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職場如戰場,工作的4個暗黑陷阱,孫子兵法來解答

2017-05-18 編譯‧整理 張玉琦
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經典軍事書《孫子兵法》常為企業領導人思考企業策略的案邊書;書中談到許多組織的觀點,也很適合用在解決個人工作上的煩惱。佳能電子社長酒卷久就說,「(工作者)要試著活用經典。有問題的時候,首先自己思考該怎麼辦,如果經典書籍與自己意見相同,那或可視為正解。」不太可能從古籍中找到對應問題的具體答案,而是要試著自己思考活用。

煩惱 1:社內派系鬥爭激烈,到底該選哪一邊?

解答:「智者之慮,必雜於利害。」

精熟《孫子兵法》企業顧問鈴木博毅說,捲入公司內的鬥爭,通常有3種選擇,靠近強大的那邊、平常照顧你的那邊、或是保持中立。一般人想生存下去,一定會覺得要依附強權。不過,書中提到「智者之慮,必雜於利害」,意思是一定要考慮事物的利害兩面。就派系鬥爭來說,不在於選邊,而是究竟怎麼樣對公司最好。

從這個角度來思考,就可以不被現有勢力狀況所影響,搞不好現在強勢的一邊,未來很快走到死胡同。思考誰才是對公司、對社會做出最多貢獻的人,那邊立場才站得住腳。

煩惱 2:高層叫你裁員,你該怎麼做?

解答:「先奪人所愛,則聽矣」

每位主管都不想裁員,但要做就要做得漂亮。首先要取得高層的資料,了解公司經營的難處難處,這是要用來讓員工理解你的困境的。《孫子兵法》中提到「敵眾整而將來,待之若何?」曰:「先奪其所愛,則聽矣。」,意思是如果敵人整軍而來該怎麼辦?要先奪走他關心愛護的東西。

實務上,統一宣布消息的話,很容易讓員工集結起來與管理階層形成對立。你該在裁員消息發表之前,先找來你想留下的人才個別面談,告訴他們公司今後的目標和未來展望,讓他們變成你的盟友。

公開宣布後,找要資遣的人談話,傾聽他們的感受,詢問他們公司的問題和改善的方法,讓他們一吐為快。孫子兵法不著眼眼前的小贏,而是最終的勝利,也就是不在於人員削減,而是能在嚴峻的狀況下,激發出員工改善營運狀況的動力。

煩惱 3:照著主管的指示做,出錯了卻把責任都推給你?

解答:「合於利則動,不合於利則止」

這種狀況就像處在孫子所說的「窮地」孤立無援的狀況,但孫子說「兵貴神速」,有空在那裡懊悔,不如趕快去做該做的事,解決問題

孫子說「合於利則動,不合於利則止」,強調不要因為感情而衝動行事,只做符合利益的事情。。請求主管以外的部門同事協力解決,在這當中,絕對不要說主管的壞話,但是大家自然會發現你是替主管背黑鍋,產生你在他手下工作好可惜的念頭。

煩惱 4:出了大包,會不會從此阻斷升遷之路?

解答:「始如處女,後如脫兔」

「始如處子,敵人開戶」的意思是,剛開始的時候看起來脆弱安靜,向上司道歉的時候姿態要低,讓他鬆懈;「動如脫兔,敵不及拒」則是行動的時候要快,能做什麼就要去做。

孫子兵法有個精神是,不管處在什麼環境下,你都要盡量增加自己的選擇,拓寬眼界不要只專注在單一事件上,也就是不要一直想著這個過錯無法挽回,而是要去考慮還有什麼其他的事可以做。

(本文編譯自《PRESIDENT》2017.5 號)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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