緊急的任務 vs. 重要的任務，誰該優先？一張象限圖，看出哪些事正在浪費你的時間

艾森豪能做出史上最棒的決定之一，很大一部分歸功於，他排定優先次序的能力。他時常說：「重要的事很少緊急，緊急的事很少重要。」 有些任務確實緊急，如果不在某個時段內完成，良機便會消失。其他則是重要的任務，沒有正確完成的代價很高。把任務根據它們的重要性與緊急程度拆解，讓艾森豪發展出一套簡單卻有效的框架，為他的時間與精力排定優先次序，使他能專心盡己所能，做出最佳決策。

這個技巧可以用一張圖來視覺化，以重要性為縱軸、緊急程度為橫軸，並形成四個象限。

右上角的第一象限是緊急且重要，這些是關鍵的待辦事項，必須立刻執行。 戰鬥機飛行員把它們稱為「近的石頭」（near rocks），意思是眼前有可能害死我們的事，這類決定攸關友軍、平民或我們自身的安全與福祉。

舉例來說，如果駕駛艙內充滿煙霧，阻止煙霧的優先次序勝過其他一切；當我們在規畫任務時，若要讓一架空中加油機在最後一刻離隊，便需要立即判斷是否有足夠燃料完成任務。

對軟體開發者來說，它可能是安全漏洞；而對醫師來說，它可能是病患心臟病發作。精力與資源，必須立即優先拿去處理這個狀況。不過，務必注意的是，決策與任務並不是平均分布在四個象限，如果妥善規畫，只有少部分的任務會落在第一象限。

左上角的第二象限，是重要但不緊急的決策與任務，它們是必須完成的事項，但當前沒有截止時間。 戰鬥機飛行員把它們稱為「遠的石頭」（far rocks），意思是幾分鐘後會成為影響因素的事。

當我們在規畫任務時，它們是有可能形成阻礙，並危及整體任務成功的事項。對醫療院務管理主任來說，它是確保任職機構有必須資源來妥善運作；而對土木工程師來說，它是確保專案徹底安全。處理第二象限任務的關鍵在於，花時間制定一張藍圖，然後及早安排執行，讓它不至於在你交叉檢查時被漏掉，最後變成第一象限的任務。

當艾森豪抵達索思威克莊園時，他辨認出「發動作戰」是必須做出的最重大決定。由於其大多數的規畫已經完成，艾森豪對這項作戰的影響，幾乎完全在於選擇何時執行。

毋庸置疑，他在莊園時肯定還有眾多事項需要處理，但它們的重要性，完全無法跟在第一次嘗試中決定延遲入侵，以及後續在天氣好轉期間的第二次嘗試中決定發動作戰相比。

右下角的第三象限，是緊急但不重要的任務。 這是艾森豪的系統開始大放異彩、展現智慧的地方。大多數人可以理解，並自然而然大致遵守第一和第四象限，但緊急的任務跟重要的任務，誰該優先？

邏輯上來說，重要的任務應該優先，但心理上來說，我們常會被吸引去完成緊急的任務。這被稱為「緊急效應」（urgency effect），也是為什麼我們常常深陷於電子郵件與工作閒聊，犧牲掉完成長期目標必須的深度工作與刻意練習。來自同僚的打擾與沒必要的線上會議，便是這種狀況。

遺憾的是，隨著我們的世界越來越數位化，這類問題只會變得更嚴重──電子郵件與其他通知的連環轟炸，為我們天生喜新厭舊、容易分心的大腦，提供了一臺不斷要求注意力的角子機。再加上我們期盼感覺忙碌、有生產力的心態，讓人很容易陷入第三象限。

不過事實已經表明，假使在做出決斷之前，便把注意力聚焦於潛在結果的話，就能降低緊急效應。因此在開始執行任務之前，有必要先把它們分類到各個象限──這個動作會強迫我們的大腦考慮長期影響，而不是如預設狀態那樣先應付緊急事項。

針對第三象限的任務，艾森豪的解決方案是授權出去──如果事情必須完成，但不需要他的專門技能，他就會找其他人來處理。對許多人來說，這是最難學習的技能。

戰鬥機飛行員會擔當僚機職責好幾年，期間負責處理各項枯燥的業務，例如把任務檔案載入飛機、準備簡報室、隨傳隨到支援資深飛行員，最後才升級成率領其他幾架飛機的飛行領隊。

領導飛機編隊所需要的技能，跟擔任僚機時不同。由四架現代戰鬥機組成的飛行小隊，是足以改變戰鬥走向的戰略資源。飛行領隊需要理解全局，從更高階的觀點思考，並且跟編隊中的其他人溝通想法，使他們能實現你的願景。

不過在擔任多年僚機之後，許多新任飛行領隊會難以擺脫舊習，忙於處理那些他們熟悉但較不重要的任務。這會使他們無法看清全局，常常導致任務失敗。解決方案是，理解你不可能獨自做完所有的事，而身為飛行領隊，必須把任務轉移給僚機，才能解放認知頻寬，去處理只有你能做的事情（第二象限的事務）。

有明確願景，才有辦法捨棄「緊急但不重要的任務」

同樣的概念也適用於駕駛艙之外──我們的時間與精力有限，必須用於最重要的任務，才能達成長期目標。雖然許多人沒有團隊來幫忙處理第三象限的任務，科技越來越能補上這個缺口。每個持有智慧型手機的人，都已經能輕易使用行程安排軟體、自動化財務管理、以人工智慧排序與過濾電子郵件的功能。投資時間學習如何放大科技的效益，可以讓我們專注於真正重要的事。

第四象限，是由不重要也不緊急的分心事項組成，是浪費時間的任務，應該完全捨棄。 如果它們並未以某種方式，為你的長期目標做出貢獻，而且你沒做也不會受到處罰的話，它們就不應該留在你的任務清單上。這邊的原則是：最快速的程序就是完全沒有程序。

第四象限的任務跟休閒不同，差異在於，休閒是由你想要做的事情組成，能夠讓你的心智與體能養精蓄銳。艾森豪在諾曼地登陸當天玩桌遊，可能會讓一些人感覺訝異，不過掌握自己的狀態，知道何時該暫時抽身、自我充電，是做出良好決定的關鍵步驟。

當我戰鬥時，出擊時間偶爾會長達 8 個小時，必須長期間持續制定決策。為了在心智上獲得休息，我每 15 分鐘會啜飲幾口水，每小時吃幾口食物。雖然幅度不大，卻足以讓我的專注力維持更久。

在排定優先次序時，最重要的深層問題是：我們是為了什麼而努力？

缺乏明確的當下目標與終極目的，就會難以理解如何把一切事物組合為一體。如果沒有明確的願景，我們的心智將會預設去處理緊急的任務，不論它們是否重要。唯有在堅定邁向願景的心態下，我們才能痛下決心捨棄不重要的任務，最大化我們的影響力。

（本文出自《F-35 戰機飛行員的零秒決斷力》，大是文化 ）