給予部屬負面回饋是一項棘手的任務，核心目標應是「化危機為轉機」，在維護信任關係的前提下，引導部屬從錯誤中學習並避免重蹈覆轍。以下是主管在執行負面回饋時，應遵循的邏輯步驟與實戰策略：
一、 溝通前的準備與心態建立
- 管理自身情緒：主管在給予回饋前，必須確保自己處於冷靜狀態。若仍在氣頭上，建議先深呼吸或隔天再處理，避免帶有情緒的措辭激起對方的防禦心。[1][6]
- 建立信任基礎：心理學家約翰．高特曼（John Gottman）提出的「5:1原則」指出，每次負面互動的影響，需 5 次正面互動才能抵銷。主管平時應多紀錄部屬的好表現並給予肯定，當信任關係穩固後，指正才更容易被接受。[7]
- 謹慎邀約：不要搞突襲，應提前告知面談主題並配合對方時間，展現對部屬的尊重。[6][8]
二、 溝通中的具體技巧
- 採用「SBII」或類似框架：創意領導中心開發的「SBII」框架（情境 Situation、行為 Behavior、影響 Impact、意圖 Intent）非常有效。例如：「在昨天的會議中（情境），你兩次提高了音量（行為），這使得團隊感到很不自在（影響），你那時心裡在想什麼？（意圖）」這種方式聚焦事實，能將防禦性反應降至最低。[3][6]
- 區分事實與意見：避免使用「懶散」、「衝動」等主觀評價字眼。若要表達個人感受，請在開頭加上「我認為」，並將客觀事實與主觀感受分開闡述。[7]
- 徵求同意與雙向對話：避免「拷問犯人式」的對話，可先詢問：「我可以分享一些觀察嗎？」並透過提問引導部屬說出自己的認知，而非單方面指責。[1][2]
