在專案管理中，風險，就像是易了容的魔鬼，總是以各種不同的面貌出現。即使事前做了最嚴密的規畫，找來了最專業、最有經驗的專案經理和團隊，如果事發前未能預先提防，或是事發後應變不及，之前的努力很可能一夕瓦解。就像是登山老手或游泳健將，即使身經百戰，只要有一次失誤，還是可能有喪命或受困之虞。

專案中的風險管理，講的就是預防能力和應變對策。由於風險是一種不確定的狀況，可能造成正面或負面的影響，影響的範圍則包括專案的進度、成本、範圍和品質；所以，要管控專案在執行過程中，可能出現的風險，首要之務就是預先做好完善規畫，將所有設想得到的風險先行納入。

➜ 進度混亂、需求變更、團隊溝通總是出問題？「從觀念到實踐一次學會｜專案管理 15 堂課」讓你系統化學習，掌握專案管理全攻略 ►火速解鎖

例如，在執行營建專案時，因為台灣地處地震帶上，而不同等級的地震將對工程造成不同程度的影響，因此在專案初期就必須列入考量。如此，就算真的遇到狀況，還是可以從容應對，降低對專案的危害和損失。

即使做好預防工作，也很難百密而無一疏。何況有許多風險是在專案規畫之初尚無法辨識，或是出現在始料未及的突發狀況中，因此風險管理的另一重點，就是考驗專案團隊臨機應變能力。

而對於「有發生的可能，但無從得知何時會發生，或者是否真會發生的風險」，未雨綢繆之道包括：在專案成本的管理規畫階段，就預先準備「管理準備金」，以因應未知的超支；以及預先將「浮時」（時間安排上，容許寬裕、延遲的時間）規畫在內，為意料之外的進度延遲，保留了時間上的調節彈性。

風險規畫管理 6 步驟，防患於未然

根據《PMP 摘金術》，風險規畫管理流程共分 6 項。 首先是「規畫風險管理」 （可參見【圖1】），針對「如何對專案實施風險管理活動的流程」進行定義，由於它對於「是否能為風險活動提供足夠的資源和時間」，以及「建立評估風險的共識」舉足輕重，因此應該在專案規畫早期完成。

其次是「識別風險」 ，這個步驟是為了找出可能會影響專案績效的風險，並且藉由參考過去文件，以及專案經理、團隊成員和領域內專家的集思廣益，設法辨識出各種風險的特徵。

以某專案中的一項高風險狀況——廠商投標意願不足——為例，造成這項風險的原因是廠商覺得「無利可圖」，於是團隊討論出「和有意願的廠商溝通」「協調政府補助」等處理方式，再納入影響評估、風險負責人等要項，產出「風險登記冊」（如【附表】所示），如此至少能確保在事前針對「可辨識的風險」，預先規畫可行對策。

第三步驟是「執行定性風險分析」 （Qualitative Risk Analysis，「定性」在此指的是質化分析，評估與分析的資料來源主要是專案過去經驗或文件資料），這是利用風險清單上登記有案的風險項目，使用「機率／影響風險級別矩陣」（參見【圖2】）做為分析工具，判別風險的發生機率，以及可能對專案成本、時程、範圍及品質等所造成的衝擊，進而訂出風險危險等級和處理的優先順序。

至於「執行定量風險分析」 ，則是針對前一步驟的分析結果，使用決策樹等工具，做出量化（數字）評估，尤其是成本和時間花費的估算，以做為專案經理下決策的依據。在風險規畫的流程中，針對「特定風險」制定出迴避方法，以降低傷害，或是以策略聯盟方式抓住機會、開拓市場，以提高專案成功率，就是 制定「風險回應」計畫 。

最後一步是「監視及控制風險」 ，目的在追蹤已辨識的風險，檢視行動是否仍能對應風險；同時不斷更新狀況、分析新風險，確保一切都在掌握之中。

管理風險，避免更大損失

國際專案管理學會（PMI）IT & Telecom SIG主席Khor Soon Kheng曾在台北國際專案管理論壇，分享其參與 4 座國際機場興建專案的經驗時指出，「專案的成功關鍵，在於關鍵風險因素能及早被辨識。」然而，相較於專案管理的其他知識領域，風險規畫在實務運作上卻經常被忽略。原因是有些人認為專案的變動多又快、防不勝防，而既然最後狀況與事先預估總會出現很大落差，那麼事前就沒有必要做規畫。

知名科技網站 ZDNet 上，一篇名為〈軟體開發者不應自廢武功〉的專欄文章中，就以具高度不確定性的軟體開發專案為例，說明專案後期可運用的資源愈來愈少，彈性也因而大為降低，若是事前沒做規畫、主事者沒能認清軟體開發專案的現實面（例如，遇到客戶需求變更）、及早進行風險辨識，當後期面臨更多接踵而來的專案問題時，可能會引發更嚴重的後果，或因為時間壓力而做錯決策。

在風險管理上，發現潛在問題，並找出因應之道，遠比在意「預估是否精確」來得重要。即使事前判斷可能會發生的風險，事後並未發生，也比發生了意料之外風險來得好。因此，善用工具，讓問題「早期發現，早期治療」，就是風險管理的初衷。