主管在交辦工作時，若僅交代「做什麼」，往往會導致部屬產出的成果與預期有落差。要達成有效的交辦，建議採取系統化的溝通策略，從任務前的釐清、交辦中的引導，到交辦後的追蹤，建立雙向的合作模式。[1][9]
一、交辦前的準備：釐清目的與對象
在指派任務前，主管應先克服「對部屬沒信心就不敢交辦」的迷思，並針對部屬的能力成熟度與適合承擔的責任，做出最佳安排。[2][4]
- 釐清任務背景與目的：主管需明確告訴部屬「要做什麼」以及「為什麼這麼做」。可透過三個問題自我檢核：我需要透過該任務解決什麼問題？為什麼需要解決？我想要的結果是什麼？[3][9]
- 說明任務的「甜蜜點」：根據《交辦的技術》作者小倉廣的建議，主管應說明任務的困難度、時間急迫性、能學習到的技能，以及完成後的成就感，並在部屬人生目標與任務契合時，更能激發其行動意願。[5]
二、交辦中的溝通：說清楚用途、成果與回報點
交辦時，主管應將籠統的指令具體化，明確告知任務的「用途」、「成果標準」與「回報點」。例如，不只是請部屬整理客戶資料，而是說明「這份資料週會要用來決定下季優先拜訪名單」，並要求部屬「標出最值得優先跟進的 10 家客戶，並寫上排序理由」，最後約定「星期三中午前先確認排序邏輯」。[9]
- 運用情境領導：依據部屬能力調整指示方式。能力成熟者採取放任；能力不足者給予強烈指示；有能力但動力不足者加強精神鼓舞；有熱忱卻能力不足者多給予工作指示。[1][4]
- 建立雙向溝通：交辦是雙向的，主管應運用「重複對方的話」的技巧，確認部屬確實聽進去並理解資訊，這也能讓部屬更願意表達自己的困難或想法。[3][8]
三、交辦後的追蹤：定期溝通與資訊透明
主管應避免隨意出手干預，因為干預會讓部屬失去自主性與思考責任。[2]
