面對部屬報告不合格，直接「自己改」往往會錯失培養人才的機會，甚至讓員工養成依賴心，而單純「退回重做」若缺乏引導，則容易讓員工感到挫折。根據《經理人》整理的建議，主管應採取更具建設性的引導策略：
釐清認知與目標
很多時候部屬交不出合格報告，是因為雙方對「目標」的認知存在落差。主管應透過一對一會談，確保部屬理解報告的具體要求與目的。例如，主管若只說「盡快交給我」，部屬可能認為下週給即可，但主管心裡想的是隔天就要，這種認知差異常導致績效不佳。[2][3]
運用引導取代直接批判
當報告品質不佳時，避免直接丟回報告並要求重做。建議採用「Yes→No→Yes」溝通法，先肯定部屬的努力，再點出格式或寫法上的問題，最後給予期待與鼓勵。例如，主管可以說：「為了這份報告努力這麼久，辛苦你了，不過這份報告在格式和寫法上出了些問題，可能還要再修改，你可以請教前輩們。我非常期待你的表現，好好加油！」這種方式能讓員工了解不足，又不會失去成長動力。[4]
共同尋找解決方案
主管的角色應是協助者與問題解決者。在確認問題存在後，應與部屬一起討論解決方法，而非直接給出答案：
- 共同討論：詢問部屬「你認為問題出在哪？」「你有哪些解決方法？」，讓部屬先思考，有助於培養其解決問題的能力。[1][6]
- 選擇執行方案：讓部屬從討論出的選項中選擇執行方案，這能確保部屬對解決方法有認同感，並願意為結果負責。[1]
- 設定檢驗時間：明確約定下一次檢視的時間，並在過程中提供必要的指導與回饋，而非只在最後才評分。[1][5]
建立長期回饋機制
若部屬長期表現不佳，主管需檢視是否為「欠缺技能」、「工作動機低落」或「缺乏資源」等原因。透過持續的非正式討論，追蹤進度並即時提供回饋，能幫助部屬隨時調整方向，避免等到考核時才發現問題已難以挽回。[2][3][7]
