採訪・撰文 尤韻蓉

有正職還能天天更新自媒體、年讀逾 300 本書!劉奕酉高產出的祕訣:斷捨離


你有想過,那些擁有全職工作,下班後又經營自媒體的人,該多有紀律?
劉奕酉是鉑澈行銷顧問策略長,主要協助企業做思考、表達、解決問題等培訓,於此同時,他也經營自媒體,不只每天更新貼文,每周還會發表千字文章,每年閱讀超過 300 本書。如今,他更是著有 4 本書的暢銷作家,最快半年就產出一本,交稿速度連出版社都驚訝:「竟然有人不用催稿還提早交!」
紀律,不是劉奕酉高產出的祕訣,而是懂得斷捨離。「現在比的是誰的過濾、整合能力比較強大。」劉奕酉認為,在資訊爆炸的時代,接觸資訊時就要初步斷捨離,從篩選過的資訊中提煉自己的想法,這些加工過的資訊,之後才能更快被組合、運用。
建立模板、蒐集必要資訊,半小時就能生成報告
不過,這也是他花了好幾年才得出的心得。過往擔任旺宏電子業務中心高階幕僚的劉奕酉,每日都要發布戰情報告,說明產業動態與總體經濟狀況。然而,因為資料龐雜,一開始他光整理就花上 6 小時,等到發出報告,時效都過了。
經過將近 10 年的摸索,他發展了出一套加速資料蒐集的方法。首先,要先決定哪些是必要資訊,例如每次報告都需要公司銷售數據、產業狀況等,將這些項目固定下來後,建立一套報告模板,之後只要更新數據,可以省下思考要呈現哪些內容的時間。
再來,知道有哪些固定呈現的資料,就可以想辦法加快獲取速度。舉例而言,他發現產業快訊、市調機構的數據都是定期發布,因此用 Google 快訊進行蒐集,只要提供關鍵字,系統就會將最新消息寄到信箱。
如此一來,不用等到要做報告才去找資料,平常收到相關數據就能更新到模板上。透過這套做法,劉奕酉大幅縮短資料蒐集的時間,後來只要花半小時就能產出報告。
劉奕酉解釋,電腦科學的 IPO 概念,指的是在處理資訊時,分別會經過輸入(input)、處理(process)及輸出(output),但人們常忽略「處理」的過程,因此也很難輸出。如果在得到資料後就進一步處理,能讓產出更順利。
例如他以前的閱讀方式是畫重點,就算一本書畫得密密麻麻,過一陣子就都忘光,難以再利用。後來他改變方法,邊讀邊寫筆記,寫成筆記的重點在於,從原本書中的角度提煉出自己的看法,印象就會更深刻。
將資訊加工成「半成品」,利於未來重組與產出
除此之外,劉奕酉有時也會借助 ChatGPT,針對讀過的內容,請 ChatGPT 問自己 3 個問題,藉此測試自己是否充分了解該主題。以知識變現為例,也許會被問到「知識變現有哪些途徑」、「知識變現的經典案例是什麼」等問題,就有機會激發更多想法,讓筆記更有觀點。
他建議,在處理資訊時,可以先想未來能應用在哪。例如同一份資料,除了做成報告,還能寫成文章,甚至做成影片,就可以把素材預先處理成「半成品」。比方說,準備演講內容時,想到也能當成書的素材,因此準備了逐字稿,之後轉成文章就更容易。
把資訊變成「半成品」,下次要再用就能更快上手。當收到一份資料,回頭找相關的半成品筆記,就能快速統整出新的內容。藉由資訊處理、改善輸入速度,以及建立輸出模板,劉奕酉打造了自己的知識管理系統,不怕沒內容可寫,「有些人擔心要日更、周更沒東西寫怎麼辦?但我不會有這個問題,只擔心寫不完而已。」
劉奕酉 Profile
1978 年生,中央大學統計研究所畢業。擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷,著有《高產出的本事》、《高勝算的本事》 等 4 本書。現為鉑澈行銷顧問策略長、企業講師與作家客戶包含微軟、松下、太古可口可樂等。