面對表現不佳的員工，若無法直接開除，主管應將重點從「懲罰」轉向「系統性改善」。根據《經理人》整理的觀點，績效管理不應只是年度的歷史回顧，而應轉化為「動態的即時回饋系統」，透過日常的溝通與調整，讓員工清楚知道落差在哪裡，並給予具體的修正指引。[6]
釐清問題根源：是能力問題還是系統問題
在指責員工之前，主管應先審視是否為工作流程或環境導致績效不彰。以星巴克的案例為例，當員工總是記錯訂單時，主管並非直接開除，而是透過優化 SOP 來解決問題。這顯示了當員工表現不佳時，主管應先檢視工作環境是否提供了足夠的輔助工具與清晰的標準，而非單純歸咎於員工個人。[5][7]
執行績效改善計畫 (PIP) 的關鍵策略
若決定給予員工改善機會，必須透過明確的機制來執行，而非模糊的口頭提醒：
- 設定具體且可衡量的目標：主管應與員工共同制定績效改善計畫（PIP），明確列出需要改進的項目、預期達到的標準，以及考核的時間點。這能確保雙方對「不勝任」的定義達成共識，並留下書面紀錄，作為後續管理或法律上的依據。[1][2]
- 提供即時且具建設性的回饋：在給予差評時，應避免情緒化的指責。主管可以採取「我訊息」的方式，聚焦於行為對團隊造成的影響，並詢問員工「我能提供什麼協助來幫助你達成目標」，將對話轉化為共同解決問題的合作關係。[3]
- 區分指導與懲罰的時機：主管需明確區分績效面談的性質。若員工有潛力，應投入資源進行指導與培訓；若已經過多次輔導仍無改善，則應依據公司制度進行處置，避免因過度寬容而影響團隊士氣與整體績效。[4][8]
