運用 AI 省下 1 萬 4000 個小時！IBM 人資團隊怎麼善用 AI 縮短招聘、內訓的費工流程？|經理人

運用 AI 省下 1 萬 4000 個小時！IBM 人資團隊怎麼善用 AI 縮短招聘、內訓的費工流程？

IBM 人資團隊運用 AI，縮短工作時間，釋放出大量人力

《Fortune》報導，科技巨頭 IBM 將自家開發的 watsonx 應用在內部人資團隊中，人資長拉莫里克斯（Nickle LaMoreaux）表示：「AI 將員工從繁瑣的後台管理工作中解放，使他們能夠執行需要人工接觸、更細緻的工作。」

舉例來說，AI 可以做到直接生成如求職網上的徵才資訊、工作說明書，並安排面試、人才庫比對；新人到職之後，也可以派出「AI 聊天機器人」，告訴新進員工有哪些新人須知、入職後需要進修哪些課程等。

在管理在職員工方面，員工也可以透過「AskHR」員工福利虛擬助理，根據自身的任期、職位等資訊，請 AI 協助確認剩下的假期時數，不必事事都問人資；IBM 在績效評估過程中也使用 AI 幫忙，確定哪些員工有資格獲得加薪或晉升。

拉莫里克斯指出，AI 透過數據進行繁瑣的篩選工作，包括過去的績效評級、技能、員工是否接受了最新的培訓以及他們的工作年限等，並將建議發送給經理進行交叉檢查。經理可以詢問 AI 為什麼某員工不在名單上，AI 可能會回應該員工尚未滿足認證要求，並提供即將舉行的認證考試的日期，讓主管提醒下屬，以免錯過晉升機會。

「IBM 的人力資源部門在過去 18 個月中透過自動化系統總共節省了近 1 萬 2000 個小時，」拉莫里克斯說，「節省下來的時間，讓人資可以投注更多心力指導員工如何改善職涯發展。」

AI 將有助於企業的「多元徵才」、促進個人化職涯發展

在當今的企業組織中，多元化、公平性和包容性（DEI）已是企業經營的重要要素之一，而要做到這點，人才招募是極其重要的環節。

人才招聘諮詢公司 Taplow Group 報告指出，人資部門運用 AI 技術，有機會可以消除人類的偏見，改變招募流程。「AI 驅動的徵才工具，可以在沒有性別、種族、個人特徵的偏見下篩選履歷，有可能帶來更公平的招聘結果，還可能發現在傳統招募流程中容易被忽視的優秀人才，擴大人才庫。」

此外，將人工智慧與個人化學習平台結合，也更能滿足員工的個人進修、學習的需求。該研究稱：「AI 平台可識別知識差距，並根據員工的職業抱負和優勢推薦培訓計劃，確保員工公平地獲得成長機會。」

像是 IBM 導入的 AI 人資系統，會偵測員工的技能、為每位員工貼上標籤、現在有哪些專案，幫助人資主管做人才部署，如果員工想尋找可提供教育訓練的導師，系統也會針對員工想增進的技能，配對出全球分公司裡合適的導師。

拉莫里克斯表示，隨著 AI 應用愈來愈普及，企業在各個職能部門中都會評估求職者是否能夠與人工智慧和大型語言模型一起工作、提出正確的問題、為其領域設計人工智慧流程、收集正確的分析並理解他們的能力。所以無論你工作的部門目前是否是企業重點投資導入 AI 的部門，學習與 AI 共處已是全人類未來必修的課題。

你是在帶領團隊，還是在當高級保母？交辦前「少了這一步」，只會愈管愈累

「這個地方要不要先給主管看一下？」

Bella 盯著簡報第二頁，手停在鍵盤上。她原本想把標題寫成「年度方案回顧」，但想起上次主管看完簡報後，不只改了標題，也調換頁面順序。她心裡有點猶豫：現在傳去問，怕主管覺得她連標題都拿不定主意；先照自己的想法做，又怕晚一點被要求整頁重來。想了幾秒，她還是把檔案傳了過去。

不只簡報如此，整理客戶名單時，「產業別」和「客戶規模」要不要分開列，先問；回覆客戶的信，語氣夠不夠穩妥，先問；會議報告的結論要不要再補充一段說明，也要先問。這些確認看似都合理：她想降低出錯機率，也不想讓主管事後大改。只是久了之後，團隊慢慢養成一個習慣：遇到不確定的地方，先停下來等主管點頭。

部屬凡事先問，主管就會變成最後關卡

微觀管理常被說成控制欲太強，但在工作現場，主管多半是怕事情失控。上次部屬交來的成果不如預期，最後由主管收尾；這次主管自然會想盡早介入、看得更仔細，避免問題拖到最後才難以收拾。

問題是，盯得太細會讓部屬學到另一件事：反正主管最後都會改，自己不用太早下判斷。久了之後，部屬遇到小事也先問，主管也得花時間處理原本可以由部屬決定的細節。

根據蓋洛普（Gallup）研究，當員工覺得自己的意見被重視、能參與決策，通常更願意對成果負責。高敬業度團隊的生產力比低敬業度團隊高出 18%，獲利能力也高出 23%。想讓部屬願意多想一步，就不能把每個判斷都收回來。

一直被問細節？先用 5W2H 說清任務規格

部屬一直回來問細節，不一定是能力差，也可能是任務一開始就沒有被說完整。一句「這份報告盡快弄好」，聽起來省時間，後面卻容易出現一連串問題。部屬不知道報告給誰看、要解決什麼問題，也不知道哪些資料能用。

主管可以先把任務背景、產出、使用情境、期限、負責人、協作對象、做法和資源限制講清楚，也就是 5W2H：為什麼要做、要交出什麼、在哪裡使用、何時完成、誰來做、需要和誰合作、怎麼做，以及有哪些限制。

例如，不要只說：「這份競品報告周五前給我。」可以改成：「周五下午 4 點前，整理 3 家主要競品的價格、通路和主打客群，做成 10 頁內的簡報。這份資料會給下周策略會議使用，目的是判斷我們下一季要先調整哪個產品線。」

任務規格清楚，主管後面就少一點臨時補充，部屬也比較能掌握任務目的、產出形式和判斷方向。

如果部屬仍然遲疑，主管也可以補一句：「這件事交給你，是因為你熟悉客戶資料，也能整理出判斷依據。」讓部屬知道自己被交付任務的原因，比較容易扛起責任。

成果總是一再重改？QQCDR 幫你對齊驗收標準

很多主管以為任務名稱、期限、格式都交代了，就算溝通清楚。等到成果交上來，才發現品質不對、成本超出，甚至踩到不能犯的規則。

尤其任務涉及對外製作、委外執行或跨部門協作時，更需要把驗收標準說清楚。5W2H 說的是任務規格， QQCDR 說的是最後怎麼驗收。它包含品質（Quality）、數量（Quantity）、成本（Cost）、期限（Deadline）和規則（Rule）。

同樣是競品報告，如果主管只說「整理一下競品」，部屬可能交出一份數字一堆、卻看不出結論的簡報。若改成：「請分析 3 家核心競品，每家公司至少包含價格、主要客群、通路打法和近期促銷。簡報控制在 10 頁內，周五下午 4 點前完成，內部採購數據不能放進檔案。」部屬就更清楚成果要符合哪些條件。

驗收標準先講明，主管就不用在過程中一直補充：「這個也要」「那個不能少」。部屬也不會做到最後才發現，主管心中的及格線和自己想的不一樣。

依 10-80-10 畫出容錯範圍，執行期才不用一直插手

主管會忍不住插手，多半是不清楚部屬出了什麼狀況可以自己處理，什麼狀況一旦出錯就難以補救。界線沒有畫清楚，每個小偏差看起來都像可能出事。

這時可以用 10-80-10 來分配管理力氣。前 10% 先對齊目標、規格和標準，同時說清楚這件事為什麼重要、對部屬有什麼期待；中間 80% 讓部屬自己執行；最後 10% 主管陪著收尾、給回饋，確認成果符合當初設定的標準，避免又把成果拿回來自己改。

中間 80% 要能真的交給部屬，主管得先說清楚容錯邊界。例如：「單筆花費 5000 元以內，你可以先決定；如果會影響客戶承諾、對外報價或專案時程，就要先回報。時程如果需要調整，也要提前說，不用等到期限前才講。」這樣部屬知道哪些地方能自己處理，主管也不用看到一點變動就急著介入。

把追蹤節奏和授權邊界，帶回職場練習

主管真正卡住的，往往是放手之後該怎麼追蹤。當任務重要、部屬又還不夠熟悉的時候，主管很容易讓確認進度變成逐一審查，給的建議也不知不覺變成指令。《經理人》商管 LAB 推出《高績效主管的交辦學》線上課程搭配陪跑方案，協助主管在真實任務中練習交辦後的追蹤與授權：

1. 搞清楚哪些事可以交出去： 課程會帶你拆解任務風險，判斷哪些事可以讓部屬自己決定，哪些狀況必須回報主管，避免一擔心就全程插手。

2. 找到自己的追蹤節奏： 陪跑方案會搭配每周作業，練習安排任務前段、中段、完成前的確認方式，讓主管掌握進度，也讓部屬保有做事的空間。

3. 從回饋調整怎麼介入： 主管最難判斷的是哪裡該放手、哪裡該介入。陪跑方案提供學員問題回覆與直播 QA，協助你把工作現場遇到的狀況拿出來討論，修正下一次追蹤與授權的做法。

資料來源：Gallup Q12 Meta-Analysis

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