10%
- G（Gap）差距：5%
由此可見，公司員工離職率太高是問題，因為現況員工離職率大於所公司所設定的目標。
職場上有些問題無法量化時，怎麼辦？
但是在職場上是否有些問題無法量化呢？我就遇過有些上課的學員發問：「我遇到的問題根本無法量化，怎麼辦？」例如：「我的自信心不夠」、「跨部門溝通不良」或者是「我的老闆不好溝通」等等，這些問題似乎難以量化。這個時候怎麼辦呢？
根據我個人的經驗， 多數問題都是有機會量化的 ，只是大家比較不習慣找出問題的衡量指標。我也建議大家盡量養成「問題可以量化」的思維，這在你的工作上會有極大的幫助。當然也可能會遇到真的無法量化的問題，但畢竟是少數。
接下來我就分享這十幾年來，在企業授課跟輔導國際 PJ 法，針對無法量化的問題，我的 4 個應對方法：
方法 1：尋找可衡量指標
其實 90% 以上的問題都是可以量化的，只要找到可衡量指標。
例如「我與主管經常吵架」，就可以用吵架次數來衡量。假如現況是每月 10 次，而理想狀況設定為每月 2 次，那麼我與主管經常吵架便是個問題。
方法 2：使用量表來衡量問題
對於像「我很沒自信」這樣的問題，就可以設計 1～5 分的量表，並為每個分數定義明確的行為表現，透過該量表來衡量問題。
例如現況是 2（每次上台報告都很緊張，而且講話都吞吞吐吐的），目標是 4（上台不緊張，講話鏗鏘有力）。
方法 3：轉向問題的場景，並尋找可衡量指標
可以將難以量化的問題轉換成真實的場景，並從該場景尋找可衡量指標。
例如「我很沒自信」可以轉向為「我上台報告時很緊張」，因此可以得出緊張次數這個衡量指標，好比現況是每次報告都緊張，目標則是每三次報告只緊張一次。
方法 4：尋找問題背後的核心問題
有些無法量化的問題可能只是表象，需要找出背後的核心問題，應該就有機會找到可衡量指標。
例如「跨部門溝通不良」，可能是始於供應商材料不良率過高，所以品管部門就召開跨部門會議，結果就產生跨部門溝通的磨擦。因此「跨部門溝通不良」的核心問題，就是「供應商材料不良率過高」，那衡量指標就是不良率。
辨識問題是解決問題的關鍵一步，只用文字或形容詞進行溝通，是無法讓人信服的。當你遇到無法量化的問題時，活用以上 4 個方法，相信大部分的問題都不再抽象，而是有量化的衡量指標跟數字。
