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同事把不愛做的事都丟給你?小心職場上「幫個小忙」背後的陷阱

黃昭瑛
2024-08-15
黃昭瑛
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職場上同事互相支援當然可以,但你的熱心是否常搞到自己筋疲力盡?若在工作中出現以下這些情況,你就該好好思考,哪些人不該幫?或者,幫忙也該有所節制了。

1. 幫忙他人卻犧牲自己的時間

「你可以幫我一下嗎?我在趕明天開會要用的資料。」小敏的同事常常請她幫忙,像這樣開會要用的資料真的有急迫性,所以小敏就會答應幫同事分攤其他事務,讓他專心處理眼前的報表。

但是,最後請小敏幫忙的同事準時下班了,她卻因為自己的正事被延誤了,必須獨自加班完成。而同樣的狀況一再發生,小敏卻沒有跟同事提出要求,導致惡性循環,常常把自己搞到筋疲力盡。

2. 幫別人救火的任務,後來落到自己頭上

「技術部門要來做使用者需求訪談,但我有另外有事,妳可以幫我去開這場會議嗎?我的需求都列好了,妳看不懂可以再問我。」代替同事去參加會議只需要半小時,應該可以吧?小敏單純地想。

沒想到從那次會議之後,技術部門只要有相關的會議,都來找小敏,而小敏的同事都不把這些會議接回去開,有時換小敏有事情,請本來負責的同事去出席,他都會說:「但你們之前談到哪?我不知道,妳去就好啦。」讓小敏感到不滿,當初自己明明只是幫別人救火,為什麼突然變成專案窗口?

延伸閱讀:為什麼職場工作者應該不計利害、多做「傻事」?專家這樣說⋯⋯

3. 被動接受無助於成長的雜務

「你可以幫我一起報出差津貼嗎?」小敏對於文書工作本來就很熟練,心想:一起出差只要檢附同行者的發票和憑證就好,就答應同事,一起幫他申請。

結果部門同事們就養成了習慣,只要有小敏同行的出差,一概都把發票和憑證丟給她,把她當行政小妹,有時候遇到出差要代墊款時,還叫小敏先出,說:「反正妳再一併申請就好啦。」

結果出差回來的上班第一天,疲勞都還沒恢復,同事可以專注在未處理的信件與會議,而小敏總是要花上二個小時整理那些憑證、申請出差津貼,讓她很不滿。這些雜事雖然不複雜,但默默占據了小敏的時間,對她的成長與學習沒有幫助。

延伸閱讀:資深不再等於安全!你知道職涯也有「通膨危機」嗎?

如何設下界線?

上述小敏在辦公室遇到的場景,是否很熟悉?

「你可以幫我一下嗎?」同事簡短開一個頭,沒想到接下來竟變成一場惡夢,不但自己的時間被浪費,還被同事當作是好用的工具人。

建議下回遇到這樣的事,在第一次答應幫忙時,就要提醒對方:「幫一下而已哦,我的事也還沒做完。」明確地告知對方,真的只有幫一下,無法無限上綱。

或者可以說:「幫忙可以,但我的事也還沒弄完。你比較趕時間,我先幫你,但我的這些事,你也可以幫我嗎?」提醒同事,幫忙要有來有往,凡事要互相,不能只讓他拗你。就算你自認可以搞定,也不能默默吞下。想想文中的三個場景,想避免幫一次忙後的效應,在一開始就該點醒對方,設下界線。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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