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企業想追求敏捷而新設業務單位,效率卻變得更糟?專家:導入 BU 制前先評估 3 要素

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近年來,台灣不少中型企業為了追求組織敏捷,紛紛成立業務單位(BU,business unit)。可是,許多企業在成立 BU 時,並未為 BU 主管做好充分訓練,也沒有建立 BU 績效考核的機制,反而為企業帶來負面影響。

BU 概念源自於美國大型企業,目的是把企業規模切割成小而精幹的營運單位,加速決策與執行。

然而,許多中小企業其實不適合 BU 架構,因為在企業規模不大時,BU 間反而會產生競爭與內耗。再加上,BU 組織通常需要極大的自主權,包括人事、財務的決定權,但中小企業老闆未必願意拱手讓人。所以,許多企業誤以為成立 BU 就能提升營運效率,卻未打好基礎。

延伸閱讀:接手後營收翻 9 倍!國眾調整組織體質,從哪些「小細節」開始著手?

切割 BU 單位需考量:市場性、績效指標與領導力

U 公司(編按:綜合筆者多家公司專案經驗而虛構的公司)就是一例,它是台灣老牌的電力設備供應商,面對產業快速變遷,董事長決定將公司按產品切割為 5 個 BU。但是,他們並未評估現有主管是否適任 BU 主管,也沒有訂定相關績效指標。

更嚴重的是,在拆分 BU 時,公司也未仔細評估產品歸屬合理性。例如,變壓器與開關 BU 間有很高的協同性,常為同一客戶開發變電站解決方案,拆分成不同 BU,會削弱客戶服務能力。

另一方面,高壓開關又與中低壓開關客群不同,將其劃入同一 BU 也有違商業邏輯。但是,U 公司為了迅速推行,並未做精準的產品市場分割分析,結果讓 BU 間溝通混亂,支援單位也陷入左支右絀的困境。

其實,BU 成功與否的關鍵,在於該事業單位主管的領導能力,他必須具備強大的魄力、業務判斷力與執行力,但這些能力並不是所有主管都具備。企業若匆促提拔不適任的主管,不但無法發揮 BU 的效益,還可能引發內鬨。

U 公司的 5 位 BU 主管,有 3 位都是由工廠主管升任,他們過往沒有市場洞察與業務拓展的歷練。結果,BU 之間爭奪客戶訂單,甚至互相挖角業務人才,對整體營運造成傷害。

再來是,他們也沒有仔細地依 BU 所處市場訂定合宜的績效考核指標,無法判斷成效。U 公司在轉向 BU 制度前,因為過往習慣由上而下分配業績目標,現在每個 BU 必須依市場特性訂立目標,一位 BU 主管甚至洩氣說:「反正也做不到,何必認真看待。」

釐清權責與協同機制,定期檢討組織的「再 BU 化」

我在參與 U 公司後期的策略校準專案時,開始重新審視現行 BU 問題,重新調整權責與協同機制。我們從公司技術的核心競爭力、市場區隔與客戶選擇開始重新規畫。有了先前痛苦的營運經驗,這次主管們對於「再 BU 化」展開激烈討論。

首先,U 公司在高壓變壓器領域具有較強的技術能力,我們將變壓器 BU 保留以發揮核心優勢。其次,針對開關產品,我們重新區分高壓開關 BU 與中低壓開關 BU,因其客戶及銷售模式不同。最後,考量變壓器與高壓開關常需統合銷售,主管們提出強化兩 BU 之間的協同機制,並給予共同獎金考核誘因。

在新的 BU 架構下,BU 目標、主管人選與主管領導力訓練也在隨後有了明確決策。再 BU 化的整個歷程長達一年半,U 公司才又重回產業競爭行列。

延伸閱讀:員工設定好 OKR 目標後,下一步呢?組織沒跟著調整,就只是白忙一場

BU 的推行看似簡單,實則蘊含許多細節。企業必須審慎評估組織績效、市場結構與管理階層的領導力,逐步、謹慎演進到適合的 BU 模式。即使 BU 架構建立後,定期檢討調整仍是必要。U 公司透過再 BU 化讓公司回歸正軌,這只是非常少見的再 BU 化成功個案,多數公司可能在 BU 化失敗後,就喪失市場機會,從此一蹶不振。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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