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向主管反映工作量超載,會被懷疑能力不足嗎?記住以下 4 點讓你放膽說

Tifi Liu
2024-06-26
Tifi Liu
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全公司所有市場團隊這兩個月都如火如荼的在準備一場大型峰會,尤其身為主場團隊的我們,我因此每天與團隊跟進一次進度。

由於上個月的人事異動擴大了我的職務範圍,我開始將更多責任及主導性交付給團隊較為資深的幾位同學。但很奇怪的是,一直以來我很信任的行銷經理,卻在這兩周不停失誤,包括交付的任務忘記、趕不上時限、與廠商及合作夥伴溝通錯誤等各種大大小小的差錯,讓我一直不停幫他擦屁股。

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經過兩周,幾乎每天都像老媽子般的千叮嚀萬囑咐,我忍不住跟他說:「我一直非常信任你的專業及獨立,但這段時間到底怎麼了呢?我基本上每件大小事都要跟進,我們都要培養你成為國家市場總監、成為我的接班人了,但這麼重要的活動,所有與總部的溝通及技術問題,我都一手承擔了,現在連最基本的活動執行都出問題,這實在讓我很擔憂。」

在外出差的他,秒讀了我的訊息後久久不回,幾個小時後傳來:「對不起,我不符合你的期待,我也跟不上你的進度,真對不起,我就是做不到。」

這並不是我所預期的答案,我怔怔地看著這封訊息,一時也說不出什麼:「到底怎麼了呢?跟我說說?」
「抱歉,我真的達不成你的要求。」

忙到翻天的我,也不知道該回什麼,坐在我身邊的另外一位團隊裡的同事,看到我對螢幕發呆,詢問發生什麼事,我問了他:這位同學最近還好嗎?

他馬上就猜到情況,便說明自從人事調整後,有些同學的離開,對這位同學影響很大,不管是情緒或者工作量。而導致他即使身心都超出負荷,也不敢與我溝通的原因有兩個。

一是擔心會影響我對他的印象(認為他無法勝任或給予更多職責、能力有限);二是他覺得只是過渡期,撐過去就好了,卻忽略了自己在情緒、壓力上能負荷的程度。

「這何嘗不是我去年的心境呢?」我心想。去年因為數月累積的壓力,我也是直接爆炸(並未對主管或同事爆炸,而是需要請長假休養)。後來自我調適,也與主管進行良好的溝通後,我認知到,這一切都是可以避免的,我們需要做的是以下4點:

一、 讓所有合作單位/主管知道自己的工作量

有些在老闆、合作夥伴眼裡看似很簡單的工作,可能是因為他們不知道有多少細節需要兼顧,以及有多耗時,雖然不用解釋所有瑣事,但至少要讓他們清楚你手上有多少項目、需要花多少時間執行。

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二、 優先順序及節奏安排

一定要與主管溝通所有項目的優先順序,好讓主管清楚交付的時間點,同時,當其他團隊有需求時,也可以讓主管出面溝通及協調。

三、 適時找情緒出口及紓壓方式

工作壓力或多或少都難以避免,要找到工作以外的紓壓管道,像是運動、看電影、讀書、跟同事抱怨等。

四、 確保直屬主管站在自己這邊,達成一致認知

最後也是最重要的一點是,與直屬主管的溝通一定要保持一致,不要因為擔心主管對自己的印象扣分,而將壓力全部擔下來,要是因為超負荷的工作量而影響交付品質,更是得不償失。

一位好主管不僅是你在工作上的教練、同時也該是你在職場上的靠山,與主管溝通的暢通,會成為你在職涯發展上的大大助力。

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