每年歲末，企業的重頭戲就是年會。對多數老闆與員工來說，年會就是行之有年的大拜拜活動，行程不外乎是演講、提升員工士氣，接著舉辦尾牙，讓辛苦的員工吃吃喝喝。
A 公司專門販賣居家用品，每年春節前，都會邀請董事長說明過去一年的成績，除了勉勵大家，也同時說明公司未來的營運重點。2023 年對他們來說是重要的一年，高層花了幾個月的時間探討與制定未來 5 年的轉型方向、規畫新商業模式作為第二成長曲線。
對於這項轉型，公司上下都帶著興奮，卻也沒有頭緒公司將會如何改變與前進，當時董事長和我聊到這件事，我認為這時候很適合運用年會進行雙向溝通。
年會這個場合，不只能增進員工凝聚力，更是能讓高層直接面對基層員工、進行策略溝通的大好時機。這樣的溝通對於正在策略轉型的企業尤其重要，畢竟只有全公司上下目標一致，才能達成轉型的使命。
融入正向、娛樂與互動元素，避免單方面灌輸組織策略
想在年會中融入重大策略的溝通，必須涵蓋以下要點。
首先，運用年會作為宣示企業策略與文化的重要定錨點。年會是全員參與的大型活動，除了聚會效果，也是董事長與高階主管能夠面對全員，直接、清楚表達政策與理念的最佳場合。
如果公司正在轉型或面臨產業環境變遷帶來的巨大挑戰，透過年會，可以讓員工理解董事長與高層主管的整體判斷，以及公司必須前進的方向，不只能增強向心力，也能減少模糊不清的猜想或流言。董事長應把握這難得的機會，清楚定調策略、核心價值與使命，並將此視為重要任務，配置時間與幕僚充分溝通，確保年會上呈現的簡報與內容清晰易懂。
再來，營造正面、互動的組織氛圍。年會雖是正式場合，但仍得適當融入娛樂與互動元素，讓主管與員工在輕鬆氣氛下自然交流，不宜將年會與大會變成單向灌輸的教條場域，應提前設計適當的問答環節或讓員工提供回饋意見的機會。
在溝通時選用的語彙、故事與案例，可以從員工的角度出發。比方說，董事長在說明品牌價值或公司表現的時候，除了財務數字分析，也可以利用真實的產品故事或客戶回饋，讓員工感受企業的使命與工作意義。
溝通必須貫穿日常會議，策略、文化才能深入人心
除了正式的報告與演說，許多公司會在年會或尾牙加入表演活動，表演活動建議可以融入企業文化相關的元素。例如讓員工自組表演團體，鼓勵員工發揮創意，將表演結合企業核心價值或改編精神口號等，讓文化理念深入人心。
最後，蒐集員工回饋非常重要，若公司人數較少，年會進行過程就可以設計溝通提問的橋段，若公司人數較多，可考慮使用數位方式蒐集意見進行重點溝通。
在年會結束後，也可設計意見反饋調查，讓員工匿名提供建議，作為日後改善內部溝通的參考。只有主動蒐集基層聲音，才能打造良性的組織文化。
A 公司的董事長聽完建議後表示，過去輕忽了年會的策略溝通功能，付出、準備的心力與時間不夠充分，未來他會致力將這些全員大會的場合打造成公司重要溝通的定錨點。不過，當面臨重大策略轉型的時候，只靠年會溝通遠遠不夠，年會內容與策略重點必須持續貫穿至季會、月會，甚至不同的日常會議中，直到員工充分理解為止。
總結來說，年會不該只是每年行禮如儀的大拜拜，只要縝密設計充分準備，年會是企業對全體員工溝通策略與建立文化的珍貴機會。舉辦一場用心的年會，能協助企業減少員工心中的不確定、增進員工的參與感，並能聽到真實的回饋，讓企業所有人往相同方向前進。
