面對需要糾正部屬的情況，主管若直接責備，容易引發對方的防衛心，導致「口服心不服」的狀況。要有效指正又不傷部屬，關鍵在於將「糾正」轉化為「正向溝通」，並建立在信任基礎上。[1][5]
1. 調整心態：以「讚賞」為前提，區分事實與意見
主管應學習卡內基訓練講師在接管上海工廠時的做法，不直接進行檢討，而是先引導團隊思考：「我們有什麼地方做得比別人好？怎麼樣才能更好？」[1]在給予負面回饋前，應遵循「5:1原則」，即每次負面互動前，先有 5 次正面互動（如讚賞、關懷），以抵銷負面偏誤帶來的影響。[5]此外，在敘述問題時，應避免使用「懶散」「衝動」等主觀評價字眼，若涉及個人看法，應在開頭加上「我認為」，將客觀事實與主觀感受分開闡述。[5]
2. 溝通技巧：徵求同意、聚焦行為與未來
直接糾正容易讓人產生被拷問的壓力，建議採取以下步驟：
- 徵求同意： 在談話前先詢問「我可以分享一些觀察嗎？」或「我們可以聊一下昨天發生的事嗎？」，讓對方願意敞開心房傾聽。[3]
- 建立共識： 先分享你的認知，再詢問對方的認知，避免劈頭責罵，從釐清資訊開始掌握問題核心。[3]
- 解釋行為影響： 具體說明對方的哪種行為造成了什麼影響（例如：「當你延遲，會造成某某的不便」），讓對方能透過同理心理解。[3]
- 聚焦未來做法： 詢問「你覺得如何確保下次不會再發生？」或「下次遇到類似情況，你準備怎麼處理？」，並確立雙方的共識，而非僅僅是要求對方「下次注意」。[2][3]
3. 應對抗拒：展現善意與持續強化
若部屬在溝通時低頭不語或提出解釋，主管應避免將其直接歸類為抗拒。根據 Team Management Services（TMS）執行長彼得・羅賓森（Peter Robinson）的建議，主管應順著問題詢問，釐清是個人行為還是系統流程卡關，並將幾次的經過攤開來討論，共同找出根本原因。[2]若部屬情緒壓力大，可透過「關鍵停頓」塑造情緒張力，並溫柔且堅定地表達你的善意，例如：「我希望你不要誤會，我不是說你不能表達情緒，而是你在情緒波動時說的話，造成了團隊成員的傷害。」[4]最後，當部屬真的做出改變，務必透過「三度強化」策略，從私下肯定到公開讚賞，讓對方因為被肯定而願意持續維持良好的行為。[4]
