當部屬交出的成品總是不及格，主管首先應檢視溝通方式是否過於模糊，而非單方面責怪部屬能力不足。在華人職場中，主管常期待部屬能「體察上意」，若不願明說具體要求，部屬只能瞎猜，導致產出與期待落差。[1] 為了修正此問題，建議採取以下具體策略：
一、 建立「說清楚、講明白」的溝通原則
- 具體化指令：主管應將任務目標「量化」，明確定義何謂有效率（如：多久執行完畢）以及何謂高品質（如：細節做到什麼程度）。[1][9]
- 改變溝通結語：將「你懂我的意思嗎？」改為「我講的夠清楚嗎？」。這能將溝通責任攬在自己身上，若部屬表示不解，主管應修正並重新表達，而非認定對方理解能力有問題。[1]
- 避免直接插手：中階主管應透過分層、分工來提高效率，若凡事插手，團隊將難以成長。應學習運用教練技巧，以提問引導部屬思考問題根源，而非直接給出批判或標準答案。[5][9]
二、 透過「向上管理」與「雙向回饋」釐清認知差異
- 設定檢驗時間：若部屬成品不及格，應與其設定明確的檢驗時間點，並在過程中共同檢討流程。例如，讓部屬說明其修改邏輯，主管則解釋為何該方式不妥，協助部屬理解主管的思維脈絡。[3]
- 區分回饋類型：主管應將「評量回饋」（考核）與「指導回饋」（日常微調）分開。指導回饋需要建立在信任基礎上，讓部屬有安全感去承認錯誤並尋求改進，而非擔心影響考績。[8]
- 釐清客觀因素：在面談前，主管應先確認是否已掌握影響績效的客觀因素（如：資源不足、部門間協作障礙），並確保部屬清楚知道自己該達到的水平與落差所在。[4][7]
