近期我們集團又到了財年底（財年又稱為會計年度，代表企業結算財政收支和預算的統計期間），忙碌地準備著年底總結及新財年的策略規畫。
每個部門如火如荼的準備著匯報PPT，我才發現即使資深如各部門主管、項目負責人，做出來的 PPT 仍慘不忍睹，就連我們的大老闆看了都大動肝火，直罵大家怎麼連基礎的總結、畫重點、分析能力都沒有。
我觀察了大家的匯報 PPT，發現有 4 大共同問題：
- 版面塞滿非必要的資訊： 滿滿表格跟敘述，沒有洞察及總結。
- 未解釋數字背後的涵義： 數字只是數字，並沒有上下文、競品、市場、標竿等任何對比。
- 冗長且缺乏條理： 頁數繁多，每頁卻重點稀少，也不一定有連貫的邏輯。
- 對報告場景缺乏考量： 沒顧慮到聽眾是誰、時間多長、呈現方式。
就更不用說排版、設計這方面，雖然重要但次級的考量。
以上這 4 大問題，會導致匯報時間拉得很長，但聽眾卻還是「沒get到」（領會到）講者想表達的觀點，聽完就只有滿滿的：「嗯？所以？」
ㄧ份好簡報，少不了的 3 大核心
其實回歸到PPT的核心，重點就3個：整體分析（數據、洞察）、總結重點（亮點、優劣勢）、未來策略（方向、數字指標、執行計畫），最後再視匯報對象，決定是否需要提出支援需求。
而PPT的呈現方式也因情境、聽眾有所改變。 大體而言，呈現形式分為 3 類：
- 演講型（如蘋果發表會，大圖少字）
- 研究報告型（如市場調查報告，主要是閱讀、傳閱類型，文字圖表多）
- 研究＋匯報型（需要現場匯報但又要有足夠內容支撐，以利後續留底及傳閱，而第3種也是在大公司內最常見的形式）
以下就以我們團隊一位同學的 PPT 舉個例子，這個 PPT 的呈現方式是第 3 種、也就是「研究＋匯報型」，有 5 分鐘的分享時間（共計不能超過 3 頁），後續也將被用來傳閱，她需要總結我們去年做的所有跟數位人才培訓相關的計畫。
這是他做的：
這是我修改的：
撇開設計不談，我做了幾點修正：
- 梳理亮點： 挑戰及機會點太過籠統（general），放在任何市場都可以適用，我們需要加強本地特色。
- 解釋前因後果： 上圖的「培育策略」並不是真的策略，那只是後續的行動計畫，我將策略放在圓圈右邊，解釋這些項目形成的原因。
- 補上數據： 同學做的列點只是計畫介紹，卻沒highlight這些計畫為何重要、影響力、創新點是什麼，我加上了數字及意義（例：東南亞市場第一個、覆蓋廣度第一、國際部門第一個等）。
這 3 大重點也呼應了我上述提到的 PPT 核心：整體分析、總結重點、未來策略。
PPT 製作博大精深，是一條學無止盡的路，我從大學時期就開始研讀、模仿、觀察各種大神的 PPT，在近十年前為當時的部門大老闆準備開場 keynote（主題演講），這十年來我仍持續在學習，不管是觀察好的、壞的，都有可以參考的地方，而我個人覺得最好的進步方式，則是協助其他人，深入了解他們的核心 idea（想法），進而改善他們的 PPT，不僅能使自己成長，同時也幫助他人改進簡報技巧。台灣或平台上也有許多機構、範例可以參考，例如寶渥、slideshare 等，但關鍵還是在自己是否願意花時間改善自己的溝通能力，共勉之。
