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1 主管每天想著「降成本」?亂砍 3 種成本,小心賠掉公司的未來

離開公司自己創業當老闆,或是剛升上主管的經理人,第一次編預算、看財報的時候,通常都會很頭痛,像是不確定哪些成本可以刪減,哪些不行;有時候,就算商品全部賣完,在月底結算時還是虧錢。

《好懂秒懂的財務思維課》指出,無論是企業或個人,在做金錢管理時,「損益表」是最簡單就能看自己到底有沒有賺錢的報表。 以它的主要結構來看:收入 – 成本 = 淨利,只要收進來的錢大於花出去的錢,就是有獲利;反之就是虧損。

成本減少有其極限,還要開源才行

管理成本可以從了解不同成本的特性開始。一是「銷貨成本」,只有交易發生時它才會產生。假設你賣的是甜點,跟甜點相關的所有原物料、包材等,都是銷貨成本。

第二個是「管理費用」,這是就算沒有發生交易,也會產生的花費或支出,如水電、租金、人事成本等。

通常在財務報表裡,管理費用會再細分成「後勤管理、行銷與研發」,這些支出不一定會和產品銷售量呈現正相關,所以在管理這個費用時要特別謹慎。最後一個則是很容易被忽略的「稅負」,也就是所得稅。

簡單來說,如果 要增加淨利,就是要讓收入愈多愈好、成本費用愈低愈好 。在企業內部,可能會常聽到要 cost down(降低成本),尤其是很多人都把成本效率當成是競爭力的展現。

然而,會有成本的產生,就是因為公司要賺錢,如果把成本減到零的話,就不用做生意了。換句話說,成本再怎麼減都有其極限,不可能為零。

《好懂秒懂的財務思維課》提醒,如果一味地降低成本,進而損害品質、間接影響到客戶滿意度的話,對企業來說也不是件好事。在成本管理上,要記得兩個重要原則:

  1. 該少的成本不能要(cost down)
  2. 該要的成本不能少(value up)

閒置、浪費與損壞,是絕對要減的無效成本

不過,在管理成本時,怎麼判定什麼是要留下的成本?哪些又是一定要砍掉的成本?

首先,無效成本是可以最先下手的。所謂的無效成本,就是對企業沒有效益的成本,最常見的 3 種無效成本是:

1. 閒置成本

顧名思義,是錢花下去,但沒產生任何好處,最常見的就是飯店空房、廠房。舉例來說,假設飯店有 100 間房,今天只有 50 組客人入住,剩下的 50 間就閒置了。閒置空間還是會有成本發生,包括水電、清潔、人事、租金等,這些成本沒辦法為公司帶來任何效益,就是浪費。

不過,設法利用閒置成本也可能產生另一種商業模式。比方說,即時預定平台 FunNow 就是把餐廳或飯店「即將被閒置」的空房或空位匯集在一起,讓消費者可以用相對便宜的價格得到服務。餐廳或飯店願意合作,也是因為就算低價售出,也能為組織創造收益。

2. 浪費成本

製造過程中浪費的原物料,會壓縮掉原本該有的利潤。譬如別人用 1 斤麵粉可以做 10 個甜點,但你只能做 5 個甜點,就代表你浪費了 5 個甜點的成本。如果這時商品價格 還跟別人一樣時,利潤少了一半,甚至還有可能賠錢。

在無效成本裡,浪費成本最可怕,所以許多製造業導入精實管理,就是希望消除生產製造過程中的所有浪費。

3. 損壞成本

想要消除損壞成本,就必須關注「良率」。如果良率是 98%,代表你生產 100 個產品裡,有 98 個是好的,只有 2 個是壞的。然而,良率時好時壞,一旦良率降到 80%,等於你一天的產量,就硬生生少了 2 成。

如果因為良率影響到出貨時間,到時候的損壞成本,可能就不只是產品本身,還會造成商譽損失,甚至有可能要負擔重做損失,等於要又再多投入一次人力、物料、時間等耗損,徒增成本。

砍掉「延後發酵」的成本,反而會喪失競爭力

除了削減成本外,也要關注如何增加成本,提升附加價值。換句話說,有些成本絕對不能砍。 這些絕不能刪的成本,通常都有「時間延遲」效果,一旦把它砍掉,短時間的確能替公司降低支出,但長期來看,反而會影響公司的競爭力。

1. 品牌建立

建立品牌不一定馬上會顯現價值,所以關於品牌的支出要謹慎,不能隨意減少,否則很容易造成用戶的對品牌的認知不清。

舉例來說,識別系統、廣告曝光與展覽參與,都是建立品牌需要的花費。識別系統不只是 logo 或名稱,而是怎麼在客戶心中建立品牌的形象與意識。參加展會也是如此,持續參加國外的展覽,除了觀摩產業動態,最重要的是讓客戶知道,你一直都在。

2. 技術研發

目前財務會計規則裡,認為研發的效益不一定會實現,規定組織必須當期認列,這有時會降低企業投入研發的意願。然而,美國研究報告顯示,每 1 美元的研發費用,未來可能會帶來 2 美元的利潤,甚至對公司估值有 3~5 美元的增幅。打個比方,研發就像是企業的肌肉,如果為了瘦身而減掉能保護內臟的肌肉,反而得不償失。

3. 人力資源

不景氣時,常聽到企業裁員求生的消息。可是,裁員真的能降低成本嗎?

裁員最怕會有連鎖反應,當既有工作量要分攤給留下的員工,對那些能力較好的員工反而是種懲罰,因為公司無法提高他們的薪酬,最終產生另外一波出走潮。

再加上建立團隊需要時間,無論新增或裁減成員,都需要磨合期。換句話說,從帳面上來看,裁員或許能降低成本,但在績效上反而會產生負面影響。

價值分析:消除哪些成本可以帶給企業最大的價值?

價值分析(value analysis)是由美國奇異公司在 1940 年代提出的成本管理方法,確保產品在正常功能的情況下,能消除多餘成本。其公式為:價值=機能/成本。以下用一家汽車整車廠採購螺絲配件為例,該如何思考才能帶給公司
最大價值?

推動消除浪費的文化,因成本與員工行為切身相關

《影印紙的背面不要用》指出,在調整人員前,應該要徹底探討最大的經營負擔在哪。如果經營一有困難就輕言裁員,不管組織大小,都會因為少了一名員工而使營業額降低。

然而,推動降低成本,或是揪出「多餘或浪費」的文化並不容易。因為員工的心態會認為「我一個人的作為,也不會造成多大的影響」,《影印紙的背面不要用》表示,與其鉅細靡遺地告訴員工,企業的成本收益結構,倒不如讓員工清楚明白,「降低成本」的方法只有一種,就是減少多餘的成本支出,就能提高淨利,讓所有員工理解後也比較能貫徹執行。

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1-核心觀念|主管總想著「降成本」?亂砍 3 種成本,小心賠掉公司的未來 2-數據解讀|營收高,別高興得太早!解析財報數字下的經營問題 3-企業實例|台積電宣布要「花大錢」!增加哪種開支,市場會叫好? 4-企業實例|SOGO 忠孝館封館再開,做了什麼讓業績漲 20%? 5-專家提點|客戶大、毛利低的案子,該接嗎?財務長:多想一件事才不虧本