在會議上,有時會出現高層或年長者獨占發言權的情況,其他人只是在底下做記錄,悄悄地察言觀色?試著用這 4 個方法,讓會議不再窒礙難行!
Monday blue 是許多人的常態。有鑑於此,萊雅管理層從巴黎總部決定,以周一上午不排大型會議為共識,讓大家可以利用該時段做一周計畫。
今年一項職場調查指出,超過9成的工作者表示經歷過「會議宿醉」,過半的人更認為工作流程和生產力被拖累。
研究顯示,全球每天有高達 2 到 5 億場的一對一會議!組織心理學家史蒂文.羅吉伯格博士的 20 多年經驗建議,先從讚美部屬開始吧!
一般公司都會要求製作會議報告的人,必須先向其他出席成員說明議案的概要。但亞馬遜不採取這個做法,而是各自默讀眼前預先準備好的會議報告。
開會時雖然討論得很熱烈,卻常常沒有結論?《討論的技術》作者中原淳指出,雖然對話很重要,但沒有在當下做出決定、付出實踐,就會喪失對話的意義;這時決策者應引導成員「還剩30分鐘可以討論,之後要用某種形式做決定。」不過,決策方法也不能馬虎,如果使用簡單多數決,有時候會難以反映他人意見。要怎樣才能讓會議做出正確決策?
當會議氣氛沉重,議程毫無進展時,你想試圖改變氣氛,又不希望發言太尷尬、引人側目,應該怎麼做呢?
想讓工作時間發揮出最大的工作效益,最關鍵的就是「開會」。就算其他工作做得再有效率,若被迫得連續參加幾個冗長會議,一天的時間很快就過了。
當大家坐在會議桌前,各自忙碌而不積極提供回饋時,不妨換個方式帶著團隊走一走,開一場「步行會議」,許多創新的想法可能就會在這樣的步行中誕生。
太多會議給人的感覺都是「先開再說」,但大多拖拖拉拉,沒完沒了,想要改變這種情況,不想再開冗長無效會議的話,請務必注意以下兩點:
輝達執行長黃仁勳透露,儘管他直接管理 55 名下屬,但他不願意與他們頻繁地交流,也不會與他們中的任何人進行一對一的會議,除非真的有必要。
美國心理學家曾提出會議座位安排的三項心理機制。座位的安排會決定會議或談判的氣氛,也可以刻意營造出氣氛。想說服人時,這麼「坐」就對了:
工作中的會議場景,雖然很多人與會,卻未必能做到集思廣益,可能是因為「權威偏誤」,也就是領導者或權威的意見太強大,壓抑其他成員表達意見的空間。
每次公司會議一開就是好幾個小時,永遠開不完,原因出在沒有妥善運用數字,將報告從數量的角度切入,進行「量化」分析,能得出客觀結論,有效縮短會議時間。
很多上班族對工作的不滿之一,就是「開太多沒有意義的會」。樂天集團社長三木谷浩史卻將兩小時的會議,縮短為 12 分鐘,他怎麼做到的?
想鼓勵團隊成員在會議中發言,但提問總是無人應答?有可能是你的問題太空泛了!4 個原則改變提問方式,激發同仁勇敢提出意見,討論更有效率。
開會時想問問題,但總怕製造衝突、或顯得自己很笨?其實當你有聽不懂的地方時,會議中的其他人也可能聽不懂,用這個方法提問,就不怕演變成爭論!
同事意見相左時,如果只是爭論誰對誰錯,很容易從討論演變成爭執。其實,很多想法都是具有共通性的,把大家的意見攤開,進行歸納分組,就能凝聚共同目標。
工作上總有很多會要開?各式各樣的應酬、聚會不斷消耗你的精力?人們終其一生都在聚會,怎樣讓會議和聚會成為有意義、有收穫的時間?先用一張表思考開會的目的:
你不需要是上司才能領導別人,以及你不一定需要被邀請才能做大事。如果等待別人來發現你或邀請你參與,你會錯過多少機會?
會議中最常見到的報告方式就是條列式的 PPT 簡報,但在亞馬遜,厭惡浪費時間的貝佐斯認為,簡報反而降低開會效率,規定團隊必須以文章形式撰寫報告。
亞馬遜開會的方法可以協助你提高會議生產性。為了有效率地做出高品質決策、不浪費時間,主管可以用這3個方式來引導討論。
麥肯錫發現,80% 高階經理人都想調整會議結構與方式。而提高會議效率的有效方式,首先是區分出 3 種「會議目的」,再分別對症下藥:
蘋果創辦人賈伯斯提供三個讓團隊會議更有效率的方法:會議人數限制;會議主題明確、討論不超過三題;會議簡短扼要、不超過30分鐘。