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緊急的任務 vs. 重要的任務,誰該優先?一張象限圖,看出哪些事正在浪費你的時間

2024-01-29 阿札爾.李
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艾森豪能做出史上最棒的決定之一,很大一部分歸功於,他排定優先次序的能力。他時常說:「重要的事很少緊急,緊急的事很少重要。」 有些任務確實緊急,如果不在某個時段內完成,良機便會消失。其他則是重要的任務,沒有正確完成的代價很高。把任務根據它們的重要性與緊急程度拆解,讓艾森豪發展出一套簡單卻有效的框架,為他的時間與精力排定優先次序,使他能專心盡己所能,做出最佳決策。

這個技巧可以用一張圖來視覺化,以重要性為縱軸、緊急程度為橫軸,並形成四個象限。

《F-35戰機飛行員的零秒決斷力》書摘用插圖.jpg
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右上角的第一象限是緊急且重要,這些是關鍵的待辦事項,必須立刻執行。 戰鬥機飛行員把它們稱為「近的石頭」(near rocks),意思是眼前有可能害死我們的事,這類決定攸關友軍、平民或我們自身的安全與福祉。

舉例來說,如果駕駛艙內充滿煙霧,阻止煙霧的優先次序勝過其他一切;當我們在規畫任務時,若要讓一架空中加油機在最後一刻離隊,便需要立即判斷是否有足夠燃料完成任務。

對軟體開發者來說,它可能是安全漏洞;而對醫師來說,它可能是病患心臟病發作。精力與資源,必須立即優先拿去處理這個狀況。不過,務必注意的是,決策與任務並不是平均分布在四個象限,如果妥善規畫,只有少部分的任務會落在第一象限。

延伸閱讀:沒留時間享受生活,遲早會覺得喘不過氣!別讓這 4 種「時間小偷」搶走你的幸福感

左上角的第二象限,是重要但不緊急的決策與任務,它們是必須完成的事項,但當前沒有截止時間。 戰鬥機飛行員把它們稱為「遠的石頭」(far rocks),意思是幾分鐘後會成為影響因素的事。

當我們在規畫任務時,它們是有可能形成阻礙,並危及整體任務成功的事項。對醫療院務管理主任來說,它是確保任職機構有必須資源來妥善運作;而對土木工程師來說,它是確保專案徹底安全。處理第二象限任務的關鍵在於,花時間制定一張藍圖,然後及早安排執行,讓它不至於在你交叉檢查時被漏掉,最後變成第一象限的任務。

當艾森豪抵達索思威克莊園時,他辨認出「發動作戰」是必須做出的最重大決定。由於其大多數的規畫已經完成,艾森豪對這項作戰的影響,幾乎完全在於選擇何時執行。

毋庸置疑,他在莊園時肯定還有眾多事項需要處理,但它們的重要性,完全無法跟在第一次嘗試中決定延遲入侵,以及後續在天氣好轉期間的第二次嘗試中決定發動作戰相比。

右下角的第三象限,是緊急但不重要的任務。 這是艾森豪的系統開始大放異彩、展現智慧的地方。大多數人可以理解,並自然而然大致遵守第一和第四象限,但緊急的任務跟重要的任務,誰該優先?

邏輯上來說,重要的任務應該優先,但心理上來說,我們常會被吸引去完成緊急的任務。這被稱為「緊急效應」(urgency effect),也是為什麼我們常常深陷於電子郵件與工作閒聊,犧牲掉完成長期目標必須的深度工作與刻意練習。來自同僚的打擾與沒必要的線上會議,便是這種狀況。

遺憾的是,隨著我們的世界越來越數位化,這類問題只會變得更嚴重──電子郵件與其他通知的連環轟炸,為我們天生喜新厭舊、容易分心的大腦,提供了一臺不斷要求注意力的角子機。再加上我們期盼感覺忙碌、有生產力的心態,讓人很容易陷入第三象限。

不過事實已經表明,假使在做出決斷之前,便把注意力聚焦於潛在結果的話,就能降低緊急效應。因此在開始執行任務之前,有必要先把它們分類到各個象限──這個動作會強迫我們的大腦考慮長期影響,而不是如預設狀態那樣先應付緊急事項。

針對第三象限的任務,艾森豪的解決方案是授權出去──如果事情必須完成,但不需要他的專門技能,他就會找其他人來處理。對許多人來說,這是最難學習的技能。

戰鬥機飛行員會擔當僚機職責好幾年,期間負責處理各項枯燥的業務,例如把任務檔案載入飛機、準備簡報室、隨傳隨到支援資深飛行員,最後才升級成率領其他幾架飛機的飛行領隊。

領導飛機編隊所需要的技能,跟擔任僚機時不同。由四架現代戰鬥機組成的飛行小隊,是足以改變戰鬥走向的戰略資源。飛行領隊需要理解全局,從更高階的觀點思考,並且跟編隊中的其他人溝通想法,使他們能實現你的願景。

不過在擔任多年僚機之後,許多新任飛行領隊會難以擺脫舊習,忙於處理那些他們熟悉但較不重要的任務。這會使他們無法看清全局,常常導致任務失敗。解決方案是,理解你不可能獨自做完所有的事,而身為飛行領隊,必須把任務轉移給僚機,才能解放認知頻寬,去處理只有你能做的事情(第二象限的事務)。

有明確願景,才有辦法捨棄「緊急但不重要的任務」

同樣的概念也適用於駕駛艙之外──我們的時間與精力有限,必須用於最重要的任務,才能達成長期目標。雖然許多人沒有團隊來幫忙處理第三象限的任務,科技越來越能補上這個缺口。每個持有智慧型手機的人,都已經能輕易使用行程安排軟體、自動化財務管理、以人工智慧排序與過濾電子郵件的功能。投資時間學習如何放大科技的效益,可以讓我們專注於真正重要的事。

第四象限,是由不重要也不緊急的分心事項組成,是浪費時間的任務,應該完全捨棄。 如果它們並未以某種方式,為你的長期目標做出貢獻,而且你沒做也不會受到處罰的話,它們就不應該留在你的任務清單上。這邊的原則是:最快速的程序就是完全沒有程序。

延伸閱讀:行事曆滿檔,卻忙到快沒有自己... 劉軒的時間管理省思:成功不該跟工作量劃上等號

第四象限的任務跟休閒不同,差異在於,休閒是由你想要做的事情組成,能夠讓你的心智與體能養精蓄銳。艾森豪在諾曼地登陸當天玩桌遊,可能會讓一些人感覺訝異,不過掌握自己的狀態,知道何時該暫時抽身、自我充電,是做出良好決定的關鍵步驟。

當我戰鬥時,出擊時間偶爾會長達 8 個小時,必須長期間持續制定決策。為了在心智上獲得休息,我每 15 分鐘會啜飲幾口水,每小時吃幾口食物。雖然幅度不大,卻足以讓我的專注力維持更久。

在排定優先次序時,最重要的深層問題是:我們是為了什麼而努力?

缺乏明確的當下目標與終極目的,就會難以理解如何把一切事物組合為一體。如果沒有明確的願景,我們的心智將會預設去處理緊急的任務,不論它們是否重要。唯有在堅定邁向願景的心態下,我們才能痛下決心捨棄不重要的任務,最大化我們的影響力。

(本文出自《F-35 戰機飛行員的零秒決斷力》,大是文化 )

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商業 Business > 數位轉型
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9 成老闆沒發現的數位轉型盲點:缺少「自己專屬的域名」,等於把客戶拱手讓給平台!

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2025-10-01
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台灣有 167.4 萬家中小企業,占全體企業 98%,近九成已投入數位轉型,從導入數位工具、社群行銷到進駐各大平台,努力跟上消費行為的變化。但縱然許多企業積極投入數位化,卻忽略了在數位世界「被找到、被信任」的關鍵門檻,而這正是企業專屬域名的重要性。

在 AI 時代,資訊大量生成,真假難辨已成消費者最大痛點。企業要被找到、被信任,第一步就是擁有專屬域名。根據 2025 年《Consumer Pulse Report》,有 74% 的消費者更信任與品牌名稱完全一致的域名。對中小企業而言,註冊 .tw 或 .台灣域名不只是在地品牌的數位門牌號碼,更是避免仿冒與釣魚風險的防護盾。專屬域名代表真實身份與長久信任,是數位轉型中最穩固的基石。沒有專屬域名,就等於在數位世界失去定位;擁有 .tw域名才能在資訊洪流中被正確看見、被消費者選擇。

各行業註冊「.tw/. 台灣」域名比例
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從域名開始,建立企業的信任基礎

「沒有信任,就沒有轉型。」TWNIC 董事長黃勝雄語氣堅定地說。他指出,台灣過去 25 年成功建構了高速且普及的網路環境,但數位信任卻沒有同步建立,企業與消費者都在承擔隱形的風險成本。「數位轉型不只是上平台、買廣告,更要先確保顧客能找到真正的官方入口,並且放心與品牌互動。」他強調,註冊與品牌名稱一致的域名,是建立數位信任的第一步,也是企業與消費者之間最基本的約定。擁有明確的「門牌號碼」,不僅能向市場清楚宣告品牌身份,更能把流量與顧客資料導回自己,避免完全受制於第三方平台的演算法或規則。

黃勝雄指出,台灣需要建構自己的「數位信任體系」,以公開、透明、隱私保護為原則;同時,TWNIC透過國際合作建立「受信賴通報者」(Trusted Notifier)機制,由可信任通知機構通報並快速處理涉嫌惡意網路活動,進一步強化域名安全治理;他強調.tw 與 .台灣域名是這個信任機制很重要的基礎。相較於國際域名,.tw 與 .台灣域名受台灣法律保障,違法與詐騙案件比率僅 0.07%,是企業建立官方網站、守護品牌資產的最佳選擇。「唯有將信任融入制度、技術與文化,台灣的數位發展才能真正站穩。」

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台灣網路資訊中心 黃勝雄董事長
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讓數位轉型不只是上雲端,域名更是品牌管理的起手式

長期關注台灣企業數位化進程的臺灣數位企業總會執行長王怡雯觀察,許多中小企業還停留「數位優化」階段,「只是把流程上雲,商業模式卻沒有真正改變。」她指出,有些傳產甚至仍用傳真接單,南北數位落差明顯,顯示轉型仍有很長的路要走。

臺灣數位企業總會 王怡雯執行長
臺灣數位企業總會 王怡雯執行長
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她提醒,AI 正在改變流量分配的規則,能不能被看見將決定企業能否抓住下一波商機。若能擁有自己的域名並建置專屬網站,不僅能強化搜尋引擎與 AI 的索引效果,還能在下一波流量紅利來臨時把握曝光機會,提升行銷能見度。「很多老闆覺得品牌名稱和域名不同也無妨,甚至只用社群平台開店。」王怡雯說,這樣雖然短期見效,卻埋下長期風險:「一旦平台演算法改變,流量與顧客資料都不再掌握在自己手裡。」

她形容域名就像數位世界的門牌號碼;與品牌同名的專屬域名不只讓消費者和搜尋引擎能找到企業,在 AI 時代更能提升被引用的機會,形成可持續的網路流量。「如果沒有把這個門牌號碼訂下來,就等於放棄了下一波數位紅利。」王怡雯最後提醒,數位轉型的最終目標是找到新的商業模式,「從域名、官網開始把品牌內容整理好,才能把轉型真正轉成企業成長動能。」

建立數位店面,讓域名成為企業的關鍵投資

企業對域名的重要性認知仍然不足,TWNIC 執行長余若凡強調,第一步就是先把品牌的「門牌號碼」建立起來。「域名就是數位世界的門牌。沒有門牌,顧客和搜尋引擎都找不到你。」她提醒,許多企業把生意放在社群媒體上,就像租在別人的房子裡,「房東」一旦改規則,流量和顧客資料可能瞬間消失。

她指出,擁有自己的 .tw 或 .台灣域名並不困難,每年僅需數百元即可完成註冊,再用受理註冊機構的一站式服務,就能建好一個簡單官網,讓所有行銷活動有個長期的「官方落點」。這不只是集結被平台收走的流量,更能累積品牌的自然曝光,確保消費者每一次搜尋都能找到真正的官方網站。

余若凡補充,2024 年已有 2,219 筆 .tw 域名完成 DNSSEC 部署,超過六成域名啟用 HTTPS,顯示企業對資安防護需求持續上升。「DNSSEC 透過數位簽章驗證 DNS 回應,確保資料不被竄改,讓使用者安全到達正確網站,同時強化網路信任基礎。」她說TWNIC亦推出綠色域名認證服務,如同社群媒體平台上的「藍勾勾」身份認證標示,能核驗註冊人身份並協助使用者辨識何者為真正企業提供的網站;域名安全鎖(Registry Lock)則以多重驗證機制,防止域名被未經過授權的人士竄改或轉移,甚或刪除。

台灣網路資訊中心 余若凡執行長
台灣網路資訊中心 余若凡執行長
數位時代

現在,就是中小企業重建數位信任的時刻

「數位信任不是口號,而是企業能不能把顧客留住的關鍵。」余若凡強調,現在正是中小企業重建數位信任的最佳時機,從擁有一個 .tw 或 .台灣 的專屬域名開始,把流量、顧客資料和品牌主控權重新抓回自己手中。「我們希望讓每一家企業都能用最低的成本,建立一個安全、可信任、被 AI 看得見的數位門牌。數位轉型不應只停留在上平台或投遞廣告,而是要先立起屬於自己的品牌門牌。『Trust in Every Click! 點點都信任』不只是一個口號,更是幫助企業從每一次點擊開始,與顧客建立真正的信任關係,讓台灣品牌在全球市場被看見。」

[本文由經理人整合行銷部與台灣網路資訊中心共同製作]

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