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小心「一心多用」損害你的決策能力!內馬爾、急診室醫師都避免讓大腦多工作業

2022-06-09 紐約大學心理學副教授 艾蜜莉.芭絲苔
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我曾經調查過 500 人,超過半數的人表示,他們偏好以「一心多用」達成最重要的目標。不過,科學家發現這樣的偏好,跟自己真正的選擇並不一致。 一心多用超過個人臨界值,成效不增反減!

研究人員在 1 個月內,1 天詢問 3 次俄亥俄州哥倫比亞的受試者,了解他們正在做什麼、有什麼感覺。發現勞工越一心多用,越會說自己很開心。然而,雖然勞工說自己感覺很好,但越是一心多用,生產力就越低。人們往往傾向於,快速做出可呈現當下想法與偏好的決策。我們會有現在要節省時間的衝動,因此就算當下的情況不適合一心多用,還是會繼續選擇這麼做。

延伸閱讀:別把你的時間,拿來做無謂的瑣事!高效工作的第一步:聰明管理時間

頂尖運動員研究案例:大量練習可騰出大腦空間,提升效能

過度一心多用,會導致認知系統負擔沉重,做不好應對的準備。只要持續練習,把正在做的事情,變成習慣或例行公事,就能騰出心理資源用在其他地方。任何一件工作需要的腦力沒那麼多,就能處理更多事情。

由西班牙腦神經學者組成的研究團隊,在巴西足球選手內馬爾(Neymar)練習初階步法時,對他進行測試。為了測試內馬爾與經驗數少的運動員,兩者大腦活動是否有差別,研究人員觀看內馬爾在雙腳移動時的大腦情況,和以下選手的大腦活動模式做比較:西班牙足球聯賽乙級聯賽的 4 位專業足球選手、2 位年齡相仿的西班牙國家級泳將,和 1 位業餘足球員。

每位運動員輪流躺在 fMRI(編按:功能性核磁共振造影)掃描儀,跟著節拍器移動雙腳,像是在跑步。研究人員會製作影片,量測運動員移動雙腳的幅度。

儘管雙腳的移動方式很相似,但是研究人員發現,內馬爾的大腦活躍度低於其他人,特別是動作皮質中,負責處理腳部動作的部位活躍度較低。換句話說,內馬爾移動雙腳時,所使用的腦神經數量與處理能力,遠低於其他專業足球選手、業餘足球員,甚至是雙腳訓練方式不同的游泳選手。

只要持續練習,把正在做的事情,變成習慣或例行公事,就能騰出心理資源用在其他地方。任何一件工作需要的腦力沒那麼多,就能處理更多事情,一心多用帶來的負面後果也隨之減少。

內馬爾在球場上的表現十分出色,但是在他移動雙腳時,大腦活躍度並不高。實際上,很多職業的專家大腦裡負責管理專業技能的部位,活躍度都比較低。

舉例來說,專業鋼琴家在移動手指時,管理運動皮質區的大腦活躍度,低於其餘不是音樂家的人。請賽車手玩遊戲時,職業一級方程式賽車手,大腦裡負責管理視覺與空間關係的區域,活躍度低於業餘賽車手。專業空氣手槍運動員跟從未參賽的人相比,他們在射擊時的大腦活躍度較低,特別是負責管理視覺、注意力、運動動作的區域。

不過,也要提醒大家。順從當下的渴望,不一定是錯的。關鍵在於懂得認清這些時刻。

急診室醫師研究案例:工作量較低時可適度一心多用

狄瓦斯 KC(Diwas KC)是埃默里大學(Emory University)的統計學大師。他調查一心多用如何影響急診室醫師的生產力。急診室醫師必須以最有效的方式,同時照顧多位患者,從 3 年間處理過的 14 萬 5 千多位患者的經驗中,發現醫師在等待的空檔一心多用,既有好處也有壞處。

若醫師負責的患者人數極少,在這樣的情況下一心多用,患者出院的速度會比較快。急診室醫師負責的病例,從 3 位增加到 4 位,患者出院的速度反而會增加 25%。當出現第 4 位患者,儘管醫師現在要同時照顧更多患者,但任何一位患者的出院時間,只會比原來增加約 7 分鐘。

延伸閱讀:CEO該參加哪些會議和專案?大亞董座的時間分配哲學

問題是,一心多用帶來的好處有其極限值。一心多用到了某個程度,要付出的心理成本,會超過低度壓力時帶來的好處。病例數超過 5 位的話,數據指出,醫師處理每位患者的速度會慢下 6%。同時處理 5 位患者,患者在急診室待的時間是 2 小時左右,當有第 6 位患者到院,會激增到 2 小時 40 分鐘。

有時,壓力會促使我們想得更多、想得更快,並更常切換心理焦點。若我們的心智受到的刺激不足,就會以較緩慢、較沒效率的步調做事。若認知系統的負擔增加,我們會振奮起來,即使要處理的工作量略增,也會有能力做出反應、應對挑戰。不過,還是有臨界點的存在,若試著同時處理太多事情,反而會產生反效果。

(本文出自《決勝視角》,采實文化出版)

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你以為自己做比較快,其實是大腦在「走捷徑」!3 個交辦習慣,幫主管跳出救火循環

2026-06-05
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身為剛帶團隊不久的主管,你在部門週會前,把下個月活動提案交給 Kevin。你告訴他:「先照過去的格式整理一版,週會前給我看。」

兩天後,Kevin 把提案傳回來。你當初交代的,他都做了:照舊格式整理活動流程、排出時程,也補上預算表。但你讀到一半才發現,這份提案還不能直接拿去週會討論,因為它只回答了「活動要怎麼辦」,沒有整理出「主管現在需要決定什麼」。

這時再請 Kevin 重做,時間已經不太夠。你只好自己把受眾選擇、預算取捨和宣傳排序補上。改到一半,那個熟悉的念頭又浮出來:這不是第一次了,明明交出去的工作,為什麼最後又回到自己手上?

延伸閱讀:聰明主管都知道的領導矩陣:這樣分配工作,部屬能做得快又好

救火的習慣,是一次一次練出來的

這和大腦的省力機制有關。神經科學裡有一個概念叫做組塊化(chunking),當某些行為反覆一起出現,大腦會把它們打包成一套自動流程,不需要每次重新思考。背後的原理是突觸可塑性(synaptic plasticity),一條路走得愈多,大腦就愈會把它當成預設選項。管理工作也會形成一樣的慣性。

如果你過去是靠專業能力升上主管,遇到問題時,最熟悉的處理方式通常是自己下場。部屬做得慢,你補上;成果不如預期,你修改;時間快來不及,你直接接手。每一次救火,都讓「我來處理」這條路徑更順。

要改掉這個習慣,不能只靠提醒自己下次要放手。主管需要把交辦拆成幾個動作,在真實工作裡反覆練習。

習慣 1:部屬沒做到位,先問自己說清楚了嗎?

交辦失敗,常從一句看似清楚的指令開始。

「幫我做一份提案」「整理一下資料」「把客戶名單更新好」,這些說法在主管腦中可能有很明確的畫面,但部屬聽到的只是任務名稱。他不知道這份提案要協助主管做什麼決策,資料要整理到什麼程度,客戶名單更新後要拿來判斷哪件事。

比較好的做法,是在交辦前先把成果講清楚。主管可以說:「這份提案明天會用在部門週會,我需要判斷活動主打對象、預算取捨,以及哪個宣傳管道要先投入。你整理時,請把這 3 件事放在前面。」

這樣一來,部屬不只知道要做一份提案,也知道主管真正要拿這份資料做什麼。

習慣 2:交出去之後,設好 3 個回報點

有些主管擔心自己管太多,交出去後就盡量不問;等到期限前才發現方向偏了,又只好自己收尾。也有些主管剛好相反,一天問好幾次進度,最後部屬覺得自己只是照主管指令做事。

設立檢查點可以避開這兩種極端。 第一次回報,可以確認部屬是否理解任務;中段回報,可以看方向有沒有偏;完成前回報,則用來確認品質是否接近期待。 這些檢查點不是為了盯人,而是讓主管在還來得及調整的時候看到問題,也讓部屬知道什麼時候該同步,不必等到最後才猜主管滿不滿意。

習慣 3:任務交出去,資源也要跟著給

部屬第一次做某項任務,通常不會和主管一樣快。如果任務牽涉跨部門協作,或對方手上同時有其他工作,所需時間還會再拉長。這時,主管如果只用自己過去的速度估期限,很容易把部屬推進不可能完成的節奏裡。

交辦時可以先問:「你完成這件事需要哪些資料?有沒有過去範本可以參考?需要我先幫你和哪個部門溝通?」 缺資料,就給範本;缺經驗,就安排資深同事協助;卡在跨部門,就由主管先把路打通。當資源條件被說清楚,部屬才比較有機會把責任接住。

延伸閱讀:主管愈遲鈍,部屬愈能成長!懂交辦的好主管都做這 2 件事

方法都懂,為何回到工作現場還是改不了?

經理人

知道要交辦,和真正能在工作現場做出來,中間常差了一段練習。特別是時間緊急、品質要求高的時候,主管很容易又回到「我自己改比較快」的舊習慣。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配 4 週陪跑方案,陪你把交辦放回真實任務裡練習:

1. 改掉自己做比較快的舊反射: 很多主管知道要放手,卻會在時間壓力和成果落差出現時自動接手。陪跑設計透過每週任務與實戰作業,讓你在真實工作中練習重新定義成果、分配責任、留下檢查點。下次遇到類似狀況時,比較不會第一時間把工作接回自己手上。

2. 讓團隊真的接得住任務: 交辦失敗常來自目標、標準、權限與資源沒有說清楚。課程會帶你使用模板與情境練習,拆解交辦前、中、後該說什麼、問什麼、追蹤什麼,讓部屬更清楚自己要負責到哪裡,也知道遇到問題時該怎麼回報。

3. 有人陪你校準交辦盲點: 回到辦公室後,主管最容易卡在「我這樣算微管理嗎?」「現在該不該介入?」陪跑設計透過問題回覆與直播 QA,協助你把真實情境拿出來討論,慢慢抓到放手、支持與介入之間的分寸。

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