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5 個讓老闆絕對安心的溝通原則!

2019-12-07 03:33:03
Managertoday
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大部分人進入職場後,只要不要太笨,通常很快就會發現一件事:好好把事情做好當然重要,可是若能透過正確的溝通讓老闆瞭解你的努力、或是避免偶爾的犯錯在老闆心底留下負面的印象,這其實跟工作能力一樣重要的!可是要透過溝通讓老闆放心,聰明的上班族到底該做些什麼呢?

大部分人進入職場後,只要不要太笨,通常很快就會發現一件事:好好把事情做好當然重要,可是若能透過正確的溝通讓老闆瞭解你的努力、或是避免偶爾的犯錯在老闆心底留下負面的印象,這其實跟工作能力一樣重要的!

可是要透過溝通讓老闆放心,聰明的上班族到底該做些什麼呢?

我建議大家該做這幾件事:

1. 了解老闆的溝通習慣

每個人都有自己習慣的溝通模式。比方說有的老闆喜歡親力親為走動式管理,晃到你身邊時跟你討論工作狀況。也有的老闆習慣遠程遙控,希望透過 Email 或是簡訊隨時知道最新狀況。也有老闆習慣開會,平時你發一堆 Email 他根本不會看,非要等開會時才會細細傾聽。也有老闆希望能在電腦的管理系統上主動檢視工作或專案的進度狀況。既然大家習慣都不同,我們就該以他習慣的方式來跟他溝通。

這其實不單單只是習慣配合而已,而是每個人有各自擅長的資訊接收模式。在我與 Bryan 之前合著的〈沒了名片,你還剩下什麼? 32 個上班族增加自我籌碼的方法〉這本書中,其中一個章節(3-3 向上管理的五個原則)有提到:

「每個人性格與成長環境不同,培養出跟世界接觸的核心技能會不同。有人會仰賴視覺取得資訊(在思考時把資訊轉回視覺訊息)、有人仰賴聽覺思考…。 這造成同樣是文字、圖形資訊、話語、或是數字資訊,每個人接受的程度都有落差。 你不用他習慣的方法溝通,他可能根本聽不懂。」(Page 104)

所以我們應該要盡快摸清楚自己主管習慣怎麼樣的溝通模式。選擇正確的方法,才能確保我們想傳達的訊息能在訊息干擾最小的狀況下傳遞出去。畢竟語言文字這東西,已經不能百分百傳遞我們的思想了,要是還因為對方不善於某種接收方法而造成進一步的折損,不就可惜了嗎?

2. 讓溝通是一種固定的習慣

要讓老闆安心的另一個重點,就是讓他減少「意外感」。所謂意外感,就是會讓對方產生非預期反應的因子,這包含時間上的意外感、狀況上的意外感、還是模式上的意外感。

如果可以時間最好固定。要回報工作進度,都是特定每週的某一天的某個時段。 慢慢的當時間一到,老闆就會開始預期你會提供相關的資料。每次都看到、每次都能讓他輕易理解狀況,自然會開始累積對我們的信任與安心感。

此外,模式最好也固定。一旦找出老闆最習慣的溝通模式,就請盡量固定以那個方式來回報最重要的事情。不要有些事情寫 Email、有些事情傳簡訊、有些事情又在會議上報告,太繁雜的溝通模式讓對方無所適從外,有時候緊急要找資料找不到(翻遍了 Email 才發現你是用 Line 回報的),這火氣也會出到我們頭上的。

3. 有問題盡快主動溝通

工作上很多紛爭,其實來自於資訊不透明。老闆把一份工作交給你,兩週過去什麼進展都沒聽說,他有可能感到焦慮。找你進來問話時脾氣可能就不太好,一聽進展又不順,很可能就勃然大怒。若你平時都主動讓他知道進度,甚至主動告知壞消息,狀況可能反而會大不相同。

這有點反直覺,是吧?

很多人是看到老闆就躲,老闆若沒問,盡量不讓他知道目前工作的進度。要是工作有問題,更是盡量不說。因為心裡會想說:「老闆平時忙,不會注意到自己,就盡量別引起他注意。反正問題早講一定也會被罵,那還不如盡量掩蓋,等到哪天包不住再說。每天被罵,還不如最後被大罵一次就好。」所以很多人工作出小問題時都不講,等到真的救不回來或是實在來不及,才出面認罪。

老闆這時候通常吃驚又生氣。雖然他因為頭已經洗了一半,沒辦法真的拿我們怎麼樣,就算罵也真的就罵這一次。可是我們其實沒有賺到什麼,因為長期而言,我們在他心中的信用可能也消耗光了,日後要說服他、影響他的籌碼可能也都沒了。

比較好的方式,反而是過程中有碰到什麼狀況,盡快讓他知道。雖然他一開始可能會不高興,但若你能把問題擺平,老闆會覺得你很不錯。就算問題沒有辦法消弭,他也不會因為「突然的驚嚇」而爆怒。或許最後這工作還是不如預期,但最少不會失去他對自己的信任。這可能才是最好的溝通形式。

4. 提供全貌但不囉唆

雖然我鼓勵大家提供目前手上工作進展的全貌,可是並不是要你每天花幾小時鉅細靡遺的把每件事情的來龍去脈都交代清楚。主管通常都很忙,也未必有興趣瞭解每個小細節。我們定期跟他溝通目前工作的進展必須要盡量講重點。

如果是口頭回報,盡量在兩三分鐘內交代清楚。如果是文字回報,盡量不要超過500字。

寫的講的太長了,他可能沒耐心全部看完聽完,最後等於還是什麼都沒被他接收到。 那這溝通還是等於沒有進行。

而且這也是對我們整個溝通能力的訓練。本來我們就該盡量讓複雜狀況能簡化描述,而不是得花三十分鐘交代前因後果來龍去脈。把複雜事情能簡化,也能讓別人更覺得我們專業! 所以盡量提供狀況的回報,但不要讓主管不耐煩、也盡量把不必要的細節作些刪減。

只講重點,也僅提供關鍵資訊!畢竟如果老闆真想知道細節,他一定會再來問我們的!

5. 不要只是講理與辯論

另一個會在某些人身上看到的錯誤,是花太多力氣講理與辯論。什麼意思呢 就是有時候工作犯了錯誤,會先花很多力氣去想藉口。等到老闆找我們討論時,會慌忙連珠砲的解釋:「這不是我的錯,我是照著你之前的指令做」、或是「我盡力了,都是隔壁部門的 XXX 不配合...」。換句話說,我們可能擔心老闆會責怪我們,所以趕快想好理由,並在他還來不及罵我們前,趕快把藉口丟出來。甚至盡量要理直氣壯,才顯得我們的無辜與努力。

這方法未必一定不好,畢竟有時候在大公司中,我們的直屬主管不是直接經營者,你有個好藉口給他,他也好跟他上面的主管回報 但我得說,在 80%的情境下,講太多藉口,反而可能讓聽的人心煩。主管可能只是想找自己一起謀求解決方案,但自己太害怕了,花太多時間爭執藉口,反而讓主管生氣。

所以我其實建議,當有問題發生時,先不要急忙的撇清責任講一堆藉口。因為也可能老闆更重視怎麼把問題排除,怎麼把事情作對。你如果能把問題處理好,之後很可能也不用花心思談藉口。但若我們最終無法把問題解掉,就算丟出一堆藉口,老闆可能還是對我們失去信任。既然如此,何必花力氣作這種吃力不討好的事情?

總結:

對上溝通的原則其實不難,就在於瞭解你主管習慣的模式,盡量減少讓他遭受驚嚇,常態的讓他知道自己工作的狀況,尤其有任何問題發生盡早讓他知道,這樣萬一事情變的嚴重,他也才不會突然得知而感到意外。而且當問題發生早期,若能說服他提供協助,通常問題都還好處理。千萬不要想說提早講會被罵,就自己掩蓋起來偷偷處理。或許偷偷處理有機會解決,但萬一解決不了最後爆發出來,賠上的可是我們自己信用。

最後,不要花太多心思想藉口,畢竟主管其實對於藉口大多是沒興趣的。真有問題,好好幫忙想解決方案,問題若真能解決,那還有機會將功折罪,但若解決不了,講一堆藉口,也只是讓主管煩心罷了。

講的更簡單,就是坦然揭露資訊,好好投入工作,盡量提升透明度,這大概是對上溝通最關鍵的幾件事了!

本文轉貼自:大人學
作者:張國洋 Joe Chang
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