面對團隊成員能力看似平庸且溝通困難的挑戰，主管應避免直接以「能力不足」或「態度不佳」作為定論，而是先從「診斷」與「調整溝通模式」著手。根據《經理人》整理的分析，主管應先釐清問題根源，若部屬溝通不良，很可能是因為不熟悉工作流程，導致不敢開口詢問，進而悶頭苦幹造成效率低落。[3]
釐清問題根源與建立信任
主管應先放下「我比部屬強」的預設立場，避免成為「減數者」。若團隊成員不願意分享資訊或拒絕承認錯誤，主管應採取以下行動：
- 主動進行「心談」：每隔一段時間與部屬進行一對一交流，聊聊工作適應狀況或困擾，但不談業績。這種輕鬆的氛圍有助於主管深入了解部屬的真實需求，並提供實質協助。[2]
- 建立信任基礎：信任來自於相互了解。主管可以率先分享自己的過往經驗、工作偏好或喜歡與不喜歡的事物，提高同仁分享的意願，讓成員在無須擔心被批判的環境下展現努力。[1]
- 尋求客觀回饋：若不確定自己是否造成團隊溝通障礙，可參考職場軟體開發商 UKG 的做法，透過「主管體驗指數」請部屬為自己的領導行為打分數，藉此釐清盲點。[5]
調整溝通策略與具體執行
當團隊溝通卡關時，主管的責任是將目標轉化為具體的行動，而非單向傳達指令：
- 明確化工作流程：針對能力平庸的成員，建議將專案拆解為「每天可衡量」的指標，明確指派工作內容與合作方式（如 A 負責蒐集、B 負責整合）。這能讓成員清楚自己的責任範圍，避免重複勞動，並讓主管能即時察覺錯誤並給予指導。[3]
- 運用提問取代質問：避免使用「為什麼做不到」這類帶有壓力的問法。根據《高效團隊都在用的奇蹟式提問》建議，主管應以「在這個報告中你想強調的是什麼？」等開放式提問，引導部屬思考，並營造不否定、兼容並蓄的對話氛圍。[6]
- 制定團隊溝通原則：帶領團隊共同制定溝通規則，例如「確保每個人都有發言機會」或「提供建設性回饋」，並在每次會議總結時回顧執行狀況，讓溝通成為習慣。[1]
心態調整與價值發揮
主管應將焦點從「糾正錯誤」轉向「激發潛能」。根據「乘數者」的領導原則，主管應扮演投資者的角色，提供資源並允許失敗，讓成員在挑戰中成長。[5] 同時，切記不要使用「別人做得到，你怎麼不行？」這種比較式語言，這只會引發團隊內部的惡性競爭與對立，應改為在成員有傑出表現時適時給予讚美，刺激群起效尤。[4] 透過這些調整，主管能逐步將團隊成員導向正確方向，並在既有的基礎上發揮最大綜效。
