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提早預防、加速應變,將不確定降到最低

2019-11-19 07:35:18
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理‧撰文 / 吳升皓   </span><span style="color: #ff9900;">審訂 / 吳念祖(資策會數位教育研究所

整理‧撰文 / 吳升皓   審訂 / 吳念祖(資策會數位教育研究所資訊技術訓練中心組長)

在專案管理中,風險,就像是易了容的魔鬼,總是以各種不同的面貌出現。即使事前做了最嚴密的規畫,找來了最專業、最有經驗的專案經理和團隊,如果事發前未能預先提防,或是事發後應變不及,之前的努力很可能一夕瓦解。就像是登山老手或游泳健將,即使身經百戰,只要有一次失誤,還是可能有喪命或受困之虞。

專案中的風險管理,講的就是預防能力和應變對策。由於風險是一種不確定的狀況,可能造成正面或負面的影響,影響的範圍則包括專案的進度、成本、範圍和品質;所以,要管控專案在執行過程中,可能出現的風險,首要之務就是預先做好完善規畫,將所有設想得到的風險先行納入。

例如,在執行營建專案時,因為台灣地處地震帶上,而不同等級的地震將對工程造成不同程度的影響,因此在專案初期就必須列入考量。如此,就算真的遇到狀況,還是可以從容應對,降低對專案的危害和損失。

即使做好預防工作,也很難百密而無一疏。何況有許多風險是在專案規畫之初尚無法辨識,或是出現在始料未及的突發狀況中,因此風險管理的另一重點,就是考驗專案團隊臨機應變能力。

而對於「有發生的可能,但無從得知何時會發生,或者是否真會發生的風險」,未雨綢繆之道包括:在專案成本的管理規畫階段,就預先準備「管理準備金」,以因應未知的超支;以及預先將「浮時」(時間安排上,容許寬裕、延遲的時間)規畫在內,為意料之外的進度延遲,保留了時間上的調節彈性。

6步驟,防患於未然

根據《PMP摘金術》,風險規畫管理流程共分6項。首先是「規畫風險管理」(可參見【圖1】),針對「如何對專案實施風險管理活動的流程」進行定義,由於它對於「是否能為風險活動提供足夠的資源和時間」,以及「建立評估風險的共識」舉足輕重,因此應該在專案規畫早期完成。

其次是「識別風險」,這個步驟是為了找出可能會影響專案績效的風險,並且藉由參考過去文件,以及專案經理、團隊成員和領域內專家的集思廣益,設法辨識出各種風險的特徵。

以某專案中的一項高風險狀況——廠商投標意願不足——為例,造成這項風險的原因是廠商覺得「無利可圖」,於是團隊討論出「和有意願的廠商溝通」「協調政府補助」等處理方式,再納入影響評估、風險負責人等要項,產出「風險登記冊」(如【附表】所示),如此至少能確保在事前針對「可辨識的風險」,預先規畫可行對策。

第三步驟是「執行定性風險分析」(Qualitative Risk Analysis,「定性」在此指的是質化分析,評估與分析的資料來源主要是專案過去經驗或文件資料),這是利用風險清單上登記有案的風險項目,使用「機率/影響風險級別矩陣」(參見【圖2】)做為分析工具,判別風險的發生機率,以及可能對專案成本、時程、範圍及品質等所造成的衝擊,進而訂出風險危險等級和處理的優先順序。

至於「執行定量風險分析」,則是針對前一步驟的分析結果,使用決策樹等工具,做出量化(數字)評估,尤其是成本和時間花費的估算,以做為專案經理下決策的依據。在風險規畫的流程中,針對「特定風險」制定出迴避方法,以降低傷害,或是以策略聯盟方式抓住機會、開拓市場,以提高專案成功率,就是「風險回應」。

最後一步是「監視及控制風險」,目的在追蹤已辨識的風險,檢視行動是否仍能對應風險;同時不斷更新狀況、分析新風險,確保一切都在掌握之中。

管理風險,避免更大損失

國際專案管理學會(PMI)IT & Telecom SIG主席Khor Soon Kheng曾在台北國際專案管理論壇,分享其參與4座國際機場興建專案的經驗時指出,「專案的成功關鍵,在於關鍵風險因素能及早被辨識。」然而,相較於專案管理的其他知識領域,風險規畫在實務運作上卻經常被忽略。原因是有些人認為專案的變動多又快、防不勝防,而既然最後狀況與事先預估總會出現很大落差,那麼事前就沒有必要做規畫。

知名科技網站ZDNet上,一篇名為〈軟體開發者不應自廢武功〉的專欄文章中,就以具高度不確定性的軟體開發專案為例,說明專案後期可運用的資源愈來愈少,彈性也因而大為降低,若是事前沒做規畫、主事者沒能認清軟體開發專案的現實面(例如,遇到客戶需求變更)、及早進行風險辨識,當後期面臨更多接踵而來的專案問題時,可能會引發更嚴重的後果,或因為時間壓力而做錯決策。

在風險管理上,發現潛在問題,並找出因應之道,遠比在意「預估是否精確」來得重要。即使事前判斷可能會發生的風險,事後並未發生,也比發生了意料之外風險來得好。因此,善用工具,讓問題「早期發現,早期治療」,就是風險管理的初衷。