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營運長的體悟:商場上最複雜的是人心,愈是在低谷愈要小心「貴人」!

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財務人員和銀行交手時,行員往往要求公司先在該銀行做些實績,如把員工薪資戶移到該銀行、公司高階主管購買理財產品或申辦高檔信用卡、公司在該銀行開立帳戶並安排大客戶貨款匯入等,目的是行員可以拿實績向主管爭取提供公司較高的融資額度,藉此賺取業績。

年輕時的我傻傻的相信,先做實績,可以換來銀行最棒的融資條件。結果事與願違,總行否定此案,雖然行員用了一大堆理由來道歉,卻改變不了我已把珍貴的員工薪資戶、高階主管的名單、公司的金流,全給到最終沒有給我任何好處的銀行。

需要求助的時候,愈容易引人覬覦

企業財務、經營權緊張,特別是走頭無路的時候,身旁就會出現不少「感覺很厲害」的顧問。

好友曾與我分享,當時顧問說得頭頭是道,彷彿能扭轉乾坤、力挽狂瀾。好友相信他能帶進他口頭描述的強力資源,引薦滿手現金的潛在投資人,但結果事與願違。2 年多,顧問引進的注資掛零,也拿不回公司按月支付的大筆顧問費。

更離譜的是,友人聽取顧問的意見,為了討好某一潛在投資人,先在業務上啟動所謂「雙贏」的合作策略,也不了了之,還賠上合作案裡大筆費用開銷、人力物力,無意中還聽到員工笑他「好傻好天真」。

延伸閱讀:財報如何把投資人騙得團團轉?識破舞弊手法,不被華麗數字鬼遮眼

再舉一個商場上常見的例子,投資人注資成為股東,甚至於收購公司,無非就是看中後續的利益。而投資人願意掏錢的關鍵因素,就是賣方對投資標的勾勒出未來一片美好的景象,如果預期和實際南轅北轍,雖說願賭服輸,但總該回頭檢視得以讓買方相信預期大賺的財務、經營資訊,釐清到底是計畫趕不上變化?還是賣方說謊?

前述的銀行行員、經營顧問、交易賣方,是騙子嗎?我相信他們的初衷是爭取融資成交、扭轉經營困境、預期後續獲利,只是最終事與願違,回到決策當下,恐怕沒法衡量是真是假?被害妄想也罷,最好提醒自己,如果遇上騙子,該怎麼做?也就是預想 plan b。

考慮各種「萬一」,設想不成功的 b 計畫

面對銀行行員,我們可以承諾在拿到融資額度後馬上建立實績,plan b 就是失敗後,我還可以將握有的資源去找新的銀行談判。

面對經營顧問,我們可以用績效(如引進注資金額)的百分比做為報酬,來取代按月付費,plan b 就是注資失利後,至少我沒有賠上大額顧問費,頂多白忙一場。

面對交易賣方,別急著一次付清,我們可以把一大部分的款項,掛勾後續年度的獲利,即收購後,企業賺得愈多,賣方收到的總價款愈多,plan b 就是倘若後續年度的獲利大不如預期,至少可降低我們支付的總價款,不無小補。

延伸閱讀:讓你成功的,永遠是B計畫!

回到人心,總是最複雜的,我經歷過多個併購,原事業的創辦人或經營者,多半會被綁個幾年,讓事業得以繼續經營,之後,和投資方投緣的,認真做下去,和投資方不投緣的,漸漸離職或帶隊出走。

日前,一位長輩與我分享,他幾年前,收購了一個熱血青年創辦的事業,這些年業績直直落。突然有天青年表態,當時願意被收購的初衷,並不是想待在他原本創辦的事業,而是利用長輩集團的資源,去另創一番大事業。

我和長輩出現共同的念頭:難道這事業的衰敗是因青年無心經營嗎?長輩接著說,日前,他又看上一個AI軟體服務事業,創辦人是 IT 博士,這次問了他未來想做什麼,博士坦言說他開發的 AI 軟體已經成熟,提議找個業務高手接班。然後,他意氣風發的說,集團裡有好多沒有開發的商機,特別是海外AI應用,自告奮勇意圖擔任全集團的產品開發主管。

無論結局是喜是悲,我安慰長輩,「幸好您遇見的創辦人,還願意捲起袖子做事,不是坐在董事會裡出一張嘴。」設想騙子在你左右,判斷是真是假時,考量複雜的人心初衷,或許對未來的預期,會更貼近真實一些,且不至於無路可退。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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